Hvordan kan du ta gode teknologivalg i 2024?

Vi legger bak oss et år med makroøkonomisk uro, global renteøkning, lavere vekstforventninger og økende energiutfordringer. Dette har gitt husholdninger og virksomheter økte kostnader og mer uforutsigbarhet. I tillegg har inntoget av generativ AI, med Chat GPT i spissen, vært en gamechanger. 

Mange står nå i en situasjon hvor de må gjøre noen systemvalg for å kunne møte fremtiden, med alle hyppige endringer, uforutsigbarhet og disruptions, på best mulig måte. 

For å sikre at du får god effekt av investeringen i nye systemer, deler jeg her noen tips til hva du må være bevisst på og hvordan du kan gå frem.

Vil du heller høre denne bloggen enn å lese selv?
Hør den på Spotify!

Du skal til skyen - men hva er målet ditt?

Spørsmålet er ikke lenger om du skal til skyen, men når!
Spørsmålet du skal stille deg er hva du skal oppnå når du går til skyen? 

Hva ønsker dere å oppnå? Hva er målet deres ved å gjøre dette?
Vi stiller alltid disse spørsmålene i våre kundedialoger hvor investering i nytt ERP system er tema.
Det høres kanskje banalt ut, men overraskende få har diskutert dette internt, og enda færre har konkrete mål som skal realiseres.

Noen kunder svarer at “Målet er å komme til skyen”.
Et ERP-system i skyen er ikke et mål i seg selv, men et godt fremtidsrettet verktøy for å nå dine mål. Rent teknisk er ERP-system i skyen kun stedet hvor løsningen ligger og hvordan du får tilgang til det (og det er fra hvor som helst så lenge du har internett). Videre unngår du kostnader for oppgraderinger, du får lavere driftskostnader og bedre sikkerhet. Dette er positive ting, men det er også selvfølgeligheter i dag.

Målet med en overgang til en skyløsning bør ha en forretningsmessig effekt, -en gevinst.
Et eksempel kan være å få flere salg per websidebesøk ved å gi en god kundeopplevelse gjennom bedre produktinformasjon på websidene.

Et annet eksempel kan være å minimere eller eliminere manuell tidsbruk på kundefakturering. Kanskje bruker dere 2 dager i måneden på å fakturere kundene fordi dere må samle alle ordre og timer som er registrert i løpet av måneden, og fordi priser for prosjektet (for ulike roller, timetyper som fastpris eller timepris) ikke håndteres automatisk i dag? 

Et siste eksempel kan være å sikre bedre innkjøpsbetingelser gjennom bedre innsikt i leverandørdata på tvers av ulike virksomhetsområder i et konsern.

Poenget er at du må se forbi det tekniske hvis du virkelig skal oppnå en effekt. Dette får du til ved å finne ut hva du skal oppnå, og knytte dette opp mot virksomhetens strategi.

Hva skal du prioritere her og nå?

For å sette riktig fokus må du vite hva som er det viktigste for din virksomhet i dag.
Det kan være flere ting dere ønsker å oppnå, men hva er viktigst og hva er minst tids- og ressurskrevende å oppnå?

En prioritering og oppdeling av et prosjekt er positivt fordi du kan:

     1. Redusere “trykket” på egen organisasjon, 
     2. Gjøre endringen raskere, 
     3. Enklere se effekten.

For å gjøre en god vurdering av hva som skal prioriteres bør du skaffe deg oversikt over dagens situasjon:

• Hvordan jobber dere i dag?
• Hva fungerer bra? Hva må videreføres?
• Hva bruker dere mye tid på?
• Hva gjør dere manuelt og hvor mye er automatisert?
• Hva kan dere standardisere? Hva må gjøres på samme måte som i dag?

Når du kobler dette opp mot målene som er satt finner du et “gap” mellom nåsituasjon og ønsket situasjon (mål).

Nøkkelpersoner fra ditt selskap må delta aktivt i prosjektet. Det er viktig å vurdere om disse personene har kapasitet til å være med i et slikt prosjekt.
Er dere inne i høysesong eller av andre grunner har få personer internt som kan bistå i et prosjekt?
Svaret på disse spørsmålene vil kunne endre prioritering og tidspunkt for prosjektet.

Tenk langsiktig

Bygg en grunnmur for videre systemvalg og gjør langsiktige vurderinger av noen grunnleggende elementer.

De fleste av våre kunder som laget en strategisk plan før vurderingen av nye systemer startet, har lykkes godt med investeringen. Med en strategisk plan mener jeg at hovedfokuset ikke er på funksjoner som f.eks import eller å opprette egne skjermbilder, men på hva dere vil oppnå av gevinster og hvordan. Noen funksjoner er selvsagt helt kritisk å ha med og må belyses som et krav, men mange detaljer er ofte en indikasjon på at fokuset er for mye på hvordan ting fungerer i dag, og ikke hva dere vil oppnå eller hva dere har behov for om 3 år.

Viktige vurderinger for å sikre en langsiktig tankegang:

• Er det mulig å integrere ERP-systemet på en god måte med andre systemer?
• Hvor mye investeres det i ERP-systemet fra produsenten sin side, spesielt med tanke på ny og viktig teknologi som kunstig intelligens og maskinlæring.
• Hvordan kan ERP-systemet skaleres? For eksempel transaksjonsmengde.
• Hvor godt kan ERP-systemet legge til rette for nye forretningsmodeller (fleksibilitet)?

Få med alle prisdrivere for løsningen og se det i et lengre perspektiv. Hvordan vil økt bruk av løsningen på grunn av vekst kunne påvirke kostnaden over tid? 

Dette gjør deg mer robust. Samtidig blir du mer dynamisk da du får en grunnmur som kan bygges på med ulike deler, avhengig av om dine behov endres.

Organiser dere for kontinuerlig utvikling

Endringer skjer hele tiden, både innen teknologi og i din virksomhet. Derfor må du rigge virksomheten din for å holde følge med disse endringene. Dette er ikke direkte knyttet opp mot et teknologi- eller systemvalg, men har mye å si for hvordan du kan se riktig effekt av de løsningene du tar i bruk. På denne måten kan du bedre evaluere beslutningen og innføringen av løsningene.

For å kunne henge med på alt som skjer og alle mulighetene som kommer i løsningen dere benytter, er det en stor fordel å ha prosess- og/eller systemeiere. Vi anbefaler å ha jevnlige møter både internt og med deres samarbeidspartnere, der operative og strategiske problemstillinger tas opp. Ha fokus på om dere jobber effektivt og tar i bruk løsningene dere har på en fornuftig måte.

Du bør ha minst en strategisk sparring med din samarbeidspartner i året, hvor fokus er om løsningene understøtter den ønskede retningen til virksomheten. Når vi våre mål eller hindrer løsningen oss i å utvikle som vi ønsker?

Operative sparringer knyttet til bruk av systemet bør gjøres fortløpende internt og minimum kvartalsvis med samarbeidspartneren din.

Oppsummert

I lys av økonomisk usikkerhet, global renteøkning, lavere vekstforventninger og økende energiutfordringer, står du overfor avgjørende valg når det gjelder teknologi i 2024. Overgangen til skyen er ikke lenger et spørsmål om, -men når. For å gjøre gode teknologivalg må fokus være på forretningsmessige effekter og konkrete mål, -ikke utelukkende på det tekniske.

Overgang til skyen skal være en strategisk tilnærming for å oppnå konkrete gevinster. Prioritering av prosjekter basert på dagens situasjon, identifisering av effektmål og aktiv deltakelse fra nøkkelpersoner er avgjørende for suksess. Du må ha en helhetlig tilnærming som ser forbi det rent tekniske. Klare mål og kontinuerlig evaluering vil bidra til at dere tar gode teknologivalg i en stadig skiftende forretningsverden.

NextStep - den enkleste måten å komme i gang med et ERP-system i skyen!

ABONNER PÅ ØKONOMBLOGGEN