Slik analyserer du deres behov for IT støtte 2022

Noen ganger kan det være vanskelig å se behovene sine og spesielt å oppdage dem tidlig. Ved å gjøre en behovsanalyse får du svar på hvilken innsats du trenger innen systemstøtte. En anbefaling er at du oppretter en prosjektgruppe med alle beslutningstakere som involveres, som administrerende direktør, finansdirektør, innkjøpssjef og IT-sjef.

I dette blogginnlegget går vi igjennom fire steg vi anbefaler for å gjøre en behovsanalyse av økonomiavdelingens IT-system:

1. Kartlegg tidligere kjøp av systemstøtte
2. Evaluer deres nåværende systemstøtte og arbeid med dem
3. Treff leverandører for å høre hvordan de ser på deres situasjon 
4. Sammenlign med hvordan andre gjør det

Vil du heller høre denne bloggen enn å lese selv?
Hør den på Spotify!

1. Kartlegg tidligere kjøp av systemstøtte

Ved å bruke matrisen under kan du kartlegge og få et tydelig bilde av hvordan din situasjon angående systemstøtte knyttet til økonomiavdelingen ser ut for øyeblikket. Sørg for å samle inn data fra hver avtale/kontrakt.

Få et helhetsbilde av deres nåværende IT løsninger knyttet til din økonomiavdeling og behovene du har i dag. Sørg for å fylle ut alle leverandører du kjøper IT løsninger av i dag og de økonomispesifikke aktivitetene som er knyttet til hvert system.

Deretter kvantifiserer du aktivitetene i enten tid eller penger. Ikke glem å oppgi hvilken innsats du selv gjør med interne ressurser og den innsatsen du kjøper fra andre.

2. Evaluer deres nåværende systemstøtte og arbeidet med dem

For å evaluere det nåværende arbeidet med systemstøtte løsninger kan det være en god start å finne frem og svare på spørsmål for å få et godt bilde av nåsituasjonen.

Eksempel på spørsmål: 

• Har vi mål for vårt systemmiljø?
• Hvordan fungerer vårt systemmiljø idag, hvordan er det bygget opp? 
• Hvilke ressurser har vi på området, internt og eksernt? 
• Hvilken effekt og resultat vil vi oppnå med vårt systemmiljø? 
• Hvor prioritert er spørsmålet for vår ledelse/politikken i vår organisasjon?
  
  

3. Treff leverandører for å høre hvordan de ser på deres situasjon

Ta deg tid til å møte forskjellige leverandører. Gjennom dette får du en bedre forståelse av hvem de ulike aktørene er og hva deres løsninger kan støtte din økonomiavdeling med. Selv om det kan virke tidkrevende å møte flere av de store aktørene på markedet, er dette godt investert tid for deg. Du får bedre kunnskap om, og innsikt i, hva som faktisk tilbys på markedet, slik at du kan stille relevante krav og identifisere og vurdere merverdien av ulike tiltak. Eksempler på spørsmål du kan stille leverandøren:

• Hvilke løsninger vil og kan leverandøren leverere til dere og hvorfor?
• Hvordan jobber leverandøren med å identifisere og beskrive sammenhengen mellom deres systemmiljø og økonomiavdelingens prestasjon ? 
• Hvordan skal leverandøren bli kjent med dere og deres virksomhet? 
• Hvordan kvalitetssikrer leverandøren sine tjenester? 
• Hvilken merveri kan leverandøren tilføre? 
• Hvilken effekt på lønnsomheten kan leverandørens tjenester gi?

4. Sammenlign med hvordan andre gjør

En viktig del i å oppdage behov er å se på hvordan andre virksomheter gjør det. Gjennom det kan dere få inspirasjon til hvordan dere kan effektivisere deres virksomhet med bedre systemløsninger. 

Spør hvordan andre bedrifter jobber idag og hvilke utfordringer de har. Det kan være bra å besøke både bedrifter som ligner deres egen og de som skiller seg fra deres viksomhet.

Et tips er å se på referansecase fra ulike leverandører der dere både kan lese om hvordan andre selskap benytter systemstøtte for økonomiavdelingen.