Hvordan håndtere driftsmidler enklere og mer effektivt?

Er du en av dem som fortsatt holder oversikt over driftsmidler, eller anleggsmidler, i Excel? Det var kanskje den mest naturlige løsningen for ti–femten år siden, da økonomisystemene i liten grad tilbød funksjonalitet for driftsmiddelhåndtering. 

Excel ble løsningen, og for mange har den fortsatt å være det, selv etter at nye muligheter har blitt tilgjengelige i ERP-systemet.

I dette blogginnlegget ser vi nærmere på hvor enkelt driftsmiddelhåndtering kan bli når rutinen flyttes inn i økonomisystemet.

Vil du heller høre denne bloggen enn å lese selv?
Hør den på Spotify!

Hvorfor driftsmiddelhåndtering i Excel i 2025?

Vi opplever at overraskende mange bedrifter fortsatt håndterer driftsmidlene sine i Excel.
Hvert driftsmiddel legges inn manuelt med anskaffelsesdato, beløp og levetid. Deretter beregnes månedlige avskrivninger og nettoverdien oppdateres. Til slutt registreres avskrivningskostnadene og eiendelsreduksjonen manuelt i økonomisystemet for å få et oppdatert regnskap.

Men hvorfor bruker så mange fortsatt Excel til dette i 2025?

For ti–femten år siden var det få økonomisystemer som hadde funksjonalitet for driftsmidler. Excel ble derfor den mest tilgjengelige og fleksible løsningen. Da denne funksjonaliteten etter hvert kom på plass i systemer som Visma Global og Visma Business, var Excel-arket allerede godt innarbeidet. Mange økonomiavdelinger valgte å holde fast ved gamle rutiner, selv om nye og bedre løsninger var tilgjengelige.

Nye systemer, nye muligheter

Jeg har jobbet som ERP-konsulent siden 1998, først med Rubicon og deretter Visma Global. Siden 2015 har jeg hjulpet nye kunder med overgangen til Visma Net. I forbindelse med overgangen fra gammelt ERP-system til Visma Net, har samtlige av kundene som fortsatt hadde driftsmidlene sine i Excel benyttet anledningen til å fornye og forenkle rutinen, og flyttet driftsmidlene over til økonomisystemet.

Importen skjer direkte fra Excel ved hjelp av et ferdig oppsatt importscenario. Deretter viser jeg dem hvordan de enkelt kjører avskrivningen direkte i økonomisystemet. Det eneste de må gjøre er å gå inn i ett skjermbilde og trykke på en knapp. Så enkelt er det å få alle driftsmidlene avskrevet fram til angitt periode. Alle driftsmidlene har nå fått redusert nettoverdien sin og regnskapet er samtidig blitt oppdatert.

Helt automatisk og full kontroll

Det finnes også en enda enklere løsning: Driftsmidlene kan avskrives helt automatisk, måned for måned. Regnskapet holdes kontinuerlig oppdatert, uten at regnskapsfører trenger å gjøre noe – annet enn å hente ut rapporter ved behov, for eksempel når revisor etterspør dem.

Det finnes flere ulike rapporter som gir god oversikt, for eksempel:

• Sum nettoverdi og akkumulert avskrivning for hele driftsmiddelregisteret
• Oversikt over anskaffelsesverdi, avskrivning og nettoverdi for hvert enkelt driftsmiddel
• Mulighet for gruppering etter driftsmiddelklasser eller hovedbokskontoer
  
  

Støtte for tilleggskjøp

Ved anskaffelse av et driftsmiddeltillegg – for eksempel en skiboks til en firmabil – kan tillegget enkelt knyttes til det eksisterende driftsmidlet. Nettoverdien og fremtidige avskrivninger justeres automatisk basert på beløpet for tillegget.

En glede å hjelpe våre kunder

Som konsulent er det en fornøyelse å kunne vise til rutiner som faktisk forenkler hverdagen for brukerne. Min erfaring er at jo mer tungvint prosessen har vært tidligere, desto mer fornøyde blir brukerne når de ser hvor enkelt det kan gjøres med riktig system.

Vi tar gjerne en prat hvis du ønsker å vite mer om hvordan driftsmiddelhåndtering kan effektiviseres i din bedrift.

ABONNER PÅ ØKONOMBLOGGEN