Forvaltningsavtalen
Det kommer hyppig endringer og ny funksjonalitet i løsningen.
Samtidig kommer nye aktører på markedet og det kan være tidkrevende å få med seg alle nyheter og muligheter.
Med en forvaltningsavtale følger kundeansvarlig fra Exsitec med på hva som er aktuelt for dere, og hjelper dere å utnytte det fulle potensialet i løsningen.
" Forvaltningsavtalen har spart oss mye tid på prøving og feiling i systemet, og bidrar til at vi kontinuerlig har fokus på effektivisering av prosesser og bruk av systemene".
- Erlend Moe, Økonomisjef i Møller Eiendom
Hensikten med forvaltningsavtalen er å hjelpe kundene våre med å utnytte potensialet i løsningen og effektivisere arbeidsprosessene.
Du får en fast konsulent som kjenner virksomheten deres og tar eierskap til deres videreutvikling. Du velger selv hvor hyppig du ønsker at forvaltningsmøtene skal avholdes, -månedlig eller kvartalsvis. En stor fordel med å ha en forvaltningsavtale er at du får en strukturert fremdrift og videreutvikling, og får hjelp til å prioritere tid til dette i en hektisk hverdag. Uavhengig av hvilken hyppighet du velger, inneholder alle forvaltningsavtaler både forvaltningsmøter, løsningsreviews og strategimøter.
"Å ha en fast ressurs fra Exsitec som kjenner oss, vår løsning og vår virksomhet godt, gjør det mye enklere å diskutere ulike problemstillinger og effektiviseringsmuligheter. Forvaltningsansvarlig gir oss forslag til alternative prosesser, nyttige tips og triks, og bidrar til at vi hele tiden har fokus på effektiviseringsmuligheter i vår bruk av systemene"
- Erlend Moe, Økonomisjef i Møller Eiendom
Forutsetninger for en vellykket systemforvaltning
1. Kompetanse
Med riktig kompetanse hos både forvaltningsleder og forvaltningsteam er det mulig å unngå å bli avhengig av enkeltpersoner og det gir også gode forutsetninger for å redusere uforutsigbare IT-kostnader.
2. Frekvens og innhold
For en vellykket systemforvaltning er det viktig at kunde og leverandør har ulike fora for jevnlige avstemminger hvor fokus er på å løfte blikket og jobbe proaktivt, samt en systemdokumentasjon som fortløpende oppdateres innenfor rammen av forvaltningen.
3. Ett kontaktpunkt
Bedrifter har flere ulike system som skal fungere sammen. Dette skaper ulike kontaktpunkt for respektive system, som tar unødvendig tid og skaper ofte frustrasjon for den som trenger support.
Med en forvaltningsavtalen får dere ett kontaktpunkt for systemrelaterte problemstillinger. Vi er er vant til å få ulike systemleverandører til å samarbeide.
4. Support
Det er viktig at hele bedriften kan ta del i og dra nytte av systemmiljøet som er etablert som støtte.
For å få mest mulig ut av sin investering bør det derfor være support tilgjengelig for de ansatte. Dette avlaster også det interne kunnskapsrike personalet, noe som frigjør tid til mer verdiskapende oppgaver.
Fordeler med en forvaltningsavtale
Fast forvaltnings-konsulent
Med forvaltniningsavtale får dere en fast konsulent som kjenner virksomheten deres og tar eierskap til deres videreutvikling. Vi identifiserer mulighetene i eksisterende arbeidsprosesser og system og legger en plan med konkrete endringer for å effektivisere prosessene.Utnytt løsningen best og mest mulig
Med en forvaltningsavtale sikrer du at du får utnyttet løsningen maksimalt. I tillegg sparer dere mye tid på prøving og feiling i systemet. Innbookede faste forvaltningsmøter bidrar til at dere kontinuerlig har fokus på effektivisering av prosesser og bruk av systemene.Månedlig eller kvartalsvise møter
Dere velger selv hvor hyppig dere ønsker at forvaltningsmøtene skal avholdes, månedlig eller kvartalsvis. Uansett hyppighet er det kun fordeler ved å ha forhåndsinnbookede forvaltningsmøter, løsningsreviews og strategimøter.Unngå person-avhengighet
Det er utfordrende at kompetanse om virksomhetens systemforvaltning er knyttet til en eller noen få personer. Det kan være alt fra egne rapporter til ulike typer innsyn som vedkommende har tilgang til.Ulempene med dette viser seg dessverre først når problemet har oppstått og vedkommende ikke lenger er tilgjengelig i den grad det er nødvendig.
Reduser uforutsigbare kostnader
Kompetanse og erfaring innen systemforvaltning gjør at estimatene blir mer presise.Uforutsigbare IT-kostnader reduseres med nøyaktige estimater og oversikt over fremtidige kostnader.
Ved hjelp av en ledergruppe med kompetanse, struktur og transparent kommunikasjon blir det grunnlag for forutsigbare kostnader.
Proaktivjobbing
En vanlig oppfatning av systemforvaltning er at det kun innebærer vedlikehold av eksisterende funksjoner. Å jobbe med IT-systemer innebærer løpende oppdateringer der det kan være vanskelig som kunde å ha tid til å ta del i alle forbedringene.Kontinuerlig ledelse og strategi for fremtiden gjør at fokus ikke trenger å være på å fikse problemer, men heller på å utvikle løsningen for å støtte virksomheten ytterligere.
Inkludert i forvaltningsavtalen
Forvaltningsmøter
→ Status på oppgaver siden sist
→ Gjennomgang av åpne saker på support
→ Gjennomgang av ny tilgjengelig funksjonalitet i
standard applikasjonen
→ Innmeldt behov/kompetansePrioritering og plan
for oppfølging til neste møte.
Løsningsreview
Gjennomgang av hovedprosesser hvor vi diskuterer:
→ Ny funksjonalitet
→ Muligheter og flaskehalser
→ Fremtidige planer, behov og ønsker
→ Handlingsplan og prioriteringer.
Strategimøter
→ Året som har vært
- nytt hos kunden / nytt hos Exsitec
→ Overordnet strategi og påvirkning på løsningen
→ Muligheter i dagens løsning
→ Samarbeid og brukerstøtte
→ Årshjul
Dette sier Møller Eiendom of forvaltningsavtalen
Vi spurte Erlend Moe, økonomisjef i Møller Eiendom, om hva de tenker om forvaltningsavtalen de har med Exsitec.
Vi sparer tid på leting etter svar, prøving og feiling i systemet. Forvaltningsansvarlig er proaktiv, og kommer med forslag til effektiviseringsmuligheter. De faste møtetidspunktene «tvinger» også oss selv til hele tiden å tenke på effektiviseringsmuligheter som vi tar opp til diskusjon i våre møter.
I forvaltningsmøtene har vi hatt gjennomgang av flere prosesser, der vi først viser hvordan vi i dag løser den aktuelle prosessen, og basert på dette gir forvaltningsansvarlig oss nyttige tips og triks til forenklinger.
Vi har eksempelvis gått gjennom prosessen med aktivering av driftsmidler, der forvaltningsansvarlig kom med forslag til en mer effektiv prosess, som vi nå tester ut.
Kom i gang med aktiv forvaltning av løsningen din!
Det lønner seg å ha en avtale!
Med forvaltningsavtalen får du en rabattert timespris i forhold til om de samme møtene blir booket time for time.
