Slik implementerer vi Payroll
Å bytte lønnssystem kan virke komplisert, men det trenger det ikke å være. I vår guide viser vi deg hvordan vi hjelper kunder med å gå over til Payroll tryggt, enkelt og effektivt.
Slik sikrer vi en enkel og trygg onboarding
Vi forstår at ulike kunder har ulike behov og ulike utfordringer, og det viktigste for oss er at du som kunde skal føler deg hørt og ivaretatt i implementeringsfasen.
I salgsfasen kartlegger vi nøye utfordringer dere har i dag, og i under oppstart jobber våre konsulenter tett opp mot deg som kunde. Ved å bli trygg i systemet blir overgangen enklere for alle parter. Derfor investerer vi tid under opplæring på å trygge deg, slik at du kan jobbe på egen hånd etter første lønnskjøring i nytt system. Nettopp i krysningen av teknologi og personlig tilnærming ligger styrken i det vi mener er fremtidens lønnssystem.
Kjekt å vite før du kjøper Payroll
I Payroll vil du kunne kjenne igjen mye av den kompetansen og erfaringen du som lønnsmedarbeider har opparbeidet deg, vekslet inn i et intuitivt og effektiviserende lønnssystem. Fortrinnet med Payroll er at det er bygget på brukerinnsikt fra deg som jobber med lønn til daglig.
Selv om løsningen i seg selv er høyteknologisk, trenger du ikke være høyteknologisk for å bruke det. Manuelle oppgaver har blitt automatisert, og avanserte sammenstillinger har blitt enklere. Hele systemet fokuserer på å gjøre din arbeidshverdag litt bedre allerede ved oppstart av samarbeid; gjennom brukerfokusert og kompetent implementeringssupport.
Ønsker du å lese mer om lønnssystemet Payroll? Mer informasjon finner du her.
Hvordan foregår implementeringsprosessen?
Under salgsfasen bruker vi den første tiden på å bli kjent med deg og din bedrift. I denne fasen kartlegger vi blant annet:
- Hvilke utfordringer ønsker du adressert, og hvilket effektivisering- spotensiale mener dere er viktig å få realisert?
- Hvilke støttesystemer og/eller tredjepartssystemer bruker dere i dag?
- Hva er viktig for å sikre en sømløs hverdag og hvordan kan dere bruke lønnssystemet på best mulig måte for deres behov?
- Hvordan er kompleksiteten i dagens arbeidsmetodikk? Hvordan kan vi forbedre denne?
Etter avtale er inngått sender prosjektleder over fremdriftsplan for implementering. Deretter går vi sammen gjennom sjekklister og kontrollspørsmål for å sikre at informasjon ikke går tapt.
For større og mer komplekse virksomheter kan prosessen være noe mer omfattende, da slike prosesser gjerne innebærer mer testing og tilpasninger.
4 steg til vellykket implementering av lønnssystemet
Enhver onboarding er sentrert rundt elementær opplæring. Vi skjønner godt at nye systemer kan være vanskelig å sette seg inn i, derfor bruker vi mye tid på denne delen.
Vår tilnærming er tålmodig og forståelsesfull og vårt mål er å sikre en god implementering, lære deg viktige funksjoner og gi deg verktøyene for å mestre lønnssystemet. Underveis tilrettelegger vi for individuelle læringsbehov og gir deg egne oppgaver, slik at du får jobbe deg inn i systemet selv.
Steg 1: Oppstart og migrering av data
Før oppstart er det viktig at du rydder opp i eksisterende data i ditt lønnssystem. Vi gir deg sjekklister over hva du bør gjøre. Dataene blir så migrert til Payroll eller vi tar uttrekk og innlesing av ansatte (avhengig av tidligere lønnssystem). Etter dette har vi opplæring i:
- Aktivere ett selskap i Visma Net.
- Gi aktuelle personer i prosjektet tilganger til klient.
- Selskapsinnstillinger
- Opprettelse av ansatte og faste transer
- Gjennomgang av kontoer, kontotyper og oppsett lønnsarter.
Steg 2: Kvalitetssjekk og nye moduler
Visma Net Expense og Visma Net Calendar er kanskje moduler du ikke har benyttet tidligere, men de er en del av Payroll. Disse kan gi deg, ledere og dine ansatte en effektivisering av hverdagen. Vi gir deg en gjennomgang av standard modulene og gir deg råd i hvordan du kan benytte disse i din bedrift
- Bistand og kvalitetssjekk av data fra forrige steg
- Kalkulering av lønn og retroaktive verdier
- Gjennomgang av Visma Net Expense.
- Gjennomgang av Visma Net Calendar.
Steg 3: Avstemming og rapporter
For å ha riktig lønn fra første dag er det viktig å avstemme lønningene. Dette gir lønningsleder trygghet på at Payroll er klart til bruk. Vi bistår og gir opplæring i:
- Hvordan avstemme lønn i Payroll mot tidligere lønnssystem og avstemme inngående saldoer som for eksempel feriepenger.
- Kontroll av regnskapsbilag.
- Kontroll av bankliste.
- Kontroll av lønnsslipper.
- Tilgang til Visma Net for de ansatte
- Approval og godkjenningsflyt
Steg 4: Lønnskjøring
Våre konsulenter følger deg hele veien og kjører første lønnskjøring sammen med deg.
- Innsending og kontroll av A-melding
Hvor lang tid tar det å implementere Payroll?
Normalt starter en implementering rett etter en lønnskjøring i ditt gamle system. I løpet av måneden er vi klar med neste kjøring inne i Payroll.
Bedrifter kan ha ulike behov avhengig av deres virksomhet og behov for integrasjoner. Noen ønsker mer testing og prøving, mens andre er i gang ganske kjapt. Vi tilpasser det etter deres behov.
Dere styrer selvfølgelig tempoet
Det er tross alt dere som skal bruke systemet, og uten god onboarding kan viktig funksjonalitet glippe. Med Payroll får du tilgang til automatiserte effektive løsninger som kan bety mye for deg. Komplekse (eller manuelle) oppgaver er byttet ut med smidige, brukervennlige og automatiske prosesser. Løsningen er skalerbar og kostnadsorientert.
Du har tilgang til alt du trenger, når du trenger det. Godkjenning kan skje på farten, enten du er leder eller lønningsansvarlig. Med en personlig konsulent vil du oppleve transparent og trygg kommunikasjon. Visma oppdaterer Payroll på jevnlig basis slik at du alltid er oppdatert. Vi forholder oss til databehandleravtale og overholder gode retningslinjer hva angår GDPR.
Vi skjønner at det kan føles litt overveldende å bytte lønnssystem, men med riktig veiledning og individuelle tilpasninger opplever i hvert fall vi at kundene våre raskt finner seg til rette i Payroll.
Implementering gjort trygt, raskt og effektivt.
