Hvordan Medius AP Automation håndterer og effektiviserer hvert steg i arbeidet med leverandørfakturaer

Steg 1: Mottak av konvolutt med faktura, samt åpne den.

Steg 2: Ankomstregistrering av fakturaen. Stemple konteringsstempel og skrive/stemple fakturanummer på fakturaen, samt skrive inn fakturadetaljene i ERP systemet.

Disse to stegene håndteres automatisk av Medius AP Automation. Du trenger ikke lenger manuelt registrere en faktura for ankomst. Det er ikke lenger behov for et fysisk papir eller å måtte skrive noe på et stykke papir.

Dine leverandører sender fakturaene til en gitt e-postadresse hvorpå de tolkes og havner i Medius AP Automation.

Steg 3: Ta en kopi og legge kopien inn i leverandørmappen. Dette gjøres ofte i tilfelle en papirfaktura skulle forsvinne.

Alle fakturaer havner i MediusFlow og er søkbare, så det er ikke behov for verken kopi eller fysisk papir.

Steg 4: Gå rundt på kontoret og gi fakturaene til rett person.

Fakturaene som kommer inn i Medius AP Automation vil automatisk havne i rett persons innboks inne i Medius AP Automatio. Når vedkommende logger på Medius AP Automation er fakturaene deres synlige og arbeidet kan begynne.

Dette kaller vi automatisk distribusjon og er et viktig aspekt for å oppnå høy grad av automatisering og øke effektiviteten din.

Steg 5: Verifiser at alt stemmer på fakturaen.

Dersom det finnes et bilag for kostnaden et sted, for eksempel en innkjøpsordre, leses disse inn i Medius AP Automation og da kan Medius AP Automation automatisk sjekke slik at alt på fakturaen samsvarer med det som står på innkjøpsordren. Eventuelle forskjeller flagges som avvik og du som bruker får et varsel om at du må se på dette avviket. Alt som stemmer trenger du ikke bruke tid på å sjekke. Dette går videre til ERP systemet ditt (med mindre du vil kontrollere alt via den såkalte Sluttkontrollenl)


Å kunne automatisk tolke og matche en faktura er viktig for å få din touchless-grad, dvs. graden av fakturaer som kan gå gjennom systemet uten manuell håndspåleggelse eller menneskelig gjennomgang.

Steg 6: Konter fakturaen

Fakturaer blir automatisk kontert av Medius AP Automation. Riktig konto og beløp, per linje, gjøres automatisk. Riktige dimensjoner / kodedeler settes også per linje.

For kostnadsfakturaer kan konteringsmaler benyttes. Ved hjelp av disse slipper du manuelt å kontere hver linje.

Har du store fakturaer og/eller regelmessige fakturaer er det også mulighet for å lime inn kontering fra Excel.

Steg 7: Forflytt fakturaen fysisk til personen for attestering.

Fakturaen vil automatisk havne i rett persons innboks inne i Medius AP Automation. Det fastsettes og settes opp en attersteringsflyt i Medius AP Automation, som sikrer at de rette personene kan attestere de riktige kostnadene.

I Medius AP Automation skjer attesteringen på linjenivå, dvs. at hver linje på en faktura kan gå til ulike personer samtidig for attestering.

Steg 8: Flytt fakturaen tilbake til regnskap for bokføring.

Dette trinnet er ikke nødvendig med Medius AP Automation. Det er ingen fysiske papir og når fakturaen er endelig attestert, går den videre til ERP systemet hvor den til slutt blir bokført.

Vær oppmerksom på at fakturaen kan havne i det siste sluttkontroll-trinnet dersom du ønsker en siste sjekk av fakturaen før den bokføres.

Steg 9: Sorter fakturaene i numerisk rekkefølge og legg dem inn i permer.

Dette trinnet er ikke nødvendig. Alle fakturaer arkiveres i Medius AP Automation og er søkbare der.

Steg  10: Om PDF-faktura: åpne e-poster og vedlegg. Skriver du ut fakturaene for å kunne ankomstregistrere.

Hvis fakturaen kommer som PDF, kan den innebygde tolken i Medius AP Automation (kalt Capture) lese innholdet i PDF-fakturaen og legge inn fakturaen i Medius AP Automation automatisk.

Steg 11: Hvis det er en varefaktura, må du vanligvis slå opp innkjøpsordren i ERP systemet og matche pris og kvantum mellom innkjøpsordrelinjene og fakturalinjene.

Med Exsitec-integrasjon mellom Medius AP Automation og ERP systemet ditt, hentes innkjøpsordrene dine automatisk til Medius AP Automation. Ligger disse i et separat system, hentes de derfra i stedet.

Når alle innkjøpsordrer er i Medius AP Automation, kan Medius AP Automation sammenligne den respektive fakturalinjen (varenummer, antall, pris osv.) med detaljene på innkjøpsordren.

Hvis alt stemmer vil fakturaen gå fra Medius AP Automation til ERP systemet (eller til sluttkontrollen om du ønsker det).

Steg 12: Sjekk at rett antall varer er mottatt.

Har du en avsjekking i ERP systemet, eller ligger dette i et separat system hvor du må søke etter denne informasjonen?

Denne informasjonen ligger inne i Medius AP Automation og hvis korrekt antall mottas vil Medius AP Automation vite det og sammenligne antallet som er mottatt med antallet som står på fakturaen.

Dersom disse stemmer, går fakturaen videre til ERP systemet for bokføring.

Steg 13: Håndtering av avvik mellom faktura og innkjøpsordre.

Hvis det er et avvik på fakturaen i forhold til innkjøpsordren, oppdaterer du innkjøpsordren eller gjør noe annet for å håndtere avviket?

I Medius AP Automation er det et spesielt trinn hvor alle avvik havner og hvor utpekte personer håndterer disse. I noen tilfeller kan avvik godtas mens andre avvises. Hva som skal skje for hvert avvik er noe vi bestemmer sammen.

For enkelte kunder skal avvik automatisk oppdatere både innkjøpsordrer og tilhørende salgsordrer i ERP systemet. Alt brukeren trenger å gjøre i Medius AP Automation er å trykke på Godta eller Avvis.

Steg 14: Distribuer kostnadsfakturaer til rett person.

Dette skjer i stor grad automatisk i Medius AP Automation i dag. Les mer her om graden av automatisering du kan forvente av Medius AP Automation.

Steg 15: Konter varefakturaer og kostnadsfakturaer på rett konto og med riktig kodedeler/dimensjoner.

Dette kan gjøres automatisk i Medius AP Automation.

Steg 16: Sammenlign med kontrakten hvis det er en kontraktsfaktura.

Har du kontraktsfakturaer finnes det en kontraktsmodul i Medius AP Automation som hjelper til med å sammenligne fakturaen med kontrakten som fakturaen er basert på.