Økonomisjefer blir ofte overveldet av de mange mulighetene i markedet, samtidig som store investeringer i enkelte løsninger kan virke avskrekkende. Jeg oppfordrer dem til å starte i det små og gradvis bygge videre. Man trenger ikke å automatisere alt fra dag én – små skritt kan gi store gevinster.
Når vi snakker om å starte i det små er OneStop Reporting (OSR) et ideelt verktøy å starte med. OneStop Reporting (OSR) er et rapporterings- og budsjetteringssystem med ferdiglagde integrasjoner mot flere ledende økonomisystemer i Norden, inkludert Business NXT og Visma Net.
Blant OneStop Reportings mange funksjoner er det spesielt én som har gjort hverdagen betydelig enklere for mange økonomiavdelinger, og det er budsjetteringsmodulen.
Selv om budsjetteringsmodulen først og fremst brukes til budsjettering, kan den også gjøre mye mer. Den lar deg lagre både tall og tekst, og knytte dette til dimensjonene i økonomisystemet ditt. Dette gir deg muligheten til å automatisere flere prosesser enn bare budsjettering.
Et eksempel fra min egen erfaring illustrerer dette godt. En kunde ønsket å koble arbeidstimene fra Tidsbanken med data fra sitt regnskapssystem. Tidligere måtte de eksportere data fra Tidsbanken, omorganisere det i Excel, og deretter matche det med regnskapsdataene. Dette var tidkrevende og førte ofte til feil.
Vi løste dette ved å lage en budsjetteringsmal i OneStop Reporting som kunne importere timene fra Tidsbanken i samme format som eksportfilen. Nå trenger kunden bare å kopiere data fra Tidsbanken og lime det inn i OSR-malen. Deretter trykker de på "Lagre", og dataene er klare til bruk. Over tid har de samlet flere måneders data, som kan visualiseres og analyseres uten risiko for feil eller uautorisert endring.
Ved å bruke OneStop Reportings budsjetteringsmodul slapp kunden å investere store summer i å bygge en direkte integrasjon mellom Tidsbanken og økonomisystemet. Selv om løsningen ikke er 100% automatisert, var den mer enn tilstrekkelig for kundens behov, og alt med et verktøy de allerede hadde tilgjengelig.
La oss ta en prat om dine nåværende arbeidsrutiner. Kanskje finnes det en måte å automatisere eller effektivisere dem på – uten store investeringer.