Avtalehåndtering - gir de beste vilkårene fra leverandørene | Exsitec

Utfordringer med avtalehåndtering

At innkjøpsavdelingen din har en systematisk arbeidsmetode for håndtering av avtaler er vesentlig for å få kontroll og spare penger.

Mange bedrifter opplever i dag store utfordringer med å opprettholde kontrollen over avtaler. Dette kan være fordi innkjøpsavdelingens system for å håndtere avtaler ikke støtter alle prosesser og funksjoner som skal til for å få kontroll over alle avtaler.

Det kan også være fordi bedriften ikke har et system i det hele tatt som støtter en systematisk metode for å jobbe med avtaler. I slike tilfeller er det vanlig at innkjøpere arbeider med alternative løsninger i Excel, avtaler som finnes i ulike mapper eller e-posttråder som er vanskelige å finne og ha oversikt over.

Når en innkjøpsavdeling ikke har en tydelig struktur eller etablert digitalisert prosess på plass for å håndtere avtaler, risikerer man som konsekvens at avtaler utløper og at bedriften taper store summer.

Opplever du at du savner kontroll over avtalehåndteringen til din bedrift, og ønsker å etablere en sikker og oversiktlig måte å håndtere avtaler på?

Da er Medius Contract Management et godt alternativ for bedriften din.

Medius Contract Management
– enkel håndtering av dine avtaler

Medius Contract Management er en sikker nettskybasert løsning som gir deg tydelig oversikt og kontroll over leverandøravtalene dine.

Medius Contract Management eliminerer manuelt arbeid med papirbaserte kontrakter, og hindrer uønskede fornyelser av kontrakter gjennom automatiserte påminnelser.

Alle kontraktene dine samles på ett og samme sted med en tydelig oversikt, og du har selvsagt mulighet til å stille inn hvem som har tilgang til hvilke avtaler.

Systemet hjelper deg med å visualisere og analysere kontraktene dine, både med hjelp av en sterk søkemotor og gjennom rapporter der man kan sortere etter type, verdi, utløpsdato, kategori og mye mer.

Verdifulle funksjoner innen kontrakshåndtering

• Kontroll av brukertilhørighet for oppdatering og tilgang til sensitive og konfidensielle dokumenter
• Mulighet til å sensurere visse deler av avtaler på brukernivå ved behov
• Realtidsrapporter med store filtreringsmuligheter
• Avansert søkemotor – finn spesifikke avtaler på sekunder
• Mulighet til å skreddersy automatiserte påminnelser og advarsler som hjelper brukere når de skal ta avgjørelser om kontrakter som er nær utløpsfrist. Gå aldri glipp av forhandlingsmuligheter igjen!
• Mulighet til å legge ved viktig informasjon, for eksempel risikovurderinger eller økonomisk informasjon
• Elektronisk signatur med DocuSign
• Detaljert og tydelig historikk om avtalen – gir full oversikt over alle hendelser og endringer som brukerne har gjort i avtalen
• Tydelig oversikt over hvordan kontrakter henger sammen med hverandre, for eksempel ved kontrakter som leverandører har med datter- og morselskap

Arbeidsoppgavene til en innkjøpsavdeling er vidstrakte. Hos Exsitec sørger vi for at alle arbeidsoppgavene dine som strategisk innkjøper avlastes, effektiviseres og blir mer verdiskapende, ved hjelp av Vår Medius Source to Contract-løsning. 

Les mer om hvordan du kan effektivisere innkjøpsprosessen din her