Informasjon og tips til deg som er Payroll-kunde

Ønsker du bistand til avstemming?  

Vi bistår gjerne med avstemming i et konsulentoppdrag om ønskelig. Meld inn oppdrag ved å klikke på knappen under. Oppgi gjerne når dere avstemte sist og når neste avstemming ønskes utført for at dette kan planlegges best mulig med våre konsulenter.

Behov for opplæring, bistand til lønnskjøring, korrigering av lønn, avstemming eller annet? 

Har du behov for bistand til en lønnskjøring, korrigering av lønn, avstemming eller annet du trenger bistand til med konsulent? Da meldes dette som et oppdrag direkte via linken under i vår kundeportal.

I kundeportalen har du også oversikt over alle dine saker hos oss. Legg gjerne inn informasjon om hva du ønsker bistand til, tidspunkt for når det er ønskelig med slik bistand og annet du vil at våre konsulenter skal vite om i forkant.  

Vi ønsker alle våre kunder en finfin ettersommer og høst når den tid kommer 😊 

Info om utbetaling av feriepenger i Payroll - samleside for veiledninger 

Mange utbetaler feriepengene i juni, og straks er vi der. Litt ekstra innsats fra lønningsansvarlig blir det gjerne, men så blir det også gjerne mange fornøyde ansatte som forventningsfulle ser fram til velfortjent ferie og er takknemlige for å ha en som ordnet med feriepengeutbetalingen. Kjekt er det da at de ansattes konti viser korrekt beløp. Hvem har ikke hørt om familieoverhodet som ikke fikk bestilt billetter i tide til hele familien og måtte avlyse hele turen på grunn av misforståelser/feil ubetaling?  Forresten, det kan jo ha vært planlagt av overhodet selv, det bør ikke være lønningsansvarliges feil og er det som regel heller ikke med flinke lønningsansvarlige 😊 

Vi anbefaler at du får bistand fra konsulent første gang dere skal utbetale feriepenger via Payroll, da prosessen kan være ny og annerledes enn tidligere. Du kan booke bistand via knappen nedenfor. Samtidig er ofte trykket på vår support større i dette tidsrommet, og du vil nok oppleve lenger ventetid enn vanlig. 

Visma har samlet alle relevante veiledninger relatert til feriepenger på et sted. Lagre den gjerne som en favoritt i din nettleser.

Ønsker du bistand til feriepengeutbetalingen? Du kan enkelt booke konsulentoppdrag i vår kundeportal;

1. Logg inn i kundeportalen
2. Velg "book konsulent"
3. Finn en dato og tid som passer for deg

Husk å oppgi om dere ønsker bistand i ett eller flere selskap og oppgi når feriepengene skal være utbetalt på konto.

Feriepenger i Payroll – læringsplan  

Vi anbefaler Vismas læringsplan for feriepenger. Var det nå du burde hente deg en kaffe om du ikke allerede har gjort det og kjøre denne gjennom? Kan hende også på en roligere plass enn ellers og gjerne slik at du kan bli uforstyrret en stund, det skader aldri. 

Se Vismas læringsplan for feriepenger i Payroll. 

Registrering av supportsaker og oppdrag

Vi ønsker at saker og oppdrag i forbindelse med Payroll meldes inn via kundeportalen vår. Her kan du bestille dato og tid i forhold til hva som passer deg, og du får god oversikt over status på dine saker. De finner innloggingen til kundeportalen via knappen "kundeportal" i menyen.

I en del tilfeller må vi melde supportsaker videre til Visma. Da ber Visma ofte om både firmanavn og organisasjonsnummer som en sikkerhet. Mange av våre kunder kjører lønn for flere selskaper og vi må derfor etterspørre hvilket firma sakene gjelder. Dersom dere har flere selskap og gir oss supporttilgang, er det flott om vi får opplyst hvilket firma saken gjelder. Sender dere dette med når saken registreres, så sparer vi tid for alle parter.  

Huldt & Lillevik Cloud Oppslagslisens stenges 30. juni 2025

Vi minner nok en gang om at Huldt & Lillevik oppslagslisens snart stenges endelig. Datoen for stenging er 30. juni 2025. Har du gjennomført det som er nødvendig for dere? Til informasjon skrev vi mer om dette i forrige nyhetsbrev fra oss for 1. kvartal 2025 (du finner dette nyhetsbrevet i oversikten nederst på denne siden), og Visma sendte informasjon med alternative løsninger/råd til alle kundene i forbindelse med dette i november 2024.  

Import av transaksjoner / variable data / timer fra timesystem / Excel-mal import 

For deg som har spørsmål i forbindelse med import, har Visma nå oppdatert sin veiledning. Lagre den gjerne som en favoritt 😊 

Se veiledningen for transaksjonsimport her.

Tilleggsinformasjon i A-meldingen - Pendlere 

Har du ansatte som pendler? Det er mye å passe på i den forbindelse, som for eksempel om det skal være med tilleggsinformasjon på transaksjonene eller ikke. Dette kan også være forskjellig for norske eller utenlandske pendlere.

Du kan lese mer om tilleggsinformasjon i A-melding i forbindelse med pendlere her.

Merk! Øverst i linken vises det til to andre linker: En for utenlandske pendlere og en for norske pendlere. Sammenlign for eksempel det som står om «Trekkfri besøksreiser, bilgodtgjørelse»  for utenlandsk og norsk pendler som føres på lønnsart 33130. Som du ser, skal det være tilleggsopplysninger kun i det ene tilfellet.   

Huldt & Lillevik Cloud Oppslagslisens stenges 30. juni 2025

Kunder som har flyttet ut fra Huldt & Lillevik Cloud har kunnet bestille oppslagslisens slik at de fortsatt kan logge inn og se på historiske data. Denne tjenesten legges ned fra 30. juni, og Visma informerte om dette på e-post tidlig i november 2024.

For å oppfylle regnskapsloven finnes det tre alternativer som det må tas stilling til: 

1. Logge inn og ta ut rapporter, og oppbevare disse selv.
2. Legge inn en kopi av H&L og databasene på deres egne datamaskiner (med evt. hjelp fra partner). Kontaktpunkt:  support.hl@visma.com. 
3. Bestille videreføring av H&L Cloud Oppslag hos en av Vismas søsterselskaper. Kontaktpunkt:  diasp@visma.com. 

Ønsker dere bistand fra Amesto Solutions til å ta ut rapporter eller legge inn kopi av databasene på egne datamaskiner, så kan oppdrag meldes i kundeportalen.

Innmelding av supportsaker og oppdrag til Amesto Solutions.

Vi minner om at supportsaker og oppdrag registreres i vår kundeportal. Da håndteres sakene raskest og det er også rimeligere enn å sende e-post til supportmailen for de som ikke har supportavtale med oss.   

Om du har nye lønnsarter som skal settes opp, annet nytt oppsett som skal gjøres, avstemme, trenger bistand til lønnskjøring, ønsker opplæring og annet som typisk er oppdrag, så oppfordrer vi til å melde dette direkte i vår webportal med kategori Oppdrag. Da går ikke saken omveier hos oss før du blir kontaktet.  

Vi overfører av og til saker direkte fra support til oppdrag om det er der de hører hjemme.  Hastesaker og saker som ikke typisk er support kan også i visse tilfeller blir direkte overført til oppdrag avhengig av om vi på supporten trenger å sjekke ut mer med dere eller ikke.  

Du finner også informasjon om hvordan du går fram for å registrere bruker i vår kundeportal for support om det ikke er allerede er gjort her.

Når du er innlogget, under Min profil, huker du av for samtykker, roller og interesser. Merk spesielt at hva som er huket av her på din bruker har betydning for hva du mottar av informasjon fra oss: 

Øverst i skjemaet 

Merk! Tenk over hva du sender oss av opplysninger når du melder sak til oss. Ikke oppgi navn på ansatte, aldri informasjon om hvem som er tilknyttet fagforeninger og tenk generelt GDPR. Dersom vi mottar for mye/feil informasjon, må vi melde saken videre internt i henhold til retningslinjer da det er strenge regler rundt dette.  

Dersom vi skal koble oss opp mot deres data, er ofte ansattnummer og selskapsnavn nødvendig informasjon. Ellers er vi opptatt av at dere skriver nok i saken til at vi skal forstå problemstillingen der er behov for hjelp til.  Vi skriver og ringer om hverandre alt ettersom hva vi har tid og anledning til og hva som er mest praktisk der og da. Er det noe vi trenger av info før vi kan gå løs på saken, så spør vi også om det 😊 

Vår i lufta – tid for å løfte blikket opp og framover og sette seg nye fokusområder og mål

Vi har så vidt kjent at sola begynner å varme godt. Det blir mer av det i tiden framover, og vi kan forhåpentligvis løfte blikket opp og se fram til å ta fatt i nye utfordringer. Antar det står noen utfordringer i kø hos noen og enhver. Tid for å velge seg nye fokusområder og sette seg nye mål eller brette opp armene ekstra for å komme videre med en stor oppgave som fortsatt krever mye. 

Så godt som alle våre kunder har byttet system de siste årene med unntak av noen ytterst få som har fått utsettelse av spesielle årsaker. Tenk det!  Framskritt, nå er det skya som gjelder for alle. 

Vi ser fram mot nye tider og nye muligheter. Dette gjelder også i Payroll og Dottie HR er det for mange det neste som står på planen. Flere nye, fine funksjoner kommer stadig inn i det nye grensesnittet i Payroll. Eksempelvis er det nye ansattbildet betydelig forbedret nylig med hensyn til ytelser. Så er det likevel noe vi fortsatt må gjøre i det tidligere grensesnittet. Sånn er det å ha skysystem, løpende endringer underveis er en del av hverdagen og noe de fleste begynner å venne seg til 😊  
 
Jo lenger du har brukt programmet, jo bedre kan du det. Selv om det stadig er endringer og noe man ønsker seg annerledes, så er det også mye som går lettere. Det tenker man ofte ikke over. Mye du brukte energi på i starten da programmet var nytt for deg, gjør du nå raskt unna og kanskje uten å tenke spesielt over det engang. Så er det kan hende fortsatt noe du tenker kan bli bedre. Husk da å melde inn endrings-/forbedringsønsker til Visma her ved å klikke på den rosa knappen til høyre i bildet som kommer opp.

Per i dag kan man finne ut mer ved å gå i det tidligere grensesnittet i Payroll. Gå da inn på aktuell kjøring og klikk på ansatt under Kontrollere lønnsslipper. På linjene med retroaktiv verdi, kan du igjen klikke og se underliggende transaksjoner. Vurder så om det er rett eller ikke. Det kan for eksempel være en justering av lønn tilbake i tid som rettmessig forårsaker retroverdi. 

Sammenligne a-meldinger i Notepad++ 

Notepad++ er en gratis tekst- og kildekode-editor for Windows. Med dette programmet kan du sammenligne a-meldinger. Det er mulig å sammenligne to a-meldinger av gangen. Er det behov for å sammenligne fler,e må det sammenlignes parvis videre.   

Sammenligning av a-meldinger i Notepad++ hjelper deg med å identifisere endringer, finne feil, og sikre konsistens i rapporteringen.  

Du må ha lastet ned Notepad ++. Sjekk gjerne dette ut med din IT-ansvarlige/driftspartner om dette er ønskelig. Videre trenger du for å sammenligne filer i Notepad++ å installere tillegget Compare. Du kan gjøre dette ved å følge disse trinnene: 

1. Åpne Notepad++.
2. Gå til Plugins > Plugins Admin.
3. Søk etter “Compare” i listen over tilgjengelige plugins.
4. Merk av boksen ved siden av “Compare” og klikk Install. 

Når tillegget er installert, kan du bruke Notepad++ til å sammenligne to filer ved å åpne begge filene og deretter gå til Plugins > Compare > Compare... 

Har dere feil på a-meldingen/retroaktive a-meldinger og/eller ønsker å lære mer om sammenligning av filer? 

Har dere feil i a-meldinger, så bistår vi med korrigeringer som et oppdrag. Vi kan også vise hvordan Notepad++ kan benyttes for sammenligning av filer når dere har retroaktive verdier. Anbefaler da først å ha sørget for at Notepad++ og tillegget Compare er installert.  

Merk! Vi gjør oppmerksom på at systemet i visse tilfeller sender en rekke retroaktive a-meldinger uten at det er endringer i beløp. Det kan være vanskelig å forstå hvorfor disse sendes. Eksempel på dette er for eksempel endring av ansattopplysninger tilbake i tid.  Er det ikke retroaktive beløp på kjøringen og a-meldingene er godkjent, så er som regel alt i orden. I slike tilfeller er det som regel mindre grunn til å sammenligne alle a-meldingene parvis tilbake i tid. 

HMS-kort for bygg og anleggsbransjen (byggekort) denne eller neste måned 

Ansattes arbeidsforhold må med i A-meldingen i forbindelse med utstedelse av HMS-kort i  bygg- og anleggsbransjen. A-melding med arbeidsforhold må sendes inn hvis du mottar melding om at det ikke er et aktivt arbeidsforhold mellom kortholder og virksomheten. 

Merk! Det er forskjell på rutinen om HMS-/byggekort må bestilles fra denne eller neste måned. I sistnevnte tilfelle har Visma kommet med en enklere løsning, se pkt 1 under. 

1)  Neste måned 

Du kan opprette ansatte og benytte rutinen under Payroll, Rapporter og A-melding. Her kan du generere ny a-melding med oppdatert arbeidsforhold. Merk at neste periode defineres basert på hvilken måned du nå er i. Om det for eksempel er november, vil neste periode bli definert som desember. 

2) Inneværende måned 

Må det bestilles kort fra inneværende måned, så må det opprettes en ekstrakjøring som vist under, ellers holder det å gjøre som forklart over i pkt 1. 

Opprett da en ny ekstrakjøring med samme dato som siste lønnskjøring i inneværende måned om den er kjørt en lønnskjøring allerede, eller bruk dagens dato. Velg Mal i lønnsartgruppe. 
Velg Alle ansatte, eller utvalg kun på de nye. Det spiller ingen rolle hva du oppgir, da det kun vil bli sendt inn ansattopplysninger og ikke beløp. Sjekk at kjøringen er «tom», dvs at det ikke er med noen beløp. Kjør gjennom den tomme lønnskjøringen. 

Du vil nå få en ny A-melding for inneværende måned. 

Litt info avslutningsvis om saker dere melder 

Vi har i tidligere nyhetsbrev tipset om å velge seg ut noen viktige fokusområder for forbedring. Vi vil også minne om å involvere ledere i å foreta gode kontroller i forkant før godkjenninger. Korrekte data inn i første omgang gir mindre behov for korrigeringer og spart tid totalt. Er det noe du kan minne ansatte/ledere om allerede nå for å unngå forsinkelser/ekstraarbeid, så benytt anledningen før det er bråhast.  

Her er vi en innspurt nå på tampen av året 2024/starten av 2025 med å bistå de siste som skifter til Payroll pga program som utgår. Det er fortsatt en del som må skifte før første lønn 2025.  Det er travle tider både hos svært mange kunder og hos oss og en tett kalender for de fleste. Husk å melde oppdrag tidlig om du vet at du trenger det. Skriv veldig gjerne nok i sakene dere melder til support slik at vi raskere oppfatter konkret hva dere trenger bistand til og forhåpentligvis kan hjelpe raskere. På denne måten kan også vi være mer effektive og håndtere flere henvendelser i denne travle tiden 😊 

Har dere hastesaker som der ønsker skal få vår aller høyeste prioritet, så merk dere at dere kan skrive det til oss i saken. For hastesaker som går til oppdrag har vi egne ressurser som jobber med å finne konsulent så snart råd er og saken får høyeste prioritet. Dette er fakturerbare oppdrag der det er satt av minimum tre timer om dere ikke har avtale med oss om annet.  

Har dere oppdrag det ikke haster med som kan vente til senere, så skriv gjerne også det i sakene dere melder. 

Ta deg en liten pause underveis og se det hele litt utenfra. Så enkelt, så viktig, men likevel så vanskelig å gjøre det når det haster som mest på alle kanter, noe det jo ofte gjør. En pause skal hjelpe for i neste omgang å gi økt produktivitet, redusere stress og forbedre kreativitet/problemløsningsevne. Fordi du fortjener det 😊 

Lykke til med lønnsarbeidet og alle prioriteringene deres. Ha en riktig fin tid framover.

Noen av temaene i dette brevet: hovedmål for avstemming, ansattgrupper og forberedelse til årsoppgjøret.

Hovedmål for avstemming 

Hovedmålet med å avstemme lønn mot regnskap er å sikre at alle økonomiske transaksjoner er korrekt registrert og dokumentert. Dette innebærer å sammenligne lønnsdata med regnskapsposter for å identifisere og rette opp eventuelle avvik.  

Når det gjelder avstemming av lønn mot Altinn, er hovedmålet å sikre at alle innrapporterte opplysninger om lønn, skattetrekk og arbeidsgiveravgift er korrekte og samsvarer med bedriftens regnskap.    

Avstemming bidrar til å:

• sikre nøyaktighet
• forebygge feil
• overholde lover og regler
• forbedre intern kontroll 

 
Hvor ofte bør det avstemmes? 

I forbindelse med lønnsrapportering må det være kontroll med A-meldingen, dvs. at alle opplysnings- og arbeidsgiveravgiftspliktige ytelser er rapportert riktig i Altinn. Gjennom året og ved årsavslutning må det også være en kontroll med at regnskapet er riktig oppdatert med lønnsopplysningspliktige ytelser.   

Vi erfarer at det er ulik praksis med hensyn til hvor ofte avstemming foretas ute i bedriftene. Noen avstemmer månedlig, andre terminvis og noen kan hende årlig. Vi anbefaler å avstemme minimum terminvis i forbindelse med innsending/betaling av terminoppgjøret. Gjøres det jevnlig, så oppdages eventuelle feil tidligere, dataene blir tidligere mer korrekte både i Altinn og i regnskap, og man blir god på å avstemme. I neste omgang sparer man seg for merarbeid ved at oversikten og kontrollen økes og avstemmingen gjøres også raskere. Det blir større fokus hele veien på at alt blir ført rett i første omgang og behovet for korrigeringer reduseres. 

Det er også en stor fordel at lønnsansvarlig kommuniserer med regnskapsansvarlig når det er retroaktive transaksjoner med på en kjøring som fører til endrede tall i a-meldinger på tidligere perioder. Regnskapsbilaget for lønnsperioden inneholder alt av posteringer selv om det er retroaktive føringer med, og det kan være ønskelig å ompostere/gjøre avsetninger i regnskapet pga av dette v/regnskapsansvarlig. Om dette er samme person eller ulike personer varierer fra bedrift til bedrift. 

Konti som er aktuelle å avstemme – noen eksempler:

• Bankkonti 
• Lønnskonti – faktisk utbetalt lønn  
• Skattetrekk 
• Bidragstrekk 
• Utleggstrekk 
• Andre pålagte trekk 
• Arbeidsgiveravgift 
• Reskontro 
• Feriepengeavsetning 
• Fagforeningstrekk 
• OTP 
• OU-fond 
• Forskuddskonti 
• Klubbkasse/sparekasser 
• Andre? 

Generelt gjelder det å ha med alt som skal med til rett tid for å slippe korrigeringer senere. Ved å avstemme jevnlig, oppdager man i neste omgang raskere om noe er uteglemt/feil. 

Hvilke systemer skal det avstemmes mot?  

• Lønn mot regnskap  
• Lønn mot Altinn  

Hvilke rapporter er aktuelle for avstemming mot Altinn? 

For avstemming av Payroll mot Altinn er det primært to rapporter som er aktuelle:  

• "Avstemming av A-melding mot regnskap" - finnes i Payroll under Rapporter/ Standardrapporter.  
• A06/A07 avstemmingsrapport - bestilles direkte i Altinn. Du bestiller skjema A06 i Altinn for ønsket periode og får returen tilbake i skjema A07. Med dette skjemaet får du mulighet til å sammenligne data mellom Payroll og det som er rapportert i A-meldingen.   

Hvilke rapporter er aktuelle for avstemming mot regnskap? 

I regnskapssystemet er det spesielt saldoliste og kontoutdrag vi vil tipse om å ta ut. 

Nyttige avstemmingsrapporter i Payroll under Rapporter/Standardrapporter: 

• Avstemming av A-melding mot regnskap  
  Merk! Bokført er det som er bokført i lønn, ikke i regnskapet  
• Regnskapsrapport - retro transaksjoner - detaljert antall og kostnadsbærer 
• Regnskapsrapport - retro transaksjoner per lønnskjøring
• Regnskapsrapport - retro transaksjoner per periode

Mer info med forklaring om det finnes differanser. 

 
Her ligger avstemming og retro-rapportene i Payroll: 

Merk også avstemmingsrapporten og Bokføringsrapporen under Payroll-rapporten i HRM Analytics, de to neste bildene: 

 Merk!  

Dersom det er korrigeringer tilbake i tid på en lønnskjøring og det fører til retroaktive a-meldinger, så vil alle posteringene kommer på regnskapsbilaget for den perioden det utbetales lønn for. Noen velger i slike tilfeller å ompostere manuelt i regnskapet/gjøre avsetninger. Om det er mulig avhenger bl a av om perioden er stengt eller ikke, men også andre rutiner i bedriften. 

Tips ved differanse på konti mellom lønn og regnskap 

• Sjekk om det er gjort manuelle bokføringer på konto direkte i regnskapet – sjekk kontoutdrag hentet ut fra regnskapet  
• Sjekk om alle lønnskjøringer har blitt bokført i regnskapet og kun en gang pr lønnskjøring  
• Sjekk om det er gjort manuelle omposteringer i regnskapet. Dette kan eksempelvis ha vært korrigeringer med dato tilbake i tid på en lønnskjøring som har medført retroaktive A-meldinger i Altinn og at regnskapsansvarlig har ønsket å ompostere pga dette. 
• Vi anbefaler også rene konti, dvs konti ikke blande føringer med og uten mva og heller ikke med og uten arbeidsgiveravgift på samme konto. 

Ønskes bistand til avstemming?  

Vi bistår gjerne med avstemming i et konsulentoppdrag om ønskelig. Meld inn oppdrag ved å klikke på knappen under. Oppgi gjerne når dere avstemte sist og når neste avstemming ønskes utført for at dette kan planlegges best mulig med våre konsulenter.

 Ansattgrupper | Tags | Gruppering 

Vi minner om at det er mulig å opprette Tags/Ansattgrupper og knytte en eller flere av disse til samme ansatt. Disse kan det igjen gjøres utvalg på i HRM Analytics ved f eksempel masseoppdatering, avslutning av faste transer og ved endring av tidsavtale på flere i Calendar.  

Ønsker du å ta i bruk dette, så forsøk gjerne i liten skala først med f eksempel kun et par ansatte for å se hvordan rutinen fungerer i praksis.  Her kan det være mye tid å spare. 

Ønskes bistand til komme i gang med Tags?  

Vi bistår gjerne med Tags og forslag til grupperinger av ansatte. Meld inn oppdrag ved å klikke på knappen under. Har dere utfordringer i dag med å gruppere de ansatte og føler at dere jobber tungvint i programmet, så diskuterer vi gjerne dette med dere og kommer med forslag. Oppgi gjerne hva dere ønsker om dere har det klart for dere eller beskriv hva som er utfordringen. Gjerne også når dere ønsker å ta ny mulighet i bruk slik at det kan planlegges best mulig med våre konsulenter: 

 Merk!  

Med gruppering av ansatte kan du spare mye tid ved å behandle flere ansatte i en omgang i stedet for enkeltvis. Innfører dere Tags, så husk å ajourføre de ansatte kontinuerlig med disse.  Både når det er behov endringer og når det kommer nye ansatte. Oppsummert vil vi si at dette bør brukes fullt og helt og ajourføres like nøye som andre viktige felt på de ansatte når de først er i bruk. 

Mer info om Ansattgrupper | Tags | Gruppering

Sluttoppgjør vikarer - masseoppdatering flere 

I disse dager kan det være aktuelt å kjøre sluttoppgjør på sommervikarer. I bedrifter som har mange vikarer, kan typisk en masseoppdatering være tidsbesparende. Du åpner da ‘Ny ansattliste’ nederst i Employees-menyen: 

Inne i den nye ansattlisten kan du gjøre utvalg på de ansatte du ønsker å lage bruker på. Etter å ha valgt de ansatte du ønsker, klikker du på oppdater utvalg, Her er det vist et eksempel der det er huket av for kun to ansatte: 

Etter avhuking, velger du Oppdager utvalg-knappen nederst til høyre i bildet. Der ser du bl a mulighet for’ Avslutt stilling’ som er ett av flere valg du har i denne nye ansattlisten. Her vil det også

komme flere muligheter framover. 

De ansatte du har huket av for kommer så opp i et bilde der du kan avslutte flere ansatte samtidig. Her kan man velge sluttdato, sluttårsak og velge ‘Bruk for alle’ for å legge inn den samme på alle. Det er også mulighet til å overstyre feltene på hver enkelt ansatt. Man kan så se gjennom/sjekke opplysningene. Når alt ser rett ut, kan  ‘Avslutt stilling’-valget velges. Man slipper da å gå inn på hver og en ansatt for å avslutte og sparer på den måten tid.  

Mer info om sluttoppgjør.

Book oss for forberedelse til årsoppgjøret før siste ordinære lønnskjøring 

Arbeidet lettes betraktelig om alt som kan tas med i forbindelse med årsoppgjøret tas med før den siste ordinære lønnskjøringen er fullført. Vi oppfordrer derfor allerede nå og booke tid med oss om dere ønsker bistand til årsoppgjøret i god tid før siste kjøring i 2024.  

Ønskes bistand til forberedelse årsoppgjør? 

Vi bistår gjerne. Har dere ikke avstemt underveis, noe vi som nevnt tidligere absolutt anbefaler, så kan bistand til dette også være mulig i kombinasjon med dette oppdraget. Oppgi dato for når dere skal kjøre siste ordinære lønnskjøring slik at det kan planlegges best mulig med våre konsulenter. Er det andre personer som sitter med regnskapet enn lønningsansvarlig, så sjekk gjerne i forkant om de er kjent med føringer som må hensyntas på lønn. Det er viktig med godt samarbeid her. Har de for eksempel bokført gaver til ansatt direkte som er innberetningspliktige og ikke allerede hensyntatt på lønn? Bør ledere og ansatte pushes på føring/godkjenning av reiser som skal med på året? Hva med firmabiler, har dere fått med alle korrekte opplysninger? Her må også ofte avdelingsledere/personalansvarlig på banen og gi opplysninger til lønningsansvarlig løpende når det er endringer. Dette er kun eksempler.  Hva som skal være med avhenger av hvilke ordninger dere har i selskapet. God kommunikasjon på tvers av avdelinger er viktige stikkord her for rett innberetning.

Lønningsansvarlig har et ansvar for å innberette alt som er innberetningspliktig og må trekke på andre der det er nødvendig. Tilsvarende må ledere og regnskapsansvarlig også tenke over om det er behov for å informere lønningsansvarlig om det som skal innberettes underveis.  

Ikke for å skremme, men slik er det 😉 Som en advokat sa på et tidligere kurs: 

Har dere unnlatt å innberette noe som er innberetningspliktig: Ja, det er underslag det. 
 

Heldigvis er det uansett mulighet for å rette feil gjennom året og også å føre lønn for fjoråret etter at første lønn for nytt år er kjørt. Sistnevnte må da gjøres på en lønnsperiode på nytt år med dato tilbake til fjoråret. Det vil alltid være sannsynlighet for feil eller at man får nye opplysninger i en sak senere. Da tar man dette med på ny lønnskjøring med dato tilbake i tid, også om siste lønnskjøring for året er fullført. Det medfører retroaktive føringer som jo er rett i slike tilfeller og tidligere termin(er) påvirkes. Kan man sikre dette med å få med alt i rett tid, så sparer man både tid og arbeid. 

 Merk!  Når årsavslutningskjøringen er fullført, så forsvinner oppgaven for dette under Oppgaver i Payroll. Fører du på pågående lønnskjøring med dato tilbake på fjoråret, så vil årsavslutningen for det året dukke opp igjen under Oppgaver. Tilsvarende dukker også Terminoppgjør opp igjen for tidligere termin(er). Da må det vurderes om det må kjøres nye sammenstillingsoppgaver til de ansatte dersom innberetningen for fjoråret ble påvirket. Tilsvarende får man opp nye  terminoppgaver under Oppgaver i Payroll om de er endret for en termin eller flere selv om disse var avsluttet tidligere. Oppgavene kan fullføres når det igjen er tatt stilling til disse. De ansatte vil uansett kun se siste sammenstillingsoppgave for året i appen/web-versjonen.  

Ønskes bistand til andre oppdrag? 

Vi er inne i en travel tid der fortsatt flere av våre kunder står foran et skifte til Payroll i løpet av året/januar 2025 der vi skal bistå. Det er en kabal som skal gå opp. Vet du allerede nå at du trenger bistand til bestemte oppgaver, så meld gjerne inn oppdrag her og beskriv når og hva du ønsker hjelp til.

 
Ønskes bistand til å lære mer i det nye grensesnittet? 

Om du fortsatt jobber mye i det tidligere grensesnittet, har vi en anbefaling: 
Vi bistår gjerne med et oppdrag i forbindelse med en lønnskjøring og tar deg gjennom det nye grensesnittet. Meld oppdrag for opplæring i nytt grensesnitt ved å klikke på knappen under. Oppgi gjerne også når lønnen skal være på konto slik at dette kan planlegges best mulig med våre konsulenter.

Noen ord på veien 

Vi minner igjen om at du som lønningsansvarlig kan påvirke organisasjonen for at også du skal få en enklere hverdag. Korrekte data inn i første omgang gir mindre behov for korrigeringer og spart tid totalt.  

Det er fint å strekke sommeren så langt utover vi kan, men høsten kan absolutt også være fin. Kan hende er det akkurat denne høsten du vil se med nye øyne på systemet du har tatt i bruk og merke at du får frigjort noe tid til annet type arbeid, for eksempel til mer kontrollarbeid, rådgivning til regnskapsansvarlige, bedriftsledere og ansatte. Sett gjerne opp fokusområder slik vi har skrevet om i nyhetsbrev fra oss tidligere.  

Veien blir til mens vi går 😊 Lykke til med prioriteringene og ha en riktig god høst 😊 

Utbetaling av feriepenger.

De fleste bedrifter utbetaler feriepengene på junilønn og trekker for full ferie samtidig, både ordinære dager inkludert de avtalefestede feriedagene og også den ekstra uken for de over 60 år. Det er mye automatikk i Payroll når det gjelder feriepenger. Dersom datagrunnlaget/oppsettet for utbetalingen er rett, slipper man også unna senere korrigeringer.

Visma har laget en samleside med alle veiledningene samlet der dere finner svar på mange av de mest vanlige spørsmålene. Viktige oppgaver i forbindelse med utbetalingen omtales også, som for eksempel kontroll av feriepengelisten.

Avhengig av hva skal utføres/sjekkes/kontrolleres/korrigeres, så anbefaler vi å skumme raskt over denne siden for å se om det ligger en veiledning med mer info klar.

Merk! De ansatte er knyttet til ferieavtaler. Det er ferieavtalene som styrer når ferietrekket skal utføres og hvor mange dager som skal trekkes blant annet. I Calendar under Ferieadministrasjon finner dere også oppsettet som er grunnlaget for utbetaling av feriepenger. Merk også undertekstene i dette bildet som kort beskriver hva som gjøres i hvert enkelt menyvalg:

Dersom det er ulike avtaler for feriepenger internt i selskapet, kan det være behov for flere ferieavtaler enn de som ligger inne som standard i Visma.net Calendar. For eksempel kan noen ansatte få utbetalt feriepenger i juni, mens andre får dem i juli. Det kan også være tilfeller der noen ansatte har begrensning på 6G (Grunnbeløpet i folketrygden), mens andre ikke har denne begrensningen når det gjelder den ekstra ferieuken for ansatte over 60 år. Slike ulikheter forutsetter at det er opprettet flere ferieavtaler enn det som er levert med som standard og også at de ansatte er knyttet til den rette avtalen.

Det enkleste er å ha en felles policy for alle om ikke annet er avtalt, f eks at alle får feriepenger i juni og trekkes for full ferie. Så kan det være enkelte unntak for nye ansatte som ikke har full opptjening eller kommer rett fra skolebenken. For disse kan det være en fordel å ha gjort avtale før feriepengene utbetales. Husk at det er ett felles ansvar mellom den ansatte og bedriften at ferie avvikles. Etter ferieloven § 5 kan arbeidstaker kun motsette seg avvikling av feriefritid dersom feriepengene ikke dekker lønnsbortfallet under ferien.

Det er viktig å merke seg at de ansatte har rett til å ta ferie, men de kan oppleve en periode uten lønn hvis de tar ferie før de har opptjent feriepenger hos ny arbeidsgiver. Dette er fordi feriepenger fra den nye arbeidsgiveren ikke vil bli utbetalt før det følgende året. For ansatte som har byttet jobb, så har de i forbindelse med slutt inneværende år normalt allerede fått utbetalt feriepenger.

Feriepenger – bistand til lønnskjøringen

Merk! Vi anbefaler konsulentbistand til feriepengekjøringen, spesielt første gangen dette kjøres i Payroll. Juni er også en travel tid på support, og vi gjør også oppmerksom på at det kan være noe lengre ventetid. Vær ute i god tid om du kan 😊

Meld oppdrag for bistand til feriepengekjøringen ved å klikke på knappen under. Oppgi gjerne også dato for når utbetalingen av feriepenger skal være på konto slik at dette kan planlegges best mulig med våre konsulenter.

Kunnskapssenteret – Visma Software

Her finner du nyheter, artikler og ofte stilte spørsmål om ditt produkt og kan søke direkte i en tjeneste eller på tvers av alle tjenster/produkter.

Visma har lenge lagt over artikler fra Visma Community til Kunnskapssenteret og Visma Community skal etter hvert utgå. Vi anbefaler å gjøre seg kjent med bruken av Kunnskapssenteret og å bruke dette i tilfeller der det er behov for å sjekke mer om et emne.

Mer info om dette finner du her.

Lønnsarter – noen nyttige tips

Visma.net Payroll leveres med et sett standard lønnsarter. I tillegg kan det være satt opp spesialtilpassede lønnsarter for hvert enkelt selskap. De fleste lønnsarter kan kopieres med noen unntak. Disse er oppgitt her.

Hvis dere ønsker bistand til oppsett av nye lønnsarter kan vi hjelpe med det. Viktig å sjekke at alt er riktig satt opp i forhold til rett innberetning. Lønnsartene finner du under Innstillinger/Lønnsarter. Bildet vises i utgangspunktet med alle lønnsarter som er gyldig pr dagens dato. Det er mulig å endre datoen til venstre i bildet for å vise eldre lønnsarter ved å sette en annen dato eller fjerne datoen. Det kan være nyttig i avstemmingssammenheng om man har gjort endringer på lønnsartene.

Oppsettet består av seks faner og mange felt. Dersom en lønnsart har blitt endret fra en dato, så betyr det at lønnsarten har mer enn en versjon. Det er mulig å bla fram og tilbake i alle versjonene på en lønnsart ved å klikke på pilene ute til høyre i bildet over.

Bla mellom flere lønnsarter for å sammenligne oppsettet på lønnsarter

Har du eksempelvis gjort et søk i feltet der det står ‘Filter’ øverst til venstre i Bilde 1, så kan du i neste omgang etter å ha klikket på en av lønnsartene som tilfredsstiller søket klikke inn på ønsket fane på lønnsarten og sammenligne flere lønnsarter ved å bla mellom dem ved å klikke på pilene øverst til venstre i bildet ovenfor.

Innstillinger på lønnsart

Denne linken under forklarer mer rundt feltene på lønnsarten og hvordan man oppretter nye lønnsarter.

Eksempel på endring av lønnsart: Slå sammen flere transaksjoner på lønnsslippen

Etter å ha klikket på aktuell lønnsart i Bilde 1, velg ‘Endre’, utfør endringen ved å sette hake i feltet ‘En transaksjon pr linje’ i fanen ‘Visning’ og trykk ‘Lagre’. I dette tilfellet anbefaler vi å endre med fradato lik den første i måneden det skal kjøres lønn for. Dette for å unngå retroaktive transaksjoner og a-meldinger tilbake i tid. Merk at det i andre tilfeller kan være helt nødvendig å sette fradato tilbake i tid, f eks om en lønnsart har stått uten hake for skattepliktig og skulle hatt hake. I eksempelet med sammenslåing av reiseregningstransaksjoner, kan det i dette tilfellet bli en overgangsperiode der noen transaksjoner kan kommer sammenslått, mens transaksjoner med dato før endringen vil komme detaljert på slippen avhengig av dato på transene. Dette enten de er lagt inn manuelt, er overført fra Visma.net Expense eller annet forsystem.

Eksempler på lønnsarter som kan være ønskelig å slå sammen til en linje på lønnsslippen:

311000 Bilgodtgjørelse trekkfri
316000 Bilgodtgjøreslse trekkpliktig
24510  Bompenger trekkpliktig

Import av transaksjoner / variable data / timer fra timesystem / Excel-mal import

Vi minner om at menyvalget for import av transaksjoner i det tidligere grensesnittet i Payroll er fjernet. Importen gjøres nå kun via det nye grensesnittet i Payroll.

Opplæring i nytt grensesnitt

Det nye grensesnittet i Payroll inneholder flere funksjoner som ikke finnes i det tidligere grensesnittet. Det er også kun i det nye grensesnittet at Visma legger inn ny funksjonalitet. Kjører du fortsatt lønnen i det tidligere grensesnittet, foreslår vi å bestille et opplæringsoppdrag med konsulent. Kan dette legges til et tidspunkt i måneden der dere har en lønnskjøring, så er det anbefalt.

Meld oppdrag opplæring i nytt grensesnitt ved å klikke på knappen under. Oppgi gjerne også når dere har utbetalingsdato slik at dette kan planlegges best mulig med våre konsulenter.

Minner til slutt om det vi skrev om fokusområder i det forrige infoskrivet for 1. kvartal og det å involvere ledere og andre i organisasjonen med tanke på det å få rette data inn til lønnsansvarlig i rett og ikke minst i god tid. Husk at du som lønningsansvarlig kan påvirke organisasjonen for at også du skal få en enklere hverdag. Korrekte data inn i første omgang gir mindre behov for korrigeringer og spart tid totalt.

Vi ønsker alle en fin tid framover, sommeren står for tur og mange ansatte venter på feriepengene. Tenk så glade de blir nå du har sørget for at lønnsslippen dukker opp i appen Employees og de enkelt kan se den på sin mobil om ønskelig. Tenk også at det nå er mulig å sitte hvor som helst forutsatt at du har utstyr og nett i orden og kjøre lønn og gjøre annet lønnsrelatert arbeid. Lønn i skya er slettes ikke verst, spesielt når man har brukt systemet en stund og ser flere fordeler 😊

Lykke til med prioriteringene og riktig god sommer fra oss 😊