Slik lager du kravspesifikasjon til nytt lønnssystem
6 steg til rett lønnssystem
Et moderne lønnssystem gjør jobbhverdagen enklere, både for økonomiansvarlige og resten av de ansatte. Men hvordan finner dere det beste lønnssystemet for akkurat deres bedrift?
I denne guiden går vi gjennom seks steg som hjelper dere frem til en kravspesifikasjon dere kan innhente tilbud på, uten ubehagelige overraskelser underveis.
Steg 1: Gjør grundig forarbeid
Et nytt lønnssystem er en beslutning som påvirker bedriften i lang tid fremover, gjerne fem til ti år. Legges det til tilpasninger underveis fordi noe ble glemt i starten, kan det fort bli både dyrt og tidkrevende.
Sett av god tid til forarbeidet, og involver de riktige menneskene tidlig. Det handler ikke bare om økonomiavdelingen. HR, ledere og gjerne noen av de ansatte som bruker systemet i det daglige bør også få si sitt. Jo flere perspektiver dere samler inn nå, desto færre overraskelser dukker opp når systemet skal tas i bruk.
Et godt utgangspunkt er å sette ned en liten arbeidsgruppe med ansvar for kravspesifikasjonen, og en tydelig tidsplan for når dere skal ha innhentet og vurdert tilbud.
Steg 2: Kartlegg hva bedriften faktisk trenger
Se nærmere på bedriftens rutiner. Hva bruker dere mye tid på i dag? Hvor oppstår feilene? Hvilke utfordringer venter dere å møte etter hvert som bedriften vokser eller endrer seg?
Ta ikke bare utgangspunkt i det som mangler i dagens system. Tenk også over hva som fungerer godt, og som dere ønsker å ta med videre til det nye.
Jo tydeligere svar dere har her, desto mer presis blir kravspesifikasjonen. De fleste bedrifter som ender opp med kostnader utover budsjett, har rett og slett ikke avklart behovene godt nok i forkant. Vær spesifikke, og sett en klar målsetting for hva dere ønsker å oppnå med det nye systemet.
Still dere selv noen konkrete spørsmål:
- Bruker dere for mye tid på manuell rapportering og avstemming?
- Vil dere luke bort unødvendige feil og redusere risikoen for lønnsavvik?
- Trenger dere et system som er tilgjengelig i skyen, fra en hvilken som helst enhet?
- Har dere ansatte i flere land, med ulike regelverk å forholde dere til?
- Kommer bedriften til å vokse mye de neste årene, og tåler systemet den veksten?
Steg 3: Sett krav til lønnsfunksjonalitet
Vurder hvilke funksjoner systemet må ha for å dekke bedriftens behov, både i dag og fremover:
- Effektiv transaksjonshåndtering, slik at store mengder data kan behandles raskt og korrekt
- Støtte for særegne regler og tariffavtaler i bransjen dere opererer i
- Enkel og oversiktlig rapportering, gjerne med ferdige maler for de rapportene dere bruker mest
- Effektiv registrering og behandling av data som lønn, timer, naturalytelser, pensjon, fagforeningstrekk, reiser og fravær
- God datasikkerhet, dokumentasjon og sporbarhet, slik at dere alltid kan vise hvordan et lønnsoppgjør har blitt til
- Automatisk oppdatering ved endringer i lov- og avtaleverk, slik at dere slipper å følge med på dette manuelt
Tenk gjennom hvilke av disse punktene som er kritiske for dere, og hvilke som er "kjekt å ha". Det gjør det lettere å prioritere riktig når dere sammenligner tilbud.
Steg 4: Sett krav til brukervennlighet
Skal implementeringen gå smertefritt, må systemet være enkelt å ta i bruk for alle ansatte, ikke bare for økonomiavdelingen. Sjekk om systemet:
- Har et brukervennlig design de ansatte kan navigere i uten mye opplæring (be om en demo av systemet, eller kontakt andre bedrifter for å høre om deres erfaringer)
- Er enkelt å sette opp og tilpasse etter bedriftens egne rutiner
- Kan integreres med andre systemer dere allerede bruker, som HR-system, reiseregningssystem og timesystem
- Er kompatibelt med programvare dere bruker daglig, som Word og Excel
- Er tilgjengelig på mobil, nettbrett og andre bærbare enheter, slik at ansatte kan sjekke lønnsslipp og registrere fravær der de er
Be gjerne om å få teste systemet selv i praksis, ikke bare se en demo som leverandøren styrer. Det er ofte da de virkelige svakhetene og styrkene kommer frem.
Steg 5: Sett krav til leverandør
Et nytt lønnssystem betyr også et nytt leverandørsamarbeid, gjerne for mange år fremover. For å unngå feil som går utover ansattes pensjon, lønn og skatt, bør dere velge en leverandør med lang erfaring og solid faglig kompetanse på fagfeltet.
Se etter en leverandør som:
- Kan vise til lignende kundehistorier, gjerne fra samme bransje eller størrelse på bedrift som dere
- Har godt rennommé og anbefales av andre bedrifter
- Bistår med både implementering, opplæring og løpende drift og support
- Tilbyr både standardsystemer og komplette lønns- og personalsystemer, slik at dere kan vokse med samme leverandør
- Har en tydelig plan for hvordan support fungerer i praksis, og hvor raskt dere kan forvente svar ved problemer
Spør gjerne leverandøren om referansekunder dere kan snakke direkte med. Det gir et mer ærlig bilde enn markedsføringsmateriell.
Steg 6: Sett krav til pris
Når kravspesifikasjonen er klar, er det tid for å innhente tilbud fra aktuelle leverandører. Vær på vakt hvis tilbudet inneholder mange forbehold. Det kan bety at kravspesifikasjonen ikke har vært tydelig nok, og at leverandøren ikke helt vet hva som faktisk kreves. Da blir det vanskelig å holde kontroll på totalkostnaden når prosjektet er i gang.
Sjekk at:
- Prisen på opplæring er inkludert i kontrakten, og at det er tydelig hva opplæringen faktisk omfatter
- Brukerstøtte er klart priset, og at dere vet hva som er inkludert i den løpende avtalen
- Dere har bedt om honorarer på alle typer tjenester dere kan få behov for, som prosjektledelse, konsulenttjenester og servicearbeid
- Det finnes en plan for hva som skjer dersom prosjektet tar lengre tid enn planlagt
Sammenlign gjerne tilbudene på totalkostnad over flere år, ikke bare oppstartsprisen. Mange lønnssystemer har lave etableringskostnader, men høyere driftskostnader over tid.
Oppsummering
Jo mer arbeid dere legger i forarbeidet, desto enklere blir det å få et skreddersydd lønnssystem som faktisk fungerer for bedriften deres, både i dag og når dere vokser videre.
Amesto Solution leverer Payroll, Norges mest brukte lønnssystem, til bedrifter i alle størrelser og bransjer med ulike behov. Vi hjelper dere gjerne med å finne et moderne og funksjonsrikt lønnssystem som sikrer korrekt lønnsutbetaling, og som gir dere full kontroll over ansattes utgifter, fravær og ferie.
Har dere spørsmål om våre lønnssystemer? Ta gjerne kontakt for en hyggelig og uforpliktende prat.
Book uforpliktende demo av lønnssystemet Payroll
