Slik skal du tenke når du skal bytte ERP system

Å bytte ERP system er en av de mest krevende prosessene et firma går igjennom. For oss i Exsitec er det noe vi gjør daglig. Vi vil derfor tipse deg om hva det er viktig å tenke på når man kjøper et nytt ERP system, vanlige fallgruber og hvor skal man egentlig begynne? Les videre for å få konkrete forslag på hvordan man unngår å kjøpe feil ERP system.

Hva innebærer egentlig “feil” ERP system?

Feil ERP system møter ikke behovene deres fullt ut.

Det er viktig å finne et system som kan vokse i samme takt virksomheten vil vokse. Velger man er ERP system som ikke møter behovene fullt ut blir det ofte et drivanker som selskapet må slepe på i alt man gjør. Det er ofte vanlig at bedrigter etablerer et ERP system som ikkee møter behovene fullt ut, hvilket resulterer i at man  plukker ut ulike deler av bedriftens arbeidsprosesser som da havner utenfor systemet i f.eks dropbox mapper og Excelfiler. Disse delene vil man egentlig ha i sitt ERP system, og derfor er det viktig å finne rett systemstøtte som møter deres behov bra.  

Feil ERP system trenger deg inn i et hjørne

Det er viktig at ERP systemet også er tilstekkelig fleksibelt for å møte de behov deres virksomhet har om 5 år.

Eksempel; Deres bedrift vil ekspandere salget til det europeiske markedet etter 5 år, men deres ERP system støtter ikke håndteringen av flere valuta. Dette resulterer i at ERP systemet begrenser deres utvikling og trenger dere inn i et hjørne.

Feil ERP system tvinger alle til kompromisser

Som bruker av et system skal man ikke behøve kompromisse alt for mye. Mange ERP system har kanskje en middelmådig budsjetthåndtering eller en middel,ådig  CRM-håndtering. Velger man å jobbe med et modulert økosystem av systemstøtte kan man få beste mulige støtte for respektive avdeling. Vi i Exsitec påser at du som bruker kan forvente deg at du skal ha et system som passer deg og dine behov på best mulig måte.

Hvordan unngår man å velge feil ERP system?

Begynn med å stille spørsmål i din bedrift. Hva behøver selgerne i et CRM-system, hva behøver økonomipersonalet for å håndtere leverandørfakturaer, hvordan skal våre inn-og utleveringer fra lageret fungere osv. Når du har fått et klart bilde av hva de respektive avdelingene behøver plukker man deretter de komponenter av systemstøtte som matcher de behov som finnes hos medarbeiderne.

Vi anbefaler at man jobber med et økosystem av ulike moduler, istedetfor å ha ett stort system med middels løsninger for alt. På denne måten får man den beste mulige støtten for hver avdeling.

Vi i Exsitec er sikkre på at det å modulere et økosystem av ulike moduler er framtiden for IT. Framtidens ERP system skal ha gode muligheter til integrasjon, for at systemet skal kunne prate bra med hverandre, og på denne måten få et økosystem som gir best mulig systemstøtte for respektive avdelinger i sin virksomhet. Det værste man kan gjøre er å investere i et system som ikke kan integreres med andre system.

Hvor begynner man om man vil bytte ERP system?

1. Finn ut hvordan det er å bytte ERP system, eller be om hjelp.

Ta gjerne kontakt med oss i Exsitec, så kan vi hjelpe deg med denne reisen. 

2. Ta en grundig undersøkelse i deres bedrift og finn ut hva som er viktig for dere.

Å bytte ERP system er en forandringsreise mot det bedre. Finn ut hva dere vil oppnå! Skriv opp noen mål dere har ved å bytte ERP systemet.

3. Sammenfatt behovene deres og formuler en kravspesifikasjon.

Les mer her om hvordan du formulerer en kravspesifikasjon.

4. Ta kontakt med noen få robuste aktører.

Når dere leter etter leverandører er det viktig å sjekke blant annet omsettning, lønnsomhet, antall kunder. Velg ikke en for liten leverandør som for eksempel riskerer å gå konkurs på grunn av en pandemi. Når man kjøper et nytt ERP system innledes en langsiktig relasjon mellom kunde og leverandør, derfor er det viktig å finne en leverandør som føles bra.

5. Velg en leverandør som forstår deres virksomhet og deres behov.

Dette er veldig viktigt! Det finnes mange ulike system på markedet som er relativt like, derfor er valget av leverandør viktig for at man skal ha en fungerende og langsiktig relasjon. En god dialog mellom kunde og leverandør gir gode forutsetninger for et godt samarbeid og et bra prosjekt.

6. Vår anbefaling

Vår sterkeste anbefaling er systemstøtte i form av et økosystem av ulike moduler. På denne måten kan man koble sammen eksempelvis best mulige støtte for lagerpersonalet, økonomipersonalet og selgerne. Fordelen med å jobbe med et modulært økosystem er at man aldri kommer til å behøve bytte ut sitt ERP system. Skulle det vise seg på et senere tidspunkt at markedet krever noe nytt av deres virksomhet kan man bytte ut den modulen som er berørt og man trenger ikke bytte ut hele systemstøtten.

Vanlige feil

• Undervurderer kompleksiteten med å bytte systemstøtte
  

  Dere som kunde må også bruke minst  like mye tid som vi i Exsitec gjør i en implementering av et ERP system. Det er derfor viktig at ledelsen setter av tid for systembyttet og å påse at medarbeiderne har en rimelig arbeidsbelastning under denne perioden. Det er en krevende prosess for deres medarbeidere å bytte system, men når man etter cirka 6 måneder ser tilbake kommer dere til å lure på hvordan dere i alle dager kunne jobbe på den gamle måten.
  
  

• Begynner for stort, våg å starte i det små

  En vanlig feil er at man begynner for stort. Sett et ambisjonsnivå for prosjektet og hold dere til planen. Begynn med eksempelvis "versjon 0.7" og prioriter aktiviteter. Vi kommer ikke til å kunne håndtere alt på en gang for at dere raskere skal kunne komme i gang og begynne å jobbe i systemet. Når man ikke holder seg til planen er det en risiko at funksjonalitet hele tiden legges til "version 0.7" hvilket gjør at dere ikke kommer igang etter tidsplanen og at "versjon 0.7" blir til "version 1.7."
  
  

• Kunde og leverandør er ikke ett team

  Vi i Exsitec vil at relasjonen mellom kunde og leverandør skal være ett team. Vi fra Exsitec er eksperter på systemstøtte, men dere er eksperter på deres virksomhet. Når vi kan få disse to komponentene til å fungere sammen og vi kan lære dere opp i og forstå systemet like bra som vi gjør, da får dere en veldig bra gevinst av prosjektet. Dere blir også mindre konsulentavhengig, jo mer dere kan deres system selv.
  
  

• Tilpasse en standardintegrasjon

  Når dere velget et ERP system, la ERP systemet gjøre det den gjør best. La system X gjøre det X er best på og la system Y gjøre det Y er best på. Velg deretter en integrasjon som er nok fleksibel slik at integrasjonen tar hånd om bedriftslogikk og tilpasninger. Når vi lar integrasjonen håndtere beriftslogikken, kan vi jobbe i respektive system på den måten som er tenkt. Det er derfor vi i Exsitec fremsnakker en modulært systemstøtte. Begynner man å tilpasse standardintegrasjoner er det en stor risiko at det blir lengre ledetider, som er viktig å huske på.

Hva er viktig å tenke på ved kjøp av nytt ERP system? Det er en stor og krevende prosess å bytte ERP system. Derfor er det viktig at man velger rett ERP system og rett leverandør.

Finnes det et “rett” ERP system?

Oftest ikke. Mange system på markedet er ganske like, hvilket gjør valget av leverandør avgjørende. Kombinasjonen av “et bra nok ERP system” og rett leverandør er det som leder til et vellykket resultat.

Hvordan finner jeg rett leverandør?

• Rett leverandør forstår deres virksomhet og stiller relevante spørsmål for å forstå deres virksomhet. Rett leverandør bør også stille utfordrende spørsmål for å unngå at du som kunde fortsetter å jobbe og tenke på samme måte.

• Det er viktig at leverandøren tør å erkjenne sine svakheter og våger å jobbe transparent. Det finnes ingen leverandør som har svar på alle spørsmål. Om man prater med en leverandør som har svar på alle dine spørsmål bør du være litt på vakt. Forsøk å få til en transparent dialog med leverandøren.

• En leverandør bør ikke ha som mål å være billigst. Finn en leverandør som har fokus på å leverere høyest verdi i forhold til kostnaden. Når dere sammenligner ulike tilbud fra ulike leverandører må dere se etter hvilken leverandør som kommer til å gi dere mest verdi. 

• Velg en leverandør som er langsiktig. Finn en leverandør som har forutsettninger til å bokse sammen med dere. Om man velger en leverandør som kun kan et produkt blir det sannsynligvis ikke like naturlig at dere kommer til å jobbe sammen i lang tid. Insentivene for denne leverandøren er kanskje ikke de samme som for en leverandør med en bredere produktportefølje som vil samarbeide med deg i lang tid.

Blir et ERP systemsprojekt alltid større enn hva leverandøren estimerer?

Mange tror at et ERP systemsprosjekt alltid blir større enn det som er estimert fra begynnelsen. Det behøver ikke nødvendigvis være negativt at estimatet blir større enn estimert. Har man gjort et godt forarbeid og prosjektet allikevel blir større så innebærer det at man har identifisert flere verdifulle gevinser for kunden som man sammen beslutter å legge til i prosjektet. Grunnen til at man klarer å holde seg innen estimatet er altså avhengig av et godt forarbeid.

5 tips for et vellykket prosjekt

1. Undersøk om selgeren har gjort et "fingern i været" estimat

Dette kan det være vanskelig å avgjøre, men be leverandøren forklare hvordan deres estimerings-prosess foregår. På denne måten kan man minimere risikoen for at selgeren har gjort et "fingern i været" estimat. Leverandøren burde ha en veletablert prosess for estimering av et prosjekt. Et tips er å identisere om det er salgsorganisasjonen som har laget estimatet eller om de har inkludert leveranseorganisasjonen. Det er jo leveranseorganisasjonen som faktisk skal implementere prosjektet, derfor bør de i høyeste grad inkluderes i estimeringen.

2. Undersøk prosjektmodellen

Leverandøren bør forklare hvordan deres prosjektmodell ser ut. Tydelig og strukturert prosjektstyring er avgjørende for et velykket prosjekt. Et prosjekt bør for eksempel ha en styringsgruppe. Om en leverandør ikke krever en styringsgruppe bør man reagere og være litt skeptisk.

3. Ha innsyn i prosjektet

Savner dere innsyn i hvordan prosjektet går eller har dere ikke en løpende dialog om hvordan prosjektet går, stopp oppog dra i nødbremsen! Det er viktig at dere vet hvordan prosjektet ligger an og hva som skjer underveis i prosjektet.

4. Aktive valg å utvide prosjektet

Ny funksjonalitet eller endret scope i prosjektet skal håndteres gjennom tydelig endringsmeldings rutiner. Det er viktigt at det er dere som kunde som tar beslutningen om å legge til funksjonalitet og utvide estimatet i prosjektet. 

5. Hold rett tempo i prosjektet

Leverandøren bør kunne presentere en prosjektplan inkl. forventet tid fra både leverandør og dere som kunde. Dette er en viktig forutsettning for at man tydelig skal se at man holder rett tempo i prosjektet.