Profesjonell verge Sigvald Bøe Eriksen ønsket å automatisere prosessen med logging og rapportering for å frigjøre tid.

Sigvald Bøe Eriksen jobber som profesjonell verge, og er medlem av PVI som er en interesseorganisisasjon for profesjonelle faste verger. PVI er en høringsinstans som også er medlem i Virke og SMB Norge. De har som formål å ivareta de profesjonelle vergenes interesser og rettigheter overfor Fylkesmannsembetene (FM), Justis- og beredskapsdepartementet (JD), Statens Sivilretts-forvaltning (SRF), og andre offentlige organer. 

Hva var hans tidligere utfordringer?

Sigvald har mange vergehavere tildelt fra Statsforvalteren i Rogaland. På daglig basis jobber han med utallige henvendelser fra det offentlige, i tillegg til private tjenesteytere. Alt må logges for å dokumentere time- og kostnadsbruk og for å ha en logg over alle hendelser for klientene.

Dette ble tidligere utført ved å benytte notat-app for deretter en gang i måneden å
overføre til en oversiktlig rapport i Excel. På sikt ble løsningen enormt tidkrevende da dette var en manuell prosess, men nødvendig for å kunne få oversikt og få frem dokumentasjon for grunnlag til faktura.

«Målet var å effektivisere prosessen med logging og rapportering for å få bedre tid til andre gjøremål i jobben.»

Rådgivning fra Exsitec

Sigvald brukte Office 365 Business fra før og hadde allerede nødvendig programvare uten at han tidligere hadde utnyttet mulighetene i denne pakken. Exsitec viste hvordan Sigvald kunne trekke dataene ut fra sin programvare via sharepoint, og automatisk formulere den på en måte som var presentabel for det respektive publikumet.

Sigvald kjenner Laura hos Exsitec fra bedriftsnettverket (BNI) og fortalte om at han hadde utfordringer med å holde oversikt på alle utgifter og rapporter. Det er naturligvis strenge rapporteringskrav i PVI da de er i en tillitsposisjon, som igjen gjør det utfordrende.

Laura forteller at konkret så har han en automatisert Power Pivot/Excel-løsning som trekker data direkte fra en SharePoint liste og transformerer den til flere forskjellige rapporter. Denne løsningen trekker ferske data og oppsummerer og organiserer dem i spesifiserte formater i forhold til de ulike rapporteringspliktene han har som profesjonell verge. Dette tok ham mange timer før vi automatiserte prosessen for ham.

"Jeg er veldig takknemlig for å ha fått så god hjelp til å lage en løsning som sparer meg for
utrolig mye arbeid og gir meg oversikt kontinuerlig - og ikke minst for å få slik fantastisk service og hjelp. Kanskje et lite prosjekt for Exsitec men som har stor betydning for min hverdag! Tusen takk!"

"Jeg tenkte i utgangspunktet at min lille bedrift ikke var av interesse for Exsitec. Etter å ha luftet mine utfordringer med Laura Landmark hos Exsitec skjønte jeg at også de små selskapene med de mindre prosjektene var viktige å hjelpe!"