Alle endringer gjør litt vondt i starten

Fafo er en frittstående samfunnsvitenskapelig forskningsstiftelse! De utvikler kunnskap om vilkårene for deltakelse i arbeidsliv, organisasjonsliv, samfunn og politikk, om sammenhengene mellom politikk og levekår, og om demokrati, utvikling og verdiskaping.

Motivasjon for å bytte system

De største motivasjonsfaktorene for å bytte ERP system var å jobbe mot en bedre dokumentflyt, kunne spare tid og fjerne avhengigheten av hjemmesnekrede løsninger.

Hva var det som var så attraktivt med Visma.net ERP?  Fafo ønsket seg blant annet full oversikt over prosjektene, og å kunne jobbe med en enkel timeliste og en godkjenningsrutine. Det skulle også være enkelt å lage filter og dra ut den dataen som de trenger. Implementering av prosjektmodulen gjorde at det ble enkelt å sette opp prosjektbudsjetter i henhold til deres behov. 

I det gamle systemet var de avhengig av at konsulenter. Å gjøre endringer i en rapport kostet både tid og penger. I den nye løsningen er det mye "drag-and-drop" og andre enkle grep som gjør at de kan håndtere mye selv.

I beslutningsprosessen var det nok lurt at Fafo hadde med et par forskere for å fordele eierskapet i organisasjonen, slik at det ikke bare var administrasjonen som skulle trumfe gjennom en løsning. De ble også veldig gira på Visma sine løsninger fordi de var så fleksible og moderne.

«Når du kjøper et system, kjøper du ikke bare systemet. Du kjøper også tjenestene rundt. Det er faktisk minst like viktig at du har folk som følger deg opp og at du blir sett som kunde.»  sier tidligere økonomisjef i Fafo

Oppstartsfasen

De forventet seg en del trøbbel i oppstartsfasen.

Fafo hadde lenge jobbet papirbasert og de visste at overgangen ville bli utfordrende. De måtte "skru om hodene" fra papirbasert arbeid til at alt foregår på skjerm.

Det gjorde nok litt vondt i starten. Litt tårer og tanker som: «Herlighet, hvorfor funker det ikke sånn? Hvorfor tyter det ut sånn? Jeg trodde jeg la det inn riktig!» Men i løpet av det første halve året ble de trygge på at de ville bli fornøyd. Alle endringer gjør jo litt vondt i starten!, forteller tidligere økonomisjef i Fafo.

Samarbeidet med Exsitec

Tidligere økonomisjef i Fafo forteller: Vi opplever at overgangen har gått over all forventning! Exsitec har vært forståelsesfulle og hjelpsomme fra dag en. Med sitt gode team på 4–5 konsulenter har Exsitec virkelig vært en kompetent leverandør for oss.

Og det er viktig. For skal vi først investere i et godt system, så skal vi søren meg lære å bruke det også! Vi avtalte ganske tidlig i prosjektet at vi ønsket å sitte mye sammen i oppstarten. God 1:1-opplæring, hovedsakelig on-site, men også oppfølging på telefon og helpdesk har rustet oss.

Hvordan er stemningen et par måneder inn i hverdagen med nytt lønnssystem?

Det er ganske fantastisk å være helt oppe og stå etter bare to måneder. Det tyder på at vi har vært motivert og innstilt på å lære nytt. Folk leverer timelister og reiseregninger. Og ser vi på regnskapsdelen, hvor vi har gått fra papirer og permer til dette, er det bortimot en revolusjon.

Det kommer til å være litt vondt i starten. Litt tårer og: «Herlighet, hvorfor funker det ikke sånn? Hvorfor tyter det ut sånn? Jeg trodde jeg la det inn riktig!»