Åpenhetsloven

Lovens formål og Exsitecs arbeid

Åpenhetsloven skal fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av varer og levering av tjenester. Den skal også sikre allmennheten tilgang til informasjon om hvordan virksomheter håndterer faktiske og potensielle negative konsekvenser knyttet til disse forholdene.

Exsitec AS har forankret dette formålet i selskapets etiske retningslinjer, innkjøpspraksis og risikohåndtering. Redegjørelsen beskriver hvordan selskapet har arbeidet med å kartlegge og vurdere risiko knyttet til menneskerettigheter og arbeidsforhold i egen virksomhet og leverandørkjede.

Organisering, drift og retningslinjer

Exsitec AS er en del av Exsitec konsernet og er et datterselskap av Exsitec AB. Exsitec AS er en konsulentvirksomhet som jobber med digitale løsninger innen ERP, forretningsinnsikt, kundeadministrasjon, personal og lønn. Løsningene forbedrer, automatiserer og effektiviserer kundenes drift. Exsitec AS kombinerer utvalgte system og tjenester til en fungerende helhet for å hjelpe kundene med å digitalisere sin virksomhet. Selskapet hadde ca. 100 ansatte i 2024 og leverer hovedsakelig tjenester til bedriftsmarkedet i Norge.

Exsitec har etablert Code of conduct med retningslinjer for ansatte og leverandører som fremmer respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Retningslinjene forplikter alle ansatte til å rapportere faktiske eller potensielle brudd på Code of conduct.

Kartlegging og oppfølging av risikoer internt i Exsitec AS

I henhold til Exsitec AS sine plikter etter åpenhetsloven §§ 4 og 5, har selskapet etablert rutiner for gjennomføring av aktsomhetsvurderinger, herunder kartlegging og oppfølging av risikoer knyttet til brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i vår interne virksomhet.

Exsitec gjennomfører regelmessige vurderinger for å identifisere faktiske og potensielle negative konsekvenser, i tråd med OECDs retningslinjer for ansvarlig næringsliv. Vi har etablert konkrete rutiner for å identifisere, forebygge og håndtere risiko. Ved behov iverksetter vi korrigerende tiltak. Risikovurderingene omfatter faktorer som diskriminering, trakassering, manglende reell medbestemmelse, samt forhold som kan svekke ansattes rettigheter etter arbeidsmiljøloven.

Selskapets Code of conduct forplikter til inkludering og rettferdig behandling av alle mennesker. Exsitec AS jobber målrettet for å fremme likestilling og hindre diskriminering og rapporterer årlig i henhold til aktivitets- og redegjørelsesplikten i Norge.

Selskapet har etablert en varslingskanal i HR-systemet Hailey, som muliggjør anonym varsling av brudd på Code of conduct eller andre kritikkverdige forhold. Varsler går direkte til konsernsjef og HR-direktør og behandles i tråd med selskapets interne rutiner og personvernlovgivningen. Dette er i samsvar med krav til varsling etter arbeidsmiljøloven kapittel 2 A, samt direktiv (EU) 2019/1937 ("whistleblower-direktivet"). 
Det er ikke avdekket noen faktiske negative konsekvenser i 2024 knyttet til brudd på menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold internt i vår virksomhet. 

Kartlegging og oppfølging dokumenteres, evalueres og oppdateres fortløpende. Det vil bli gjennomført jevnlige risikovurderinger, med påfølgende oppdatert redegjørelse i tråd med åpenhetslovens krav.

Kartlegging og oppfølging av risikoer hos leverandører og partnere

Exsitec AS benytter i all hovedsak store og seriøse leverandører og partnere som opererer innenfor etablerte rammeverk for etisk forretningspraksis og etterlevelse av menneskerettigheter. Mange av våre leverandører er selv underlagt åpenhetsloven, EUs menneskerettsdirektiver, eller tilsvarende internasjonale regelverk og konvensjoner.

Dette gir et godt utgangspunkt for å fremme grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. I arbeidet med undersøkelse og vurderinger av leverandørkjeden ser vi at de fleste av våre leverandører har egne retningslinjer, styringssystemer og rutiner for aktsomhetsvurderinger og rapportering.  

I vår gjennomgang av leverandørkjeden i 2024 har vi gjennomført aktsomhetsvurderinger ved å først kartlegge hvilke leverandører som er omfattet av åpenhetsloven eller tilsvarende internasjonale regelverk. Vi har innhentet og gjennomgått leverandørenes offentlige redegjørelser etter åpenhetsloven eller annen relevant bærekrafts- eller compliance-rapportering. Vi har vurdert innholdet i disse redegjørelsene, inkludert deres rutiner for risikovurdering, etiske retningslinjer, varslingssystemer og oppfølgingstiltak. Videre har vi gjort en samlet risikovurdering basert på leverandørenes bransje, geografi og type tjeneste som leveres. 

Dette gir oss grunnlag for å vurdere om leverandøren har tilstrekkelige systemer for å ivareta grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Ved behov følger vi opp med ytterligere dialog eller forespørsler.

Leverandørkjeden vår preges av langvarige samarbeidsforhold. Vi legger vekt på at aktørene vi samarbeider med har dokumenterte prosesser for etterlevelse, inkludert etiske retningslinjer, kontrollrutiner og tilgjengelige varslingsmekanismer.
Exsitec verdsetter åpenhet og ansvarlighet og oppfordrer til rapportering av eventuelle brudd på etiske retningslinjer. Vi ønsker åpen dialog og samarbeid med interessenter for å forbedre våre praksiser og oppfylle vår forpliktelse til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i leverandørkjeden.

Kartlagte risikoer, negative konsekvenser og prioriteringer

I vår leverandørkartlegging for kalenderåret 2024 har vi identifisert at de fleste underleverandører opererer innen IT, skybaserte programvareløsninger og rådgivningstjenester – bransjer som generelt vurderes som lav til moderat risiko når det gjelder brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. For 2024 har vi gjort aktsomhetsvurderinger av flere av våre leverandører enn sist år.

Bransjemessig vurderes risikoen først og fremst knyttet til eventuell bruk av underleverandører i lavkostland, særlig i utviklings- og driftstjenester. For våre underleverandører har vi gjort vurdering av intern praksis, etiske retningslinjer og offentlig omdømme. Leverandørene vi benytter mest publiserer egne redegjørelser etter åpenhetsloven og inngår i konserner med etablerte compliance- og bærekraftsprogrammer. Geografisk opererer de fleste leverandørene i Norge eller Vest-Europa.

Basert på arten av Exsitec AS sin virksomhet hvor egne konsulenter i stor grad benyttes i tjenesteleveranser og etter kartlegging av underleverandører som benyttes, vurderer vi risikoen for menneskerettighetsbrudd i vår verdikjede å være relativt lav. I løpet av 2024 har vi ikke identifisert noen faktiske negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold hos våre leverandører eller partnere.

Vi vil fortsette med årlig oppdatering av våre aktsomhetsvurderinger for egen virksomhet og vår stabile leverandørkjede. I forkant av inngåelse av samarbeid med nye leverandører vil vi styrke fokuset på leverandørens forhold til grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold hos våre leverandører eller partnere. 

Gjennom arbeidet med åpenhetsloven styrker vi vår evne til å bidra til en trygg, rettferdig og bærekraftig verdikjede. Vi vil fortsette arbeidet med å forbedre våre prosesser og sikre åpenhet og respekt for menneskerettigheter i alle ledd.

Ved spørsmål om denne redegjørelsen eller vårt arbeid knyttet til åpenhetsloven, kontakt oss på epost: hei@exsitec.no