Vi opplever at overraskende mange bedrifter fortsatt håndterer driftsmidlene sine i Excel.
Hvert driftsmiddel legges inn manuelt med anskaffelsesdato, beløp og levetid. Deretter beregnes månedlige avskrivninger og nettoverdien oppdateres. Til slutt registreres avskrivningskostnadene og eiendelsreduksjonen manuelt i økonomisystemet for å få et oppdatert regnskap.
Men hvorfor bruker så mange fortsatt Excel til dette i 2025?
For ti–femten år siden var det få økonomisystemer som hadde funksjonalitet for driftsmidler. Excel ble derfor den mest tilgjengelige og fleksible løsningen. Da denne funksjonaliteten etter hvert kom på plass i systemer som Visma Global og Visma Business, var Excel-arket allerede godt innarbeidet. Mange økonomiavdelinger valgte å holde fast ved gamle rutiner, selv om nye og bedre løsninger var tilgjengelige.
Jeg har jobbet som ERP-konsulent siden 1998, først med Rubicon og deretter Visma Global. Siden 2015 har jeg hjulpet nye kunder med overgangen til Visma Net. I forbindelse med overgangen fra gammelt ERP-system til Visma Net, har samtlige av kundene som fortsatt hadde driftsmidlene sine i Excel benyttet anledningen til å fornye og forenkle rutinen, og flyttet driftsmidlene over til økonomisystemet.
Importen skjer direkte fra Excel ved hjelp av et ferdig oppsatt importscenario. Deretter viser jeg dem hvordan de enkelt kjører avskrivningen direkte i økonomisystemet. Det eneste de må gjøre er å gå inn i ett skjermbilde og trykke på en knapp. Så enkelt er det å få alle driftsmidlene avskrevet fram til angitt periode. Alle driftsmidlene har nå fått redusert nettoverdien sin og regnskapet er samtidig blitt oppdatert.
Det finnes også en enda enklere løsning: Driftsmidlene kan avskrives helt automatisk, måned for måned. Regnskapet holdes kontinuerlig oppdatert, uten at regnskapsfører trenger å gjøre noe – annet enn å hente ut rapporter ved behov, for eksempel når revisor etterspør dem.
Det finnes flere ulike rapporter som gir god oversikt, for eksempel:
Ved anskaffelse av et driftsmiddeltillegg – for eksempel en skiboks til en firmabil – kan tillegget enkelt knyttes til det eksisterende driftsmidlet. Nettoverdien og fremtidige avskrivninger justeres automatisk basert på beløpet for tillegget.
Som konsulent er det en fornøyelse å kunne vise til rutiner som faktisk forenkler hverdagen for brukerne. Min erfaring er at jo mer tungvint prosessen har vært tidligere, desto mer fornøyde blir brukerne når de ser hvor enkelt det kan gjøres med riktig system.
Vi tar gjerne en prat hvis du ønsker å vite mer om hvordan driftsmiddelhåndtering kan effektiviseres i din bedrift.