Fordeler med elektronisk faktura

Resultatet av Visma Digital Index viser at under halvparten av respondentene av undersøkelsen utfører fakturering, purring og inkasso heldigitalt. Med heldigitalt mener vi kun elektronisk faktura – ikke faktura (PDF) per e-post eller papirfaktura. Her har norske bedrifter åpenbart et stort forbedringspotensial.

På lik linje med innkommende faktura, er utgående faktura en enkel prosess å digitalisere. Likevel henger norske bedrifter etter. Dette skyldes, i følge Digital Index, tre overordnede grunner:

1. Gjennomføringsevnen og endringskulturen er for svak.
2. Digitalisering har for dårlig prioritering innad i ledergruppen.
3. Bedriften har manglende kompetanse og kunnskap.
   
   
   

Fordeler med elektronisk faktura

Å sende en faktura per post er både tid- og kostnadskrevende. Det samme gjelder for PDF faktura via e-post. Den havner fort langt ned i en innboks og kan kreve inntil flere purringer. Dette vil ikke skje med elektronisk faktura. Den sørger for at fakturaen sendes rett til kundens regnskapssystem, og det er dermed større sikkerhet om at fakturaen faktisk kommer frem og ikke inneholder feil. Dette er ekstremt tidsbesparende. Alt behandles automatisk, slik at de som mottar fakturaer elektronisk, da gjerne i EHF format, kan spare mye tid på regnskapet. Og du som sender faktura vil få pengene til forfall og færre krav vil oppstå. I tillegg vil likviditeten din vil styrkes. Denne likviditeten gir bedriften økt handlingsrom.

Det blir stadig nye krav til digitalisering av anskaffelsesprosessen mot offentlige aktører. Det er vel kun et tidsspørsmål før dette også vil gjelde mellom private aktører.

FINN UT HVOR MYE DU SPPARER VED Å BENYTTE ELEKTRONISK FAKTURAHÅNDTERING!

Skriv inn hvor mange innkommende fakturaer du har i dag så får du umiddelbart svar (på skjermen) hvor mye du kan spare.

Hvordan komme i gang med EHF faktura

For å kunne sende EHF-faktura må du ha et ERP system som kan behandle fakturaer i EHF format utgående. For inngående EHF må man ha et mottakersystem som kan ta imot disse fakturaene (eks dokumentsenter), samt i tillegg må du inngå en avtale med et aksesspunkt. Alle mottakere må også være registrert i ELMA-registeret.

Alle Visma ERP system kan sende elektroniske fakturaer

Alle bedrifter som bruker et Visma ERP system kan raskt sette i gang med utgående elektronisk fakturering via tjenesten AutoInvoice. Her sjekker AutoInvoice hvordan kunden kan motta fakturaen, og velger den beste måten å sende på:

• Dersom mottaker er registrert i ELMA-registeret vil fakturaen automatisk bli sendt elektronisk
• Dersom mottaker ikke er registrert i ELMA-registeret, vil AutoInovice søke opp e-post til mottaker å sende den som PDF
• Dersom mottaker ikke er registrert med e-post, vil fakturaen bli sendt som papirfaktura

Nå kan alle som benytter et Visma ERP system bruke Vipps Faktura app mot privatpersoner. På lik linje med elektronisk faktura mot bedrifter, vil Vipps Faktura forenkle betalingsprosessen. Man får raskere innbetaling, sparer tid og miljø, og leverer en tjeneste som kunden har etterspurt. Erfaringene med Vipps Faktura så langt er kundene foretrekker en enkel betalingsløsning som Vipps, sier Vipps- sjef Rune Garborg.

Ta et riktig strategisk valg

Det er ingen hemmelighet at det i tiden som kommer blir helt nødvendig for bedrifter å øke graden av digitalisering for å overleve. 

Alle, både ledere og medarbeider, bør ta et oppgjør med gamle rutiner. Bak disse rutinene ligger det ofte ressurskrevende manuelle prosesser, som du veldig enkelt kan gjøre noe med! Så er det opp til deg hvor mye du verdsetter en time, og hvorvidt du vil bruke den til effektivisering av arbeidsprosesser, slik som i dette eksempelet, med utgående fakturahåndtering. 

Les mer om elektronisk fakturahåndtering