Bytte ERP-system
I denne guiden har vi samlet informasjon, inspirasjon og tips for deg som skal bytte ERP-system.
Å bytte ERP-system er en prosess et firma ikke går igjennom så ofte
Å bytte ERP-system kan være en stor endring for de ansatte i organisasjonen. Derfor er det både kritisk og viktig å bytte til det riktige ERP-systemet, slik at investeringen blir lønnsom og endringen for de ansatte blir en forenkling av arbeidshverdagen.
Vi i Exsitec er eksperter på å bytte og implementere ERP-system. Vi ønsker at dette skal gå så smertefritt som mulig for deg som kunde. Derfor har vi samlet mange av våre erfaringer og beste tips til deg som nå er i ferd med å gjøre et ERP bytte.
Hvorfor bytte ERP-system?
Et ERP-system skal støtte virksomhetens arbeidsprosesser og utvikling. Når dagens system ikke lenger dekker behovene deres, kan det være på tide å vurdere et bytte.
Når bør du bytte ERP-system?
Det finnes ikke ett riktig tidspunkt for å bytte ERP-system. Det kan imidlertid være et tegn på at tiden er inne når dagens løsning begrenser virksomheten, krever mye manuelt arbeid eller ikke lenger støtter behovene deres.
Vanlige tegn på at virksomheten bør vurdere et nytt ERP-system er:
- Dagens ERP-system støtter ikke virksomhetens behov godt nok.
- Mange arbeidsprosesser håndteres manuelt eller utenfor ERP-systemet.
- Det er vanskelig å integrere ERP-systemet med andre systemer.
- Systemet er kostbart eller krevende å vedlikeholde.
- Virksomheten har behov for større fleksibilitet og skalerbarhet.
- Dagens løsning gjør det vanskelig å få tilgang til riktige data og rapporter.
- Systemet begrenser mulighetene for videre vekst og utvikling.
Å fortsette med et ERP-system som ikke lenger passer virksomheten kan også føre til økende teknologigjeld, høyere vedlikeholdskostnader og redusert effektivitet.
Et ERP-bytte er samtidig en stor beslutning. Derfor bør dere først kartlegge hva som fungerer i dagens løsning, hva som ikke fungerer, og hvilke behov virksomheten vil ha fremover.
Sett av nok tid
En overgang til et nytt ERP-system krever god planlegging og nok tid til både implementering, testing og opplæring. Det er viktig å være realistisk på ressursbruken gjennom hele prosjektet.
Kunden må bidra aktivt i prosjektet, og nøkkelpersoner bør ha kapasitet både før, under og etter implementeringen.
Involver de ansatte
De som jobber i systemene til daglig sitter på viktig innsikt. Involver derfor nøkkelpersoner tidlig i både valg og implementering.
Be om innspill til hva som fungerer i dag og hva som bør forbedres i et nytt ERP-system.
Tenk sikkerhet
Sikkerhet og personvern må vurderes når dere velger ERP-system. Dette gjelder både tilgangsstyring, datalagring og etterlevelse av GDPR.
Sørg for at leverandøren kan dokumentere hvordan de ivaretar sikkerheten i løsningen.
Kartlegg fremtidige behov
Et ERP-system skal støtte både dagens og fremtidige behov. Derfor bør dere se på hvordan virksomheten kan utvikle seg over tid.
Tenk gjennom vekst, nye markeder, flere brukere og endrede arbeidsprosesser før dere velger løsning.
Rett samarbeidspartner
En vellykket implementering er viktigere enn ett system som leverer unødvendige funksjonaliteter. Gå igjennom hele prosessen med dem og be om å få innsikt i deres tidligere ERP-implementeringer.
Implementeringen
Implementering av et nytt ERP-system må være godt forankret i hele organisasjonen for å lykkes. Avstem løpende satte tidsrammer, delmål og mål. Vil implementeringen påvirke produksjonen?
Hvem er brukerne dine?
Involver brukerne dine slik at de får frem hvilke behov et nytt ERP-system må tilfredsstille. Be om innspill og forslag til hvordan en ny ERP-løsning kan effektivisere deres arbeidshverdag.
Planlegg godt
Lag en tydelig prosjektplan med milepæler, ansvar og tidsrammer. Avklar også hvordan kommunikasjon og oppfølging skal foregå.
En god plan gir bedre kontroll og gjør det enklere å håndtere utfordringer underveis.
Fremsnakk ny ERP-løsning
Fremsnakk den nye ERP-løsningen og gevinstene dere får i egen virksomhet. Ved å fortelle om alle fordeler og muligheter dere får ved å gjøre denne endringen og ta i bruk ny løsning, jo bedre blir det.
.webp?width=800&height=800&name=Kravspesifikasjon%20ERP%20(2).webp)
Hvordan unngå å kjøpe feil ERP-system?
Å bytte ERP-system er en stor investering, en krevende prosess og gir en betydelig endring for organisasjonen.
Med dette bakteppet er det spesielt viktig å ikke gjøre feil valg av din neste ERP-løsning.
Her forklarer vi hva vi mener med "feil" ERP-system og gir deg noen tips for å unngå å gjøre disse feilene.
Et feil ERP-system...
møter ikke behovene deres fullt ut
Det er viktig å finne et system som kan vokse i samme takt med det virksomheten vil vokse. Velger dere et ERP-system som ikke møter behovene fullt ut, blir det ofte et drivanker som selskapet må slepe på i alt dere gjør.
Når vi møter bedrifter som har et ERP-system som ikke møter behovene fullt ut, har det resultert i at de har plukket ut ulike deler av arbeidsprosessen og lagt det utenfor systemet, f.eks i dropbox-mapper og Excelfiler. Disse delene vil dere ha i ERP-systemet. Det er derfor viktig å finne rett systemstøtte som møter deres behov på en god måte.
trenger deg inn i et hjørne
Det er viktig at ERP-systemet også er tilstrekkelig fleksibelt for å møte de behov deres virksomhet har om 5 år.
Eksempel; Deres bedrift vil ekspandere salget til det europeiske markedet om 5 år, men deres ERP-system støtter ikke håndteringen av flere valuta. Dette resulterer i at ERP-systemet begrenser deres utvikling og trenger dere inn i et hjørne.
tvinger alle til kompromisser
Som bruker av et system skal du ikke behøve kompromisse alt for mye. Mange ERP-system har kanskje en middelmådig budsjetthåndtering eller en middelmådig CRM-håndtering. Velger du å jobbe med et modulbasert økosystem av systemstøtte får du den beste mulige støtte for respektive avdeling. Vi i Exsitec sørger for at du som bruker kan forvente deg en løsning som passer deg og dine behov på best mulig måte.
Still spørsmål
Start med å stille spørsmål til ulike roller og avdelinger i din bedrift for å avklare hvilke behov de har i de ulike prosessene. Det er helt sikkert mange forskjellige prosesser som krever ulike løsninger og systemer.
→ Hva behøver selgerne støtte til?
→ Hva trenger regnskapsavdelingen for å håndtere leverandørfakturaer?
→ Hvordan fungerer inn- og utleveringer på lageret?
→ Hvilke rapporter trenger ledelsen, styret og den enkelte ansatte?
→ Hvilke behov har de som kjører lønn?
Best of breed
Vi har ikke tro på at det finnes ett system som klarer å løse alle dine behov. Å velge enn "best of breed" strategi når dere tenker på nye systemer er derfor vår sterkeste anbefaling. Ha en verktøykasse med ulike systemer og verktøy som settes sammen til den beste løsningen for dere, basert på behovene til de ulike avdelingene og rollene.
Ved å kombinere utvalgte system og tjenester til en fungerende helhet, skaper du gode forutsetninger for å nå dine mål og ambisjoner.
Les mer om hvilke ERP-system vi tilbyr →
Hvor begynner du?
1. Grundig undersøkelse
Gjør en grundig undersøkelse i deres bedrift og finn ut hva som er viktig for dere!
Å bytte ERP-system er en forandringsreise mot det bedre. Finn ut hva dere vil oppnå! Skriv opp noen mål dere har ved å bytte ERP-systemet.
3. Kontakt noen få ERP-tilbydere
Kontakt noen få robuste ERP-aktører.
Når du investerer i et nytt ERP-system innledes en langsiktig relasjon mellom dere og leverandøren. Det er derfor viktig å finne en leverandør som føles bra. Pass på så du ikke velger en for liten leverandør, dere skal samarbeide tett i mange år.
4. Velg en som forstår dere
Velg en leverandør som forstår deres virksomhet og deres behov.
Det finnes mange ulike system som er relativt like. Valget av leverandør som forstår deres virksomhet og behov er derfor viktig for en god og langsiktig relasjon.
5. Velg en best-of-breed
Vår anbefaling er en "best-of-breed" løsning.
Vi anbefaler å velge en "best-of-breed" løsning når dere nå skal bytte ERP-system. Kartlegg deres behov og mål, og sett sammen de beste moduler og løsninger som finnes for at dere skal jobbe effektivt og nå deres mål.
Vanlige feil
Undervurderer kompleksiteten
Et ERP-bytte krever mye tid og involvering fra virksomheten. Ledelsen må derfor sette av nok tid til prosjektet og sørge for at medarbeiderne har en rimelig arbeidsbelastning i perioden.
Det er en krevende prosess å bytte system, men med god planlegging og riktig involvering blir overgangen enklere. Og etter noen måneder vil dere kanskje lure på hvordan dere kunne jobbe på den gamle måten.
Velger et system som ikke dekker fremtidige behov
Det er lett å velge ERP-system basert på dagens behov. Men løsningen skal gjerne brukes i mange år, og virksomheten vil kunne endre seg underveis. Tenk derfor gjennom hvordan dere forventer å utvikle dere. Skal dere vokse, ekspandere til nye markeder, få flere selskaper eller endre arbeidsprosesser? Velg en løsning som kan utvikle seg sammen med virksomheten.
Begynner for stort
Et ERP-prosjekt trenger ikke å løse alle utfordringer samtidig. En vanlig feil er å gjøre prosjektet større enn nødvendig ved å inkludere for mye funksjonalitet og for mange endringer i første fase.
Prioriter de viktigste behovene og bli enige om hva som skal være med i første fase. Et tydelig avgrenset prosjekt gjør det enklere å holde fremdrift, budsjett og tidsplan.
Kunden må ta eierskap til prosjektet
Exsitec er eksperter på systemstøtte, mens dere kjenner virksomheten, prosessene og behovene best. Et vellykket ERP-bytte krever derfor at begge parter tar ansvar for sin del av prosjektet.
Sett av nok interne ressurser og sørg for at nøkkelpersoner deltar aktivt. Jo mer kompetanse dere bygger internt, desto mindre avhengige blir dere av konsulenter, og desto mer verdi kan dere hente ut av systemet.
Glemmer integrasjoner og datamigrering
Et ERP-system fungerer sjelden alene. De fleste virksomheter har flere systemer som skal utveksle data, som CRM, lønn, nettbutikk, lager eller rapportering.
Kartlegg derfor systemlandskapet tidlig og avklar hvilke integrasjoner som skal videreføres eller erstattes. Planlegg også datamigreringen: Hvilke data skal flyttes, hva må ryddes opp i, og hvordan sikrer dere at dataene er korrekte i det nye systemet?
Tilpasser standard-integrasjoner
ERP-systemet bør gjøre det det er best på, mens andre systemer kan håndtere funksjoner de er bedre egnet til. En fleksibel integrasjon kan håndtere nødvendig bedriftslogikk og tilpasninger mellom systemene.
Unngå derfor å bygge for mange spesialtilpasninger inn i standardintegrasjonene. Det kan gjøre løsningen mer kompleks, øke vedlikeholdsbehovet og føre til lengre ledetider når systemene skal oppdateres eller endres.
Slik finner du rett leverandør
Det er viktig å velge rett ERP-leverandør når du skal investere i et nytt ERP-system. Så hva er viktig å tenke på når du skal velge rett leverandør?
Rett leverandør forstår deres virksomhet og stiller relevante spørsmål for å forstå deres virksomhet.
Rett leverandør bør også stille utfordrende spørsmål for å unngå at du som kunde fortsetter å jobbe og tenke på samme måte som før.
Det er viktig at leverandøren tør å erkjenne sine svakheter og våger å jobbe transparent.
Det finnes ingen leverandør som har svar på alle spørsmål. Snakker du med en leverandør som har svar på alle dine spørsmål bør du være litt på vakt.
Forsøk å få til en transparent dialog med leverandøren.
En leverandør bør ikke ha som mål å være billigst, men heller ha et mål om å gi dere høy verdi.
Finn en leverandør som har fokus på å levere høyest verdi i forhold til kostnaden. Når dere sammenligner ulike tilbud fra ulike leverandører må dere se etter hvilken leverandør som kommer til å gi dere mest verdi.
Velg en leverandør som kan være en langsiktig samarbeidspartner.
Finn en leverandør som har forutsetningene til å utfordre og jobbe sammen med dere, helst på tvers av arbeidsoppgaver, prosesser og fagområder. Velger du en leverandør som kun har ett produkt, blir det sannsynligvis ikke naturlig at dere kommer til å jobbe sammen i lang tid.
Undersøk estimatet
Be leverandøren om å forklare hvordan deres estimerings-prosess foregår. Slik kan du minimere risikoen for at selgeren bare har gjort et "fingern i været" estimat. Leverandøren burde ha en veletablert prosess for estimering. Identifiser om det kun er salgsorganisasjonen som har laget estimatet eller om de har inkludert leveranseorganisasjonen.
Undersøk prosjektmodellen
Leverandøren bør forklare hvordan deres prosjektmodell ser ut. Tydelig og strukturert prosjektstyring er avgjørende for et vellykket ERP-prosjekt.
Et prosjekt bør for eksempel ha en styringsgruppe. Om en leverandør ikke krever en styringsgruppe, er det grunn til å være litt skeptisk.
Ha innsyn i prosjektet
Savner dere innsyn i hvordan prosjektet går eller har dere ikke en løpende dialog om hvordan prosjektet går, stopp opp og dra i nødbremsen! Det er viktig at dere vet hvordan prosjektet ligger an og hva som skjer underveis i prosjektet. Avklar hvordan leverandøren gjennomfører ERP-prosjekter i forkant av signering.
Aktivt valg å utvide prosjektet
Ny funksjonalitet eller endret scope i prosjektet skal alltid håndteres gjennom tydelig endringsmeldingsrutiner. Det er viktig at det er dere som kunde som tar beslutningen om å legge til funksjonalitet og utvide estimatet i prosjektet.
Hold rett tempo i prosjektet
Leverandøren bør kunne presentere en prosjektplan inkludert forventet tidsbruk fra både leverandør og fra dere som kunde. Dette er en viktig forutsetning for at dere tydelig skal kunne se om dere holder rett tempo i prosjektet.
Sett av nok tid og ressurser
Men kanskje det aller viktigste er at dere setter av nok tid og ressurser internt, både i forkant av-, under- og etter implementeringen. Uten en reell innsats fra kunden selv vil ikke prosjektet bli vellykket, samme hvor profesjonelt og perfekt leverandøren gjør sin del av leveransen.
Mange tror det er både vanskelig og komplisert å bytte fra dagens jordbaserte løsning og opp i en moderne og fremtidsrettet ERP-løsning i skyen.
Det har det kanskje vært, men det er det ikke nå lenger.
Etter flere prosjekter har vi nå standardisert og laget en best-practis på hvordan du kjapt og enkelt kan komme i gang med din nye ERP-løsning i skyen ved hjelp av en av våre NextStep leveransepakker.
