Supportverktyg

 

Guide for deg som skal bytte ERP system

 

På denne siden har vi samlet en del inspirasjon,
informasjon og tips som er smart å vite for deg
som vurder å bytte ERP system.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Å bytte ERP system er en av de mest krevende prosessene et firma går igjennom

Det kan være en stor investering for selskapet og en stor endring for de ansatte i organisasjonen. Derfor er det både kritisk og viktig å bytte til det riktige ERP systemet, slik at investeringen blir lønnsom og endringen for de ansatte blir en forenkling av arbeidshverdagen.

Vi i Exsitec er eksperter på å bytte og implementere ERP system. Vi ønsker at dette skal gå så smertefritt som mulig for deg som kunde. Derfor har vi samlet mange av våre erfaringer og beste tips til deg som nå er i ferd med å gjøre et ERP bytte.

1 9 tips for en god overgang til nytt ERP system
2 Hvordan unngå å kjøpe feil ERP system
3 Hvor begynner du?
4 Vanlige feil
5 Kravspesifikasjon for ERP system
6 Slik finner du rett leverandør
7 6 tips for å få et vellykket prosjekt
8 NextStep ERP - den enkleste veien til skyen

Innhold

1 9 tips for en god overgang til nytt ERP system 2 Hvordan unngå å kjøpe feil ERP system 3 Hvor begynner du? 4 Vanlige feil 5 Kravspesifikasjon for ERP system 6 Slik finner du rett leverandør 7 6 tips for å få et vellykket prosjekt 8 NextStep ERP - den enkleste veien til skyen



1

9 tips for å få en god overgang til nytt ERP system

 

web ball small-green1Sett av nok tid

En overgang til et nytt ERP system krever at du setter av nødvendig tid til både implementering og opplæring internt.

web ball small - green 2Involver de ansatte

Involvere nøkkelansatte i valg av nytt ERP-system. Det er de som bruker systemene som vet om behov, prosesser og brukergrensesnitt. 

web ball small - green3Tenk sikkerhet

Det er viktig å tenke på datasikkerhet og GDPR. Sørg for at dere velger en leverandør som ivaretar dette på en god måte.

web ball small - green4Kartlegg fremtidige behov

Prøv å identifisere deres fremtidige behov og prosesser, slik at dere sikrer at både ERP systemet og valg av leverandør blir en langsiktig løsning.

web ball small - green 5Velg rett samarbeidsparner

En vellykket implementering er viktigere enn ett system som leverer unødvendige funksjonaliteter. Gå igjennom hele prosessen med dem og be om å få innsikt i deres tidligere ERP-implementeringer.

web ball small - green 6Implementeringen

Implementering av et nytt ERP system må være godt forankret i hele organisasjonen for å lykkes. Avstem løpende satte tidsrammer, delmål og mål. Vil implementeringen påvirke produksjonen?

web ball small - green 7Hvem er brukerne dine?

Involver brukerne dine slik at de får frem hvilke behov et nytt ERP-system må tilfredsstille. Be om innspill og forslag til hvordan en ny ERP-løsning kan effektivisere deres arbeidshverdag.

web ball small - green 8Planlegg godt

Lag en prosjektplan, kommunikasjonsplan og gjennomføringsplan. Å ha gode planer sikrer dere at implementeringen og prosessen med å innføre og ta i bruk et nytt system blir så god som mulig.

web ball small - green 9Fremsnakk ny ERP løsning

Fremsnakk den nye ERP-løsningen og gevinstene  dere får i egen virksomhet. Ved å fortelle om alle fordeler og muligheter dere får ved å gjøre denne endringen og ta i bruk ny løsning, jo bedre blir det.

 

 

2

Hvordan unngår du å kjøpe feil ERP system?

Å bytte ERP system er en stor investering, en krevende prosess og gir en betydelig endring for organisasjonen.
Med dette bakteppet er det spesielt viktig å ikke gjøre feil valg av din neste ERP løsning. 
Her forklarer vi hva vi mener men "feil" ERP system og gir deg noen tips for å unngå å gjøre disse feilene.

Et feil ERP system

møter ikke behovene deres fullt ut

Det er viktig å finne et system som kan vokse i samme takt virksomheten vil vokse. Velger dere et ERP system som ikke møter behovene fullt ut blir det ofte et drivanker som selskapet må slepe på i alt dere gjør.

Når vi møter bedrifter som har et ERP system som ikke møter behovene fullt ut, har det resultert i at de har plukket ut ulike deler av arbeidsprosessern  og lagt det utenfor systemet, f.eks i dropbox-mapper og Excelfiler. Disse delene vil dere ha i ERP systemet. Det er derfor viktig å finne rett systemstøtte som møter deres behov på en god måte.  

trenger deg inn i et hjørne

Det er viktig at ERP systemet også er tilstekkelig fleksibelt for å møte de behov deres virksomhet har om 5 år.

Eksempel; Deres bedrift vil ekspandere salget til det europeiske markedet om 5 år, men deres ERP system støtter ikke håndteringen av flere valuta. Dette resulterer i at ERP systemet begrenser deres utvikling og trenger dere inn i et hjørne.

tvinger alle til kompromisser

Som bruker av et system skal du ikke behøve kompromisse alt for mye. Mange ERP system har kanskje en middelmådig budsjetthåndtering eller en middelmådig  CRM-håndtering. Velger du å jobbe med et modulbasert økosystem av systemstøtte får du den beste mulige støtte for respektive avdeling. Vi i Exsitec sørger for at du som bruker kan forvente deg en løsning som passer deg og dine behov på best mulig måte.

Still spørsmål

Start med å stille spørsmål til ulike roller og avdelinger i din bedrift for å avklare hvilke behov de har i de ulike prosessene. Det er helt sikkert mange forskjellige prosesser som krever ulike løsninger og systemer.

-> Hva behøver selgerne støtte til? 

-> Hva trenger regnskapsavdelingen for å håndtere leverandørfakturaer?

-> Hvordan fungerer inn- og utleveringer på lageret?

-> Hvilke rapporter trenger ledelsen, styret og den enkelte ansatte?

-> Hvilke behov har de som kjører lønn?

Best of breed

Vi har ikke tro på at det finnes ett system som klarer å løse alle dine behov. Å velge enn "best of breed" strategi når dere tenker på nye systemer er derfor vår sterkeste anbefaling. Ha en verktøykasse med ulike systemer og verktøy som settes sammen til den beste løsningen for dere, basert på behovene til de ulike avdelingene og rollene.

Ved å kombinere utvalgte system og tjenester til en fungerende helhet, skaper du gode forutsetninger for å nå dine mål og ambisjoner. Les mer om hvilke ERP system vi tilbyr ->



3

Hvor begynner du?

web ball green1 grey-white background

Gjør en grundig undersøkelse i deres bedrift og finn ut hva som er viktig for dere!

Å bytte ERP system er en forandringsreise mot det bedre. Finn ut hva dere vil oppnå! Skriv opp noen mål dere har ved å bytte ERP systemet. 

     

     

web ball green2 grey-white background

Sammenfatt behovene deres og formuler en kravspesifikasjon

Vi har satt opp en mal for hvordan du kan formulere en kravspesifikasjon.
Last ned mal for kravspesifikasjon her

     

     

web ball green3 grey-white background

Kontakt noen få robuste ERP aktører

Når du investerer i et nytt ERP system innledes en langsiktig relasjon mellom dere og leverandøren. Det er derfor viktig å finne en leverandør som føles bra. Pass på så du ikke velger en for liten leverandør, dere skal samarbeide tett i mange år.

     

     

web ball green4 grey-white background

Velg en leverandør som forstår deres virksomhet og deres behov

Det finnes mange ulike system som er relativt like. Valget av leverandør som forstår deres virksomhet og behov er derfor viktig for en god og langsiktig relasjon. 

     

     

web ball green5 grey-white background

Vår anbefaling er en "best of breed" løsning

Vi anbefaler å velge en "best-of-breed" løsning når dere nå skal bytte ERP system. Kartlegg deres behov og må og sett sammen de beste moduler og løsninger som finnes for at dere skal jobbe effektiv og nå deres mål. 

     

     

 

 

 

 

 

 

4

Vanlige feil

 

Undervurderer kompleksiteten  

Kunden må bruke minst like mye tid som leverandøren i en implementering av et ERP system. Det er viktig at ledelsen setter av tid for systembyttet og sørger for at medarbeiderne har en rimelig arbeidsbelastning under denne perioden. Det er en krevende prosess å bytte system, men når dere ser dere tilbake etter ca 6 måneder vil dere lure på hvordan dere kunne jobbe på den gamle måten.

Begynner for stort. Våg å starte i det små

En vanlig feil er at mange begynner for stort. Sett et ambisjonsnivå for prosjektet og hold dere til planen. Begynn med "versjon 0.7" og prioriter aktiviteter. Holder du deg ikke til planen er det en risiko for at mer funksjonalitet legges til, hvilket gjør at dere ikke kommer igang etter tidsplanen og at "versjon 0.7" blir til "version 1.7."  Les om NextStep ERP pakkene for å komme i gang ->

Kunde og leverandør er ikke ett team

Vi i Exsitec vil at relasjonen mellom kunde og leverandør skal være ett team. Exsitec er eksperter på systemstøtte, dere er eksperter på deres virksomhet. Når vi får disse to komponentene til å fungere godt sammen og dere har lært dere  systemet like bra som oss, kan dere hente ut gevinsten av prosjektet. Jo mer dere kan om systemet selv, jo mindre konsulentavhengig er dere.

Tilpasse en standardintegrasjon

La ERP systemet gjøre det den er best på. La system X gjøre det X er best på og system Y gjøre det Y er best på. Velg en integrasjon som er fleksibel, slik at den tar hånd om bedriftslogikk og tilpasninger. Når vi lar integrasjonen håndtere beriftslogikken, kan dere jobbe i respektive system på den måten som er tenkt. Det er derfor Exsitec anbefaler en best-of-breed strategi. Begynner du å tilpasse standardintegrasjoner er det en stor risiko for at det blir lengre ledetider.



5

Kravspesifikasjon ERP (2)


Last ned kravspesifikasjon
for ERP system

Dette dokumentet er ment som et eksempel eller inspirasjon på hvordan du kan komme igang med å lage en kravspesifikasjon i forkant av deres ERP bytte.  



6

Slik finner du rett leverandør

Det er viktig å velge rett ERP  leverandør når du skal investere i et nytt ERP system.
Så hva er viktig å tenke på når du skal velge rett leverandør?

Rett leverandør forstår deres virksomhet og stiller relevante spørsmål for å forstå deres virksomhet.

Rett leverandør bør også stille utfordrende spørsmål for å unngå at du som kunde fortsetter å jobbe og tenke på samme måte som før.

Det er viktig at leverandøren tør å erkjenne sine svakheter og våger å jobbe transparent.

Det finnes ingen leverandør som har svar på alle spørsmål. Snakker du med en leverandør som har svar på alle dine spørsmål bør du være litt på vakt.
Forsøk å få til en transparent dialog med leverandøren.

En leverandør bør ikke ha som mål å være billigst, men heller ha et mål om å gi dere høy verdi.

Finn en leverandør som har fokus på å leverere høyest verdi i forhold til kostnaden. Når dere sammenligner ulike tilbud fra ulike leverandører må dere se etter hvilken leverandør som kommer til å gi dere mest verdi. 

Velg en leverandør som kan være en langsiktig samarbeidspartner.

Finn en leverandør som har forutsettningene til å utfordre og jobbe sammen med dere, helst på tvers av arbeidsoppgaver, prosesser og fagomfårder. Velger du en leverandør som kun har ett produkt blir det sannsynligvis ikke naturlig at dere kommer til å jobbe sammen i lang tid. 



7

6 tips for å få et vellykket prosjekt

web ball small-green1Undersøk estimatet

Be leverandøren om å forklare hvordan deres estimerings-prosess foregår. Slik kan du minimere risikoen for at selgeren bare har gjort et "fingern i været" estimat. Leverandøren burde ha en veletablert prosess for estimering. Identifiser om det kun er salgsorganisasjonen som har laget estimatet eller om de har inkludert leveranseorganisasjonen. 

web ball small - green 2Undersøk prosjektmodellen

Leverandøren bør forklare hvordan deres prosjektmodell ser ut. Tydelig og strukturert prosjektstyring er avgjørende for et velykket ERP prosjekt.
Et prosjekt bør for eksempel ha en styringsgruppe. Om en leverandøren ikke krever en styringsgruppe er det grunn til å være litt skeptisk.

web ball small - green3Ha innsyn i prosjektet

Savner dere innsyn i hvordan prosjektet går eller har dere ikke en løpende dialog om hvordan prosjektet går, stopp opp og dra i nødbremsen! Det er viktig at dere vet hvordan prosjektet ligger an og hva som skjer underveis i prosjektet. Avklar hvordan leverandøren gjennomfører ERP prosjekter i forkant av signering.

web ball small - green4Aktive valg å utvide prosjektet

Ny funksjonalitet eller endret scope i prosjektet skal alltid håndteres gjennom tydelig endringsmeldingsrutiner. Det er viktigt at det er dere som kunde som tar beslutningen om å legge til funksjonalitet og utvide estimatet i prosjektet. 

web ball small - green 5Hold rett tempo i prosjektet

Leverandøren bør kunne presentere en prosjektplan inkludert forventet tidsbruk fra både leverandør og fra dere som kunde. Dette er en viktig forutsettning for at dere tydelig skal kunne se om dere holder rett tempo i prosjektet.

web ball small - green 6Sett av nok tid og ressurser

Men kanskje det aller viktigste er at dere setter av nok tid og ressurser internt, både i forkant av-, under- og etter implementeringen. Uten en reell innsats fra kunden selv vil ikke prosjektet bli vellykket, samme hvor profesjonelt og perfekt leverandøren gjør sin del av leveransen.



8

NextStep-ERP-transp

-den enkleste måten å komme i gang med et ERP system i skyen!

Mange tror det er både vanskelig og komplisert å bytte fra dagens jordbaserte løsning og opp i en moderne og fremtidsrettet ERP løsning i skyen.
Det har det kanskje vært, men det er det ikke nå lenger.

Etter flere prosjekter har vi nå standardisert og laget en best-practis på hvordan du kjapt og enkelt kan komme i gang med din nye ERP løsning i skyen ved hjelp av en av våre NextStep leveransepakker.

Web ball - Thomas Marti

 

 

Er du i prosess med å velge et nytt ERP system og lurer på hva du skal gjøre? Thomas hjelper deg gjerne!
SuperOffice Hvit-transeperent logo 250x75
Visma-hvit-trasp-250x75
4human-hvit-trasp-250x75
Eazystock-hvit-trasp-250x75
Profitbase-hvit-trasp-250x75
Medius-hvit-trasp-250x75
SuperOffice Hvit-transeperent logo 250x75
Visma-hvit-trasp-250x75
4human-hvit-trasp-250x75
Eazystock-hvit-trasp-250x75
Profitbase-hvit-trasp-250x75
Medius-hvit-trasp-250x75

Kontor

Nye Vakås vei 64
1395 Hvalstad

Se adresse på Google maps

Tel. +47 66 85 51 50
hei@exsitec.no

Kjøpmannsgata 12
7500 Stjørdal

Se adresse på Google maps

Tel. +47 66 85 51 50
hei@exsitec.no

Trudvangveien 77
3117 Tønsberg

Se adresse på Google maps

Tel. +47 66 85 51 50
hei@exsitec.no

Fomo, Grenseveien 21
4313 Sandnes

Se adresse på Google maps

Tel. +47 66 85 51 50
hei@exsitec.no

Snickaregatan 40
582 26 Sverige

Se adresse på Google maps

Tel. +4610 333 33 00
hej@exsitec.se

Dusager 2
652 24 Danmark

Se adresse på Google maps

Tel. +4531 15 44 00
info@iadvice.dk

Support

Registrer sak Last ned supportverktøy

Følg oss på

Snarveier

Kontakt oss

Vår personvernpolicy

Jobbe med oss

Exsitec Sverige