Hvordan automatisere inngående faktura
Medius AP Automation håndterer og effektiviserer hvert steg i arbeidet med leverandørfakturaer.
Se hvordan 16 steg forenkles med et fakturaflyt system.
Spar tid, penger og miljø med fakturaflyt!
Vi går igjennom de vanligste 16 manuelle stegene i behandling av inngående fakturaer. Vi har satt opp en sammenligning av hvordan tilsvarende steg håndteres, eller elimineres, når du benytter et fakturaflyt system som Medius AP Automation (tidligere MediusFlow).
Stegene er en beskrivelse av den typiske prosessen for håndtering av inngående fakturaer hvor det ikke er noe system i dag, det vil si når alt er basert på papir og må gjøres manuelt. Noen av disse stegene kan elimineres i sin helhet når du har et fakturaflyt system for elektronisk fakturahåndtering.
De 16 stegene i fakturaprosessen
1. Mottak av faktura
2. Ankomstregistrering
3. Kopi av faktura
4. Finne rett person
5. Verifisere faktura
6. Kontere faktura
7. Attestering
8. Flytte faktura til regnskap
9. Sorter fakturaene numerisk
10. PDF-fakturaer
11. Manuell matching av linjer
12. Varemottak sjekk
13. Håndtere avvik
14. Distribuere kostnadsfakturaer
15. Kontering av fakturaer
16. Sammenligne kontraktsfaktura med kontrakten
1. Mottak av faktura
Uten et fakturaflytsystem
Mottak av faktura i konvolutt, åpne konvolutt, kildesortere papir.
Med Medius AP Automation
Ingen ting.
Innkommende faktura går rett inn i systemet!
Innkommende faktura går rett inn i systemet!
2. Ankomstregistrering
Uten et fakturaflytsystem
Ankomstregistrering av fakturaen.
Stemple konteringsstempel og skrive/stemple fakturanummer på fakturaen, samt skrive inn fakturadetaljene i ERP-systemet.
Stemple konteringsstempel og skrive/stemple fakturanummer på fakturaen, samt skrive inn fakturadetaljene i ERP-systemet.
Med Medius AP Automation
Ingen ting.
Disse to stegene håndteres automatisk av Medius. Du trenger ikke lenger manuelt registrere en faktura for ankomst. Det er ikke lenger behov for et fysisk papir eller å måtte skrive noe på et papir.
Dine leverandører sender fakturaene til en gitt e-postadresse hvorpå de tolkes og havner i Medius helt automatisk.
Disse to stegene håndteres automatisk av Medius. Du trenger ikke lenger manuelt registrere en faktura for ankomst. Det er ikke lenger behov for et fysisk papir eller å måtte skrive noe på et papir.
Dine leverandører sender fakturaene til en gitt e-postadresse hvorpå de tolkes og havner i Medius helt automatisk.
3. Kopi av faktura
Uten et fakturaflytsystem
Ta en kopi og legge kopien inn i leverandørmappen.
Dette gjøres ofte i tilfelle en papirfaktura skulle forsvinne.
Dette gjøres ofte i tilfelle en papirfaktura skulle forsvinne.
Med Medius AP Automation
Ingen ting.
Alle fakturaer havner i Medius og er søkbare, så det er ikke behov for verken kopi eller fysisk papir.
Alle fakturaer havner i Medius og er søkbare, så det er ikke behov for verken kopi eller fysisk papir.
4. Finne rett person
Uten et fakturaflytsystem
Gå rundt på kontoret og gi fakturaene til rett person.
Med Medius AP Automation
Ingen ting.
Fakturaene havner automatisk i innboksen til rett person inne i Medius AP Automatio. Når vedkommende logger seg på er fakturaene deres synlige og arbeidet kan begynne.
Dette kallesautomatisk distribusjon, og er et viktig aspekt for å oppnå høy grad av automatisering og øke effektiviteten.
Fakturaene havner automatisk i innboksen til rett person inne i Medius AP Automatio. Når vedkommende logger seg på er fakturaene deres synlige og arbeidet kan begynne.
Dette kallesautomatisk distribusjon, og er et viktig aspekt for å oppnå høy grad av automatisering og øke effektiviteten.
5. Verifisere faktura
Uten et fakturaflytsystem
Manuelt verifisere og dobbelsjekke at alt stemmer på fakturaen.
Med Medius AP Automation
Dersom det finnes et bilag for kostnaden, for eksempel en innkjøpsordre, leses disse inn i Medius AP Automation. Medius sjekker automatisk slik at alt på fakturaen samsvarer med det som står på innkjøpsordren. Eventuelle avvik flagges og du får et varsel om å se på dette avviket. Alt som stemmer trenger du ikke bruke tid på å sjekke. Dette går videre til ERP systemet ditt (med mindre du vil kontrollere alt via en sluttkontroll)
Å kunne automatisk tolke og matche en faktura er viktig for å få din touchless-grad, dvs. graden av fakturaer som kan gå gjennom systemet uten manuell håndspåleggelse eller menneskelig gjennomgang.
Å kunne automatisk tolke og matche en faktura er viktig for å få din touchless-grad, dvs. graden av fakturaer som kan gå gjennom systemet uten manuell håndspåleggelse eller menneskelig gjennomgang.
6. Kontere faktura
Uten et fakturaflytsystem
Kontér fakturaen manuelt.
Du må selv sørge for at du konterer alle linjer til rett konto.
Du må selv sørge for at du konterer alle linjer til rett konto.
Med Medius AP Automation
Ingen ting.Fakturaer blir automatisk kontert av Medius AP Automation. Riktig konto og beløp, per linje, gjøres automatisk med konteringsmaler. Riktige dimensjoner / kodedeler settes også per linje.
Har du store fakturaer og/eller regelmessige fakturaer kan du også lime inn kontering fra Excel.
7. Attestering
Uten et fakturaflytsystem
Forflytt fakturaen fysisk til personen for attestering.
Med Medius AP Automation
Ingen ting.Fakturaen havner automatisk i rett persons innboks inne i Medius AP Automation. Det fastsettes og settes opp en attersteringsflyt som sikrer at de rette personene kan attestere de riktige kostnadene.
I Medius AP Automation skjer attesteringen på linjenivå, dvs. at hver linje på en faktura kan gå til ulike personer samtidig for attestering.
8. Flytte faktura til regnskap
Uten et fakturaflytsystem
Flytt fakturaen tilbake til regnskap for bokføring.
Med Medius AP Automation
Ingen ting.Det er ingen fysiske papir og når fakturaen er endelig attestert, går den automatisk videre til ERP systemet hvor den blir bokført.
9. Sorter fakturaene numerisk
Uten et fakturaflytsystem
Sorter fakturaene i numerisk rekkefølge og legg dem inn i permer.
Med Medius AP Automation
Ingen ting.Alle fakturaer arkiveres i Medius AP Automation og er søkbare der.
10. PDF-fakturaer
Uten et fakturaflytsystem
Om du får en faktura på PDF må du både åpne e-postene og vedlegget. Deretter må du skrive ut fakturaene for å kunne ankomstregistrere den.
Med Medius AP Automation
Ingen ting.PDF fakturaen leses av den innebygde tolken i Medius AP Automation, Capture, og fakturaen legges inn i Medius automatisk.
11. Manuell matching av linjer
Uten et fakturaflytsystem
Hvis det er en varefaktura må du vanligvis slå opp innkjøpsordren i ERP systemet og matche pris og kvantum mellom innkjøpsordrelinjene og fakturalinjene.
Med Medius AP Automation
Ingen ting.Med integrasjon mellom Medius og ERP systemet ditt, hentes innkjøpsordrene dine automatisk til Medius AP Automation. Ligger disse i et separat system, hentes de derfra i stedet.
Når alle innkjøpsordrer er i Medius AP Automation sammenlignes den respektive fakturalinjen (varenummer, antall, pris osv.) med detaljene på innkjøpsordren. Hvis alt stemmer vil fakturaen gå fra Medius AP Automation til ERP systemet (eller til sluttkontrollen om du ønsker det).
12. Varemottak sjekk
Uten et fakturaflytsystem
Sjekk at rett antall varer er mottatt i henhold til bestilling og inngående faktura.
Har du en avsjekking i ERP systemet, eller ligger dette i et separat system hvor du må søke etter denne informasjonen?
Har du en avsjekking i ERP systemet, eller ligger dette i et separat system hvor du må søke etter denne informasjonen?
Med Medius AP Automation
Denne informasjonen ligger inne i Medius AP Automation. Hvis korrekt antall mottas vet Medius det og sammenligner antallet som er mottatt med antallet som står på fakturaen.Dersom disse stemmer, går fakturaen videre til ERP-systemet for bokføring.
13. Håndtere avvik
Uten et fakturaflytsystem
Håndtering av avvik mellom faktura og innkjøpsordre.
Hvis det er et avvik på fakturaen i forhold til innkjøpsordren, må du oppdatere innkjøpsordren eller gjør noe annet for å håndtere avviket?
Hvis det er et avvik på fakturaen i forhold til innkjøpsordren, må du oppdatere innkjøpsordren eller gjør noe annet for å håndtere avviket?
Med Medius AP Automation
I Medius AP Automation havner alle avvik og dedikerte personer håndterer disse. I noen tilfeller kan avvik godtas, mens andre avvises.Hva som skal skje for hvert avvik er noe vi bestemmer sammen.
For enkelte kunder skal avvik automatisk oppdatere både innkjøpsordrer og tilhørende salgsordrer i ERP systemet. Alt brukeren trenger å gjøre i Medius AP Automation er å trykke på godta eller avvis.
14. Distribuere kostnadsfakturaer
Uten et fakturaflytsystem
Distribuer kostnadsfakturaer til rett person.
Med Medius AP Automation
Dette skjer i stor grad automatisk i Medius AP Automation i dag.Les mer om dette her →
15. Kontering av fakturaer
Uten et fakturaflytsystem
Konter varefakturaer og kostnadsfakturaer på rett konto og med riktig kodedeler/dimensjoner.
Med Medius AP Automation
Ingen ting.Dette gjøres automatisk i Medius AP Automation.
16. Sammenligne kontraktsfaktura med kontrakten
Uten et fakturaflytsystem
Manuelt sammenligne med kontrakten hvis det er en kontraktsfaktura.
Med Medius AP Automation
Ingen ting.Kontraktsmodulen i Medius AP Automation sammenligner kontraktsfakturaen med kontrakten som fakturaen er basert på.
Vil du vite mer?
Medius AP Automation
Med Medius AP Automation sparer du tid ved å automatisk kontere fakturaene basert på historikk. Med markedets beste matchingsmotor for ordrebaserte fakturaer, matches automatisk fakturainformasjon mot innkjøpsordre, varemottak og avtaler basert på ulike opplysninger som linjeelementer, linjebeløp og fakturaens hodetotal.
Medius har også resultatdashbord og unike muligheter til benchmarking, som bidrar til kontinuerlig forbedring av fakturabehandlingsprosessen.
"Vi brukte Medius på fakturahåndtering for leverandørfaktura fra før, men nå er Medius integrert med FTV web og Visma Net, dermed blir det mer automatikk. Ordren som skapes i FTV web blir automatisk lest over i Medius og matches med fakturaen. Gevinsten er å spare tid på manuell håndtering og heller konsentrere seg om å finne ut av avvikene.
Fakturaflyten blir mye mer automatisert og sendes direkte til de ansatte som er satt opp til å godkjenne. Dashboardet i Medius gir også en indikasjon på hvor skoen trykker med tanke på manuelle håndteringer, og vi kan jobbe med workflowene slik at det blir mer effektivt over tid."
-Mette Arntzen Bjerke, Konsept- og digitaliseringsdirektør i Møller Eiendom
