Norsk Rikstoto satser på skybasert ERP med Business NXT og Exsitec

Økt automatisering og effektivisering

Norsk Rikstoto har siden 90-tallet benyttet det samme ERP-systemet, men da end-of-life for den eksisterende løsningen tvang frem en endring, ble det bestemt å ta steget opp i skyen. Valget falt på Business NXT fra Visma Software, og Exsitec som samarbeidspartner. Med ERP-systemet på plass i skyen ser Norsk Rikstoto frem til økt effektivisering og automatisering av økonomiprosessene.

– Vi hadde hatt det samme systemet i mange år, og kommandoene satt i fingertuppene. Overgangen til et nytt ERP-system kom kanskje litt raskere enn vi hadde planlagt, men vi så samtidig at vi ville hatt behov for en oppgradering uansett, forteller økonomisjef Elisabeth Olaussen.

For Norsk Rikstoto var det viktig at det nye systemet kunne integreres godt med de eksisterende arbeidsprosessene og andre systemer de allerede hadde.  

Fra lokal installasjon til skyen

Det var ikke et umiddelbart ønske om å bytte system, men en kombinasjon av end-of-life på den gamle løsningen og en strategisk beslutning om å flytte over til skybaserte systemer gjorde valget nødvendig.

– Vi har brukt Unit4 siden det het Agresso, og det satt virkelig i fingertuppene. Vi var vant til en lokal installasjon der vi kunne tilpasse alt etter egne ønsker og behov. Å gå over til en skybasert løsning innebar at vi måtte tilpasse oss mer standardiserte prosesser, og det har vært en overgang, men vi ser allerede mange fordeler, forteller hun.

En effektiv anbudsprosess

Overgangen til Business NXT var ikke tilfeldig. Med den nye lovgivningen kom også krav om offentlige anskaffelser, noe som innebar at innkjøp av nytt ERP-system måtte settes ut på anbud.

– Vi hadde fem tilbydere på tre forskjellige ERP-systemer. Etter en grundig vurdering basert på funksjonalitet, pris og samarbeidspartner, var det Business NXT og Exsitec som kom best ut, sier Olaussen.

Anbudsprosessen gikk raskt, og innen seks måneder var Norsk Rikstoto klare til å ta i bruk det nye systemet.

Implementeringen
– en kombinasjon av trav og galopp

Selv om overgangen til et nytt system alltid innebærer noen utfordringer, har prosjektet stort sett gått smertefritt. 

- Vi gikk live midt i revisjonstiden, og det er klart at det var utfordrende. Vi måtte til tider sjonglere mellom to systemer for å finne informasjon, men alt i alt har det gått overraskende greit. Exsitec har vært en god samarbeidspartner, og vi har hatt god bistand fra deres team, sier Olaussen.

Hun ler litt når vi snakker om hvor dypt gamle vaner sitter i.
– Jeg trykker fortsatt på funksjonstaster fra det gamle systemet, det er ren refleks! Det tar litt tid å venne seg til noe nytt, men vi begynner allerede å se gevinstene. Bankavstemming går mye smidigere, og vi har fått en mer automatisert betalingsprosess, forteller hun.

Overgangen fra et lokalt installert system til en skybasert løsning har gitt Norsk Rikstoto flere fordeler. De kan nå jobbe mer smidig fra ulike lokasjoner, og integrasjonene mellom bank, rapportering og andre systemer gjør det enklere å holde oversikt over regnskapet.

– Det har vært en overgang fra å gjøre alt manuelt til å stole mer på systemet. Vi ser at automatikken fungerer, og målet fremover er å strømlinjeforme enda flere prosesser, slik at vi kan bruke mer tid på analyse og strategi, i stedet for manuelle kontroller, sier Olaussen.