9 grep de beste tar for å få mer ut av ERP
En guide som hjelper deg å utnytte ERP-systemet deres, og sikrer at dere får maks verdi ut av løsningen dere har anskaffet.
Et ERP-system er bare så bra som måten dere bruker det på
Mange virksomheter har allerede systemene de trenger for å jobbe smartere. Utfordringen er å få nok ut av dem.
Kanskje bruker dere fortsatt tid på oppgaver som kunne vært automatisert. Kanskje registreres den samme informasjonen i flere systemer. Kanskje bruker dere mye tid på å lage rapporter, men for lite på å bruke innsikten.
Eller kanskje dere rett og slett har vokst fra måten dere jobber på.
Da er det på tide å se nærmere på hva systemene faktisk kan gjøre for dere.
I denne guiden deler vi ni grep som kan hjelpe dere med å få mer ut av ERP, systemlandskapet og menneskene som bruker dem.
9 grep de beste tar for å få mer ut av ERP
Et godt ERP-system kan gi virksomheten bedre kontroll, mer effektive prosesser og bedre beslutningsgrunnlag. Men systemet alene skaper ikke gevinstene. Forskjellen ligger i hvordan dere bruker det.
Gjennom arbeidet med virksomheter i ulike bransjer og med ulike behov har vi sett noen tydelige fellestrekk. De som lykkes best, er ikke nødvendigvis de som har flest funksjoner eller det mest avanserte systemet. Det er de som er best på å utfordre gamle arbeidsmåter, automatisere det som kan automatiseres, koble sammen systemer, bruke data og utvikle kompetansen i organisasjonen.
Vi har samlet ni av de viktigste kjennetegnene:
1. Sett ambisiøse mål
Ikke bare forbedre dagens prosesser, utfordre dem.
Et ERP-prosjekt starter ofte med en liste over problemer som skal løses. Bedre oversikt. Mindre manuelt arbeid. Et nytt rapporteringsverktøy.
Det er gode mål. Men de beste spør et hakk videre:
Hva kan vi faktisk oppnå hvis vi tenker helt nytt?
Hvis målet bare er å forbedre dagens arbeidsmåte litt, er det fort gjort å digitalisere gamle prosesser. De største gevinstene kommer når dere tør å utfordre hvordan arbeidet gjøres.
-
Kan en prosess som tar én dag, gjøres på en time?
-
Kan en oppgave som krever tre personer, automatiseres?
-
Kan dere håndtere flere kunder uten tilsvarende økning i administrasjonen?
Still dere selv spørsmålet:
Hva ville vi gjort annerledes hvis vi ikke var bundet av måten vi jobber på i dag?
De beste bruker ERP til å endre hvordan de jobber, ikke bare til å digitalisere dagens arbeidsmåte.
2. Let etter tidstyvene
Det som tar fem minutter hver dag, kan bli mange timer i løpet av et år.
Hvor mye tid bruker dere på oppgaver som egentlig ikke skaper verdi?
Det kan være en manuell registrering, et Excel-ark, en kontroll som må gjøres flere ganger eller informasjon som kopieres fra ett system til et annet. Det er ofte her forbedringsmulighetene ligger.
En god måte å finne tidstyvene på er å følge en prosess fra start til slutt.
Se etter:
- Informasjon som registreres flere ganger
- Manuelle kontroller
- Unødvendige godkjenninger
- Excel-filer som brukes ved siden av systemene
- Prosesser som krever mye oppfølging
- Oppgaver som stopper opp fordi noen må gjøre noe manuelt
Det som bare tar «noen minutter», kan bli mange timer når oppgaven gjentas hver dag, av mange ansatte.
De beste leter systematisk etter friksjon i arbeidsprosessene.
3. Bruk ERP som en plattform for utvikling
ERP skal støtte utviklingen av virksomheten, ikke begrense den.
Et ERP-system skal støtte virksomheten. Det betyr ikke at alt må skreddersys, men heller ikke at dere skal presse alle arbeidsprosesser inn i systemets standardfunksjonalitet.
De beste virksomhetene finner en god balanse mellom standardisering, tilpasning, integrasjoner og automatisering.
Standardfunksjonalitet kan gi enklere forvaltning og mer forutsigbar videreutvikling. Samtidig kan integrasjoner og tilleggsløsninger være riktig når dere har behov som ikke bør løses i ERP-systemet alene.
Ikke bare spør:
«Hva kan systemet gjøre?»
Spør heller:
«Hvordan bør vi jobbe, og hvordan kan systemene støtte den arbeidsmåten?»
ERP-systemer utvikler seg. Det gjør virksomheten deres også.
De beste ser på ERP som noe som skal utvikles sammen med virksomheten, ikke som en ferdig løsning.
4. Bruk data til mer enn rapportering
Det er ikke mengden data som skaper verdi. Det er hva dere gjør med den.
De fleste virksomheter har tilgang til mer data enn de klarer å utnytte.
Utfordringen er sjelden mangel på informasjon. Utfordringen er å gjøre informasjonen nyttig. Hvis ansatte bruker mye tid på å hente ut data, kontrollere tall og lage rapporter, blir det mindre tid til å analysere hva tallene faktisk betyr.
De beste automatiserer rapporteringen der det er mulig og bruker mer tid på innsikt.
Gå fra dette:
Hva har skjedd?
til dette:
Hvorfor skjedde det, og hva bør vi gjøre nå?
Et godt beslutningsgrunnlag handler ikke bare om å ha riktige tall. Det handler om å gjøre tallene tilgjengelige, forståelige og relevante.
De beste bruker data til å ta bedre beslutninger, ikke bare til å dokumentere gamle.
5. Koble systemene sammen
ERP er en viktig del av systemlandskapet, men sjelden den eneste.
Virksomheten har kanskje også CRM, nettbutikk, lønnssystem, lagerløsning, prosjektverktøy, betalingsløsninger eller rapporteringsverktøy.
Når disse systemene ikke snakker sammen, oppstår det ofte unødvendig manuelt arbeid.
Informasjon må registreres flere ganger. Data må kontrolleres. Filer må eksporteres og importeres.
Og ansatte blir mellomleddet mellom systemene.
En god integrasjon kan gi mindre manuelt arbeid, færre feil, bedre datakvalitet og oversikt. Med moderne integrasjonsteknologi og åpne API-er er det ofte mulig å koble sammen systemer langt enklere enn tidligere.
Tenk helhetlig:
Hvordan kan systemene våre fungere bedre sammen, i stedet for at mennesker må fungere som integrasjonen mellom dem?
De beste ser på hele systemlandskapet, ikke ERP isolert.
6. Gjør det enkelt å jobbe, uansett hvor arbeidet skjer
Gode systemer skal fungere der de ansatte faktisk jobber.
Arbeidsplassen er ikke nødvendigvis et fysisk kontor.
Ansatte jobber fra kontoret, hjemmefra, ute hos kunder, på reise og på farten. Da må systemene fungere på samme måte.
Informasjonen må være tilgjengelig. Prosessene må være digitale. Og løsningene må være sikre.
Men det handler også om brukeropplevelse.
Hvis det er tungvint å gjøre en oppgave digitalt, vil ansatte ofte finne egne snarveier. Det kan føre til lokale Excel-filer, manuelle rutiner og informasjon som havner utenfor systemene.
Et godt kontrollspørsmål:
Er det like enkelt å gjøre jobben riktig digitalt som å finne sin egen snarvei?
Hvis svaret er nei, har dere sannsynligvis et forbedringsområde.
De beste gjør det enkelt å gjøre ting riktig, uansett hvor arbeidet skjer.
7. Automatiser oppgavene som ikke trenger mennesker
Ikke spør bare «kan vi gjøre dette raskere?» Spør «må vi gjøre dette manuelt?»
Ikke all automatisering handler om avansert teknologi. Ofte er det de små tingene som gir de største gevinstene. Se på oppgavene som gjentas hver dag:
- Registrering
- Godkjenning
- Avstemming
- Varslinger
- Fakturahåndtering
- Oppfølging
- Rapportering
- Dataflytting mellom systemer
En prosess som gjentas ofte + krever manuell innsats + følger faste regler = en god kandidat for automatisering.
Automatisering frigjør ikke bare tid. Det kan også redusere feil og gjøre virksomheten mindre avhengig av at enkeltpersoner husker å gjøre bestemte oppgaver.
De beste automatiserer for å skape mer tid til oppgaver som faktisk krever mennesker.
8. Invester i menneskene
Et godt system skaper ikke verdi hvis de ansatte ikke får brukt det riktig.
Et ERP-system kan være aldri så bra. Hvis de ansatte ikke vet hvordan de skal bruke det, får dere likevel ikke fullt utbytte.
Derfor stopper ikke kompetansearbeidet når ERP-systemet er implementert.
Nye funksjoner kommer til. Arbeidsprosesser endres. Virksomheten vokser. Nye medarbeidere begynner.
De beste sørger for at ansatte:
- Forstår hvordan systemene støtter arbeidsprosessen
- Kjenner funksjonene de faktisk trenger
- Vet hvordan de kan jobbe mer effektivt
- Kan finne informasjonen de trenger selv
- Får hjelp når de står fast
- Kan foreslå forbedringer
Ansatte som kjenner systemene godt, oppdager også lettere nye muligheter.
De beste investerer ikke bare i systemet. De investerer i menneskene som skal få verdi ut av det.
9. Mål effekten og finn neste forbedring
ERP-prosjektet er ikke ferdig når systemet er satt i drift.
Det er da dere skal begynne å hente ut gevinstene.
-
Har dere redusert manuelt arbeid?
-
Har dere fått bedre datakvalitet?
-
Har faktureringen blitt raskere?
-
Har dere bedre oversikt over lønnsomheten?
-
Har de ansatte fått en enklere arbeidshverdag?
Definer noen konkrete mål før eller under implementeringen, og følg dem opp etterpå.
Når dere har nådd målet, spør:
Hva kan vi forbedre nå?
Kanskje er neste steg en ny integrasjon. Mer automatisering. Bedre rapportering. Opplæring. Eller kanskje dere oppdager at en prosess bør bygges på en helt annen måte.
De beste ser ikke på ERP som et engangsprosjekt.
De jobber kontinuerlig med å få mer verdi ut av systemene sine.
Kort oppsummert: Dette gjør de beste
De setter ambisiøse mål
De bruker ERP til å skape reelle forbedringer, ikke bare digitalisere gamle arbeidsmåter.
De leter etter tidstyvene
De identifiserer manuelle oppgaver, unødvendige kontroller og prosesser som skaper friksjon.
De utvikler måten de jobber på
De ser ERP som en plattform som skal utvikles sammen med virksomheten.
De bruker data aktivt
De går fra rapportering til innsikt og bedre beslutninger.
De kobler systemene sammen
De sørger for at informasjon flyter mellom ERP og resten av systemlandskapet.
De gjør det enkelt å jobbe
De sørger for at systemene fungerer der arbeidet faktisk skjer.
De automatiserer
De lar systemene håndtere oppgaver som ikke trenger menneskelig involvering.
De utvikler kompetansen
De sørger for at ansatte får maksimalt ut av systemene.
De forbedrer kontinuerlig
De måler effekten, lærer av erfaringene og finner neste forbedring.
ERP handler om mer enn ERP
Det finnes ikke én løsning eller én oppskrift som passer alle virksomheter. Behovene deres avhenger av hvordan dere jobber, hvilke utfordringer dere har, hvilke systemer dere allerede bruker og hvor dere ønsker å være i fremtiden. Derfor bør spørsmålet ikke bare være:
«Hvilket ERP-system skal vi ha?»
Det bør være:
«Hvordan skal mennesker, prosesser, data og teknologi fungere sammen for at vi skal nå målene våre?»
Det er utgangspunktet for å skape et systemlandskap som faktisk gir verdi.
Hvor kan dere hente ut mer verdi?
Kanskje har dere allerede systemene dere trenger. Kanskje er det en prosess som bør automatiseres, en integrasjon som mangler eller data som kan brukes bedre. Eller kanskje er tiden inne for å se på ERP-løsningen på nytt. Uansett hvor dere står, er neste forbedring ofte nærmere enn dere tror.
Exsitec hjelper virksomheter med å utvikle systemstøtten sin, fra ERP og økonomi til integrasjoner, automatisering, analyse og andre forretningssystemer.
Making IT work together.
Ta kontakt med oss for en uforpliktende prat om hvordan dere kan få mer ut av systemene og arbeidsprosessene deres.
