SuperOffice Service

Når en kunde sender en henvendelse til en av virksomhetens definerte epostadresser, f.eks. support@firma.no, post@firma.no eller faktura@firma.no – går e-posten ikke lenger bare inn i en innboks. I stedet fanges den automatisk opp av virksomhetens ticketsystem, og det opprettes en ny sak (ticket) i systemet.

Hver sak inneholder all relevant informasjon fra e-posten, inkludert vedlegg, avsender og tidspunkt for mottak. Sakene blir enten tildelt automatisk til riktig team eller fordelt manuelt videre internt – avhengig av hvordan systemet er satt opp.

På denne måten sikrer du at ingen henvendelser faller mellom stolene, og at kundene får et raskt og strukturert svar. Hele sakshistorikken loggføres og oppdateres fortløpende, slik at både kundebehandlere og kunder til enhver tid kan følge med på status og videre kommunikasjon.

Ved å bruke en slik løsning forbedres både oversikt, ansvar og responstid – noe som bidrar til bedre kundeopplevelser og mer effektiv intern samhandling.

Med chatfunksjonen i ticketsystemet kan du tilby kundene en rask og tilgjengelig kanal for kontakt – direkte fra virksomhetens nettsider. Når en kunde starter en chat, havner henvendelsen automatisk i systemet, og en medarbeider kan besvare den i sanntid via saksbehandlingsverktøyet.

Dersom det ikke er mulig å gi et umiddelbart svar, eller saken krever videre oppfølging, kan chatten med ett klikk konverteres til en sak (ticket). På den måten videreføres all kommunikasjon og dokumentasjon sømløst, og saken håndteres videre av riktig person eller avdeling – uten at kunden trenger å gjenta seg.

Chatløsningen sørger for at alle henvendelser – enten de besvares direkte eller videresendes – blir registrert og fulgt opp. Dette gir både kundene en effektiv opplevelse og virksomheten bedre kontroll og oversikt.

Ved å integrere chat i ticketsystemet oppnår du en mer tilgjengelig kundedialog, raskere respons og høyere kvalitet på oppfølgingen.

I kundesenteret får du tilgang til en FAQ-modul (Ofte stilte spørsmål og svar), et enkelt, men kraftfullt verktøy for å forbedre kundeopplevelsen og redusere belastningen på kundeservice.

Her kan du publisere svar på spørsmål dere ofte mottar, slik at kundene enkelt finner informasjonen de trenger – akkurat når de trenger den. Dette gir dem mulighet til å løse mange vanlige utfordringer på egen hånd, uten å måtte kontakte support eller vente på svar.

Fordelene er mange:

• Tilgjengelighet 24/7: Kundene får hjelp umiddelbart, uavhengig av åpningstider.
• Redusert pågang på support: Ved å avklare vanlige spørsmål på forhånd, frigjøres tid til mer komplekse henvendelser.
• Forbedret kundeopplevelse: En oppdatert FAQ skaper trygghet og viser at dere er i forkant av kundens behov.
• Effektiv kunnskapsdeling: FAQ-en fungerer som en kunnskapsbase for både kunder og nye medarbeidere.

Ved å integrere FAQ med ticketløsningen får du også innsikt i hvilke spørsmål som stilles oftest, slik at innholdet kan videreutvikles og optimaliseres løpende. Dette gir en smartere, mer selvbetjent og kostnadseffektiv kundedialog.

Når alle henvendelser behandles i én felles ticketløsning – som SuperOffice Service, samles verdifull metadata automatisk. Dette gir deg tilgang til detaljerte rapporter og nøkkeltall som gir innsikt i hvordan kundeservice faktisk fungerer i praksis.

Du kan enkelt hente ut statistikk som:

• Antall innkomne saker per dag, uke eller måned

• Hvor mange saker som er åpne, lukkede eller på vent

• Fordeling av saker på ulike kategorier, kanaler eller produkter

• Saksmengde per kundebehandler

• Gjennomsnittlig svartid, lukketid og liggetid

Disse dataene gir deg et tydelig bilde av både belastning, kapasitet og kvalitet i kundeoppfølgingen. Du får et faktagrunnlag som gjør det mulig å:

• Identifisere flaskehalser og forbedringsområder

• Optimalisere ressursbruk og bemanning

• Følge opp interne mål og kundeløfter

• Dokumentere utvikling over tid og ta mer informerte beslutninger

Ved å samle all kommunikasjon og tilhørende data i ett system, får du ikke bare bedre kontroll, du legger også grunnlaget for en mer strategisk og datadrevet kundeservice.