UTU sparer mye tid med automatisert ordrematch på leverandørfaktura
Medius automatiserer inngående fakturaer. Faktura som før kom inn som PDF'er på over hundre sider, måtte matches manuelt mot hundretalls innkjøpsordrer i Visma Net. Automatikken i Medius gjør at UTU frigjør ca 2 dager i uken av verdifull tid for økonomiavdelingen.
Erland Christoffersen, Økonomisjef i UTU Norge
"Tidligere brukte vi mye tid på å matche leverandørfakturaer mot innkjøpsordre og varemottak."
Utfordringer
UTU Norge samarbeider med ledende europeisk produsenter. Det gjør at de kan levere et bredt sortiment av varer fra bryterutstyr, tavler, kabelkanaler, gulvbokser og automatiseringssystemer for bygninger.
- Tidligere brukte vi mye tid på å matche leverandørfakturaer mot innkjøpsordre og varemottak,
sier Økonomisjefen i UTU Norge, Erland Christoffersen.
UTU er den kunden hos Medius i Norge med klart færrest fakturaer, med bare 648 innkommende fakturaer i 2023. Men de er sannsynligvis kunden med den største tidsbesparelsen per faktura.
Ofte har man antatt at Medius er for selskaper med tusenvis av fakturaer i året, kanskje 5-6 tusen eller mer, men egentlig handler det mer om hvor mye tid man bruker på å håndtere fakturaene man har.
Selv om UTU ikke har et stort antall fakturaer, er de ofte store og komplekse, med opptil 100-400 linjer fra Hager på hver enkelt faktura. I tillegg er dette også samlefaktuarer, som betyr at det gjerne kan være 40+ forskjellige innkjøpsordre som skal kobles linje for linje til disse fakturaene. Det betyr at en faktura kan ta veldig lang tid å koble sammen med riktige innkjøpsordre, og artikkel.
Derfor var det viktig å starte prosessen med å få automatisert matchingen av ordrefakturaer.
Om UTU Norge
UTU etablerte seg i Norge gjennom oppkjøp av Hager Systemer AS i april 2019.
UTU Norge har en landsdekkende salgsorganisasjon, eget lager med bredt produktspekter og tett samarbeid med alle landsdekkende grossister.
De er fortsatt den eksklusive leverandøren av Hager materiell i Norge. Deres ansatte har høy teknisk kompetanse og lang erfaring fra elektrobransjen i Norge.
Exsitec og samarbeid
UTU er godt kjent med Existec gjennom Visma Net-implementeringen og refererer til oss som sin IT-partner.
- Rett etter go-live med Medius var det en litt oppstartsproblemer med gamle ordre som skapte kluss i både Visma Net og Medius. Det tok litt tid å få ordnet opp i alt dette, men nå etter å ha vært live en god stund og jobbet oss igjennom disse problemene fungerer systemet utrolig bra, forteller Erland..
Gevinst
"Etter en periode med utfordringer i starten, har Medius nå blitt en uvurderlig ressurs for oss," sier Erland Christoffersen.
Tidligere var det to personer som jobbet på økonomiavdelingen, men da en av dem sluttet innså de at de ikke trengte å ansette en erstatter på grunn av Medius-løsningen. Erland, som nå er den eneste som jobber på økonomiavdelingen, forteller at han nesten ikke bruker tid i systemet lenger fordi det meste skjer automatisk.
.
