Payroll Byrå gjør at vi jobber sammen på en smartere måte

Gjennom 40 års drift har Klepp Regnskap opparbeidet et solid faglig nettverk hvor revisorer, organisasjoner, finansinstitusjoner, IT-konsulenter og andre kompetansepersoner er sentrale.

Nytt system, ny tenkemåte

Klepp Regnskap er et regnskapsbyrå med mange klienter som kommer fra lønnsmodulen Huldt & Lillevik. Som kjent legges denne lønnsmodulen ned og Klepp Regnskap bestemte seg for Payroll Byrå, som er en plattform som gjør det enkelt å ta steget opp i skyen.

-Migreringen startet for om lag 2 år siden og i dag er nesten alle kundene over på Payroll, forteller Marte Klepp som er daglig leder i Klepp Regnskap.

De ansatte er interessert i å bruke nye system, og det er et stor pluss i denne sammenhengen. Klepp Regnskap har erfart at nøkkelen for å komme godt i gang med Payroll er at man må glemme hvordan man har jobbet i tidligere lønnssystem. Ellers blir det vanskelig å gjøre fremgang i nytt system!

For at byråer skal lykkes i Payroll, bør flere ansatte kunne kjøre lønnskjøringer. Da vil alle på kontoret få en god oversikt over alle planlagte lønnskjøringer  og kunne se om noen henger etter med en lønnsdato eller lønnsføring, og kunne bistå en kollega ved behov.

Datostyring

I Payroll er det viktig at man vet at når du setter en dato så er det da endringen vil gjelde fra. Man må også være klar over hva endringen kan føre til, og det er nok det som er den største forskjellen mellom Payroll og Huldt & Lillevik.

Berit Bekken hos Exsitec forteller generelt om implementering av Visma.net Payroll: Det er to ting å merke seg; datostyring og retroaktive handlinger. Kanskje det kan være litt skremmende når du stopper opp og tenker at nå skal jeg gjøre noe som styres av en dato, og hva gjør jeg da?

Nesten alt styres av dato i Payroll. Hvis en ansatt har startet i midten av måneden, så tar systemet hånd om dette fordi du setter inn en startdato. Du skal alltid tenke på dato når du gjøre en endring i Payroll. Dato, dato, dato!

«Vi i Klepp Regnskap er nok enige om at den største fordelen og ulempen er datostyringen»

Erfaringer fra systembytte

Med at de startet smått og har bygget på klienter gradvis, synes Klepp Regnskap at de har truffet veldig bra med opplæring og overgang. Hadde de gjort hele prosessen med systembytte om igjen, ville de nok ikke brukt flyttefabrikken på samme måte. Det at lisenssystemet på det tidspunktet ikke var ferdig, har gitt litt trøbbel i etterkant.

Datostyringen har vokst på de og nå synes de den er genial. Alt er basert på at når du legger inn korreksjon på en dato, så rettes det opp til neste lønnskjøring, det funker veldig bra hos Klepp Regnskap. Et annet stort pluss er at alle hadde fått lønnen sin til rett tid, og det er jo det viktigste.

Trøbbel med venting i skyen når systemene skal snakke sammen, kan være en tålmodighetsprøve noen ganger. Men de har forståelse for at det tar tid, når det er mange systemer som må kobles sammen.

Support og Samarbeid

Klepp Regnskap synes stort sett at det er kjapp respons på support hos Exsitec. Men legger lystig til at de føler at de har vært med å gått opp løypa, at det har vært utfordringer underveis og at de helt sikkert har avdekket ting som support ikke har sett helt rekkevidden av enda. Men stort sett synes de at de har fått god hjelp når de føler at de har rotet seg litt bort i kålen.

En annen utfordring er ansatte hos klientene som ikke aktiverer brukeren sin. De laster simpelthen ikke ned appen på telefonen, som igjen gjør at de ikke kommer i gang med Calender, timer og fravær. Alle ansatte må være med for å få systemet til å fungerer optimalt, så det er veldig viktig å legge inn tid til grundig opplæring hos kundene.

Om Klepp Regnskap har noen ønsker for fremtiden?  Listen som viser alle lønnskjøringer er for kort, akkurat nå stopper den på 100 navn, den må utvides!

«Hvis du hele tiden kikker deg tilbake, vil det hindre deg i fremgangen i nytt system»