Informasjon og tips til deg som Payroll-kunde

Hvor ofte bør det avstemmes? 

I forbindelse med lønnsrapportering må det være kontroll med A-meldingen, dvs. at alle opplysnings- og arbeidsgiveravgiftspliktige ytelser er rapportert riktig i Altinn. Gjennom året og ved årsavslutning må det også være en kontroll med at regnskapet er riktig oppdatert med lønnsopplysningspliktige ytelser.   

Vi erfarer at det er ulik praksis med hensyn til hvor ofte avstemming foretas ute i bedriftene. Noen avstemmer månedlig, andre terminvis og noen kan hende årlig. Vi anbefaler å avstemme minimum terminvis i forbindelse med innsending/betaling av terminoppgjøret. Gjøres det jevnlig, så oppdages eventuelle feil tidligere, dataene blir tidligere mer korrekte både i Altinn og i regnskap, og man blir god på å avstemme. I neste omgang sparer man seg for merarbeid ved at oversikten og kontrollen økes og avstemmingen gjøres også raskere. Det blir større fokus hele veien på at alt blir ført rett i første omgang og behovet for korrigeringer reduseres. 

Det er også en stor fordel at lønnsansvarlig kommuniserer med regnskapsansvarlig når det er retroaktive transaksjoner med på en kjøring som fører til endrede tall i a-meldinger på tidligere perioder. Regnskapsbilaget for lønnsperioden inneholder alt av posteringer selv om det er retroaktive føringer med, og det kan være ønskelig å ompostere/gjøre avsetninger i regnskapet pga dette v/regnskapsansvarlig. Om dette er samme person eller ulike personer varierer fra bedrift til bedrift. 

Noen eksempler på konti som er aktuelle å avstemme

• Bankkonti 
• Lønnskonti – faktisk utbetalt lønn  
• Skattetrekk 
• Bidragstrekk 
• Utleggstrekk 
• Andre pålagte trekk 
• Arbeidsgiveravgift 
• Reskontro 
• Feriepengeavsetning 
• Fagforeningstrekk 
• OTP 
• OU-fond 
• Forskuddskonti 
• Klubbkasse/sparekasser 

Generelt gjelder det å ha med alt som skal med til rett tid for å slippe korrigeringer senere. Ved å avstemme jevnlig, oppdager man i neste omgang raskere om noe er uteglemt/feil. 

Hvilke systemer skal det avstemmes mot?  

• Lønn mot regnskap  
• Lønn mot Altinn  

Hvilke rapporter er aktuelle for avstemming mot Altinn? 

For avstemming av Payroll mot Altinn er det primært to rapporter som er aktuelle:  

• "Avstemming av A-melding mot regnskap" - finnes i Payroll under Rapporter/ Standardrapporter.  
• A06/A07 avstemmingsrapport - bestilles direkte i Altinn. Du bestiller skjema A06 i Altinn for ønsket periode og får returen tilbake i skjema A07. Med dette skjemaet får du mulighet til å sammenligne data mellom Payroll og det som er rapportert i A-meldingen.   

Hvilke rapporter er aktuelle for avstemming mot regnskap? 

I regnskapssystemet er det spesielt saldoliste og kontoutdrag vi vil tipse om å ta ut. 

Nyttige avstemmingsrapporter i Payroll under Rapporter/Standardrapporter: 

• Avstemming av A-melding mot regnskap  
  Merk! Bokført er det som er bokført i lønn, ikke i regnskapet  
• Regnskapsrapport - retro transaksjoner - detaljert antall og kostnadsbærer 
• Regnskapsrapport - retro transaksjoner per lønnskjøring
• Regnskapsrapport - retro transaksjoner per periode 

 
Her ligger avstemming og retro-rapportene i Payroll: 

Merk også avstemmingsrapporten og Bokføringsrapporen under Payroll-rapporten i HRM Analytics, de to neste bildene: 

 Merk!  

Dersom det er korrigeringer tilbake i tid på en lønnskjøring og det fører til retroaktive a-meldinger, så vil alle posteringene kommer på regnskapsbilaget for den perioden det utbetales lønn for. Noen velger i slike tilfeller å ompostere manuelt i regnskapet/gjøre avsetninger. Om det er mulig avhenger bl a av om perioden er stengt eller ikke, men også andre rutiner i bedriften. 

Tips ved differanse på konti mellom lønn og regnskap  

• Sjekk om det er gjort manuelle bokføringer på konto direkte i regnskapet – sjekk kontoutdrag hentet ut fra regnskapet  
• Sjekk om alle lønnskjøringer har blitt bokført i regnskapet og kun en gang pr lønnskjøring  
• Sjekk om det er gjort manuelle omposteringer i regnskapet. Dette kan eksempelvis ha vært korrigeringer med dato tilbake i tid på en lønnskjøring som har medført retroaktive A-meldinger i Altinn og at regnskapsansvarlig har ønsket å ompostere pga dette. 
• Vi anbefaler også rene konti, dvs konti ikke blande føringer med og uten mva og heller ikke med og uten arbeidsgiveravgift på samme konto. 

Det legges stadig ut informasjon om nye kurs/webinarer og informasjon om forbedringer/endringer fra Visma. Vær bevisst på hva du minimum bør følge med på for å holde deg oppdatert. Prioriter dette for best mulig utbytte av systemet. Trenger du tips, så ta gjerne kontakt med vår support.

Innholdet i dette nyhetsbrevet ​ 

• Hvordan gi supporttilgang i Admin?
• RegelPOD
• Skjema RF-1529 Søke om å frigi midler fra skattetrekkskonto.
• Skjema RF-1517 Bestille konto- eller saldoutskrift for skatt og arbeidsgiveravgift
• Lagring av oppbevaringspliktig regnskapsmateriale utenfor Norge - endring i bokføringsforskriften
• VTA - hvilken arbeidsforholdstype i a-meldingen?
• Kjøre de samme rapportene på hver lønnskjøring – gjør et oppsett for å slippe å velge de hver gang
• Expense - diett
• Mulighet for å ha flere brukere og se meldinger sendt fra Lønnsportalen i Employees-appen
• Lønnsportalen
• Lønnsjustering med tilbakevirkende kraft etter at trekk i lønn for ferie er utført
• Obligatorisk to-faktorautentisering for alle skytjenester i Visma
• Hvorfor det er viktig å oppgradere Visma-apper?
• Behov for opplæring, bistand til lønnskjøring, korrigering av lønn, avstemming eller annet?

Hvordan gi supporttilgang i Admin? 

Vi ber av og til om å få supporttilgang for å kunne logge oss på for å sjekke mer i saker dere melder til oss. Man må være administrator i Visma.net for å kunne tildele supporttilgang Admin. I en periode har Visma operert med «Tidligere Admin» og «Nye Admin», to ulike grensesnitt for dette. Det har derfor vært to ikoner å velge under Visma Home. Nå er kun ett ikon tilgjengelig under Visma Home, det vi sil at du kommer rett inn i det nye grensesnittet når du klikker på ikonet for Admin.   

Se oppdatert veiledning for å legge inn supportbruker i Admin ved å klikke her.

Merk at det fortsatt er mulig å velge «Gå til forrige versjon av Admin» øverst i bildet. Den blir også fjernet på sikt, så det anbefales å venne seg til det nye grensesnittet allerede nå. Så slipper man å bruke ekstra tid på misforståelser rundt dette når det kanskje haster med bistand fra oss i en sak i neste runde. 

RegelPOD 

RegelPOD fra Visma er ikke nytt. Det er programmer med informasjon om nye regler, satser, tolkninger og oppdateringer innen lønn- skatt, arbeids- og trygderett. Disse kan du lytte til når som helst og hvor som helst uten å måtte forholde deg til sendetiden. Du kan høre episodene både på pc, mobil eller nettbrett der du også kan lytte på andre podcaster, for eksempel på Spotify eller i Apple-appen Podcast. Der kan du også følge programmene og få varsler når det kommer et nytt program/episode. Disse utgis to ganger i måneden og tar for seg mange nyttige temaer.

Ønsker du å høre den på pc’en direkte? Klikk på denne lenken.

Skjema RF-1529: Søke om å frigi midler fra skattetrekkskonto  

Dersom det i forbindelse med avstemming oppdages at det er innbetalt for mye til skattetrekkskontoen, er det mulig å søke om tillatelse til å hente ut disse pengene.  

Eksempel: 
En ansatt ble trukket for mye skatt. Det ble kjørt med feil skattekortopplysninger i forhold til opplysningene på skattekortet den ansatte hadde på det aktuelle tidspunktet. Beløpet ble dermed avsatt til skattetrekkskonto. Når dette ble tilbakebetalt til den ansatte, ble det betalt tilbake fra bankkonto. 

I dette tilfellet er det betalt ut skatt som tidligere ble avsatt til skattetrekkskonto hvilket har medført differanse på banken. Dette beløpet står på skattetrekkskonto, og bør overføres til bankkonto. 

For å få tillatelse til å hente ut disse pengene fra skattetrekkskontoen, må skjema RF-1529 'Søk om frigivelse av skattetrekkskonto' fylles ut.

Skjemaet finner du her:

• Skatteetaten
• Altinn

Skjema RF-1517: Bestille konto- eller saldoutskrift for skatt og arbeidsgiveravgift 

Skjema RF-1517 viser en oversikt over innbetalinger, krav og saldo knyttet til skatt og arbeidsgiveravgift. Du kan som privatperson eller på vegne av en virksomhet eller organisasjon bestille konto- eller saldoutskrift for skatt og arbeidsgiveravgift. 

Hvorfor bruke det? 

• For å få en dokumentert oversikt over skatt/arbeidsgiveravgift og eventuelle utestående beløp 
• Nyttig ved regnskapsføring, revisjon, eller ved behov for dokumentasjon til tredjepart 

Kontoutskriften viser alle inn- og utbetalinger for en valgt periode. Den gir en oversikt over innbetalinger som er gjort, og hvilke krav som har blitt dekket. 

Saldoutskriften viser hvor mye du skylder eller har til gode per i dag. 

 Skjemaet finner du her:

• Skatteetaten
• Altinn

Expense - diett 

Visma la ut en artikkel om føring av diett før sommeren. Du kan lese artikkelen her.

Merk spesielt!  De første 24 timene gjelder fra da reise startet:

Det trekkes ikke for hotellfrokost dag to, men på første dag, selv om man spiste hjemme første dag og på hotell andre dag. 

Mulighet for å ha flere brukere og se meldinger sendt fra Lønnsportalen i Employees-appen

Dersom du har flere brukere i Employees, så kan du ordne det slik i appen at du kan se innholdet på de brukerne/kontiene du har lagt til uten å logge ut og inn mellom hver bruker.  Du logger inn i appen og klikker på profilen øverst til høyre (bildet av et hode) og velger ’Legg til konto’. Dette gjør det enklere å administrere forskjellige profiler/roller i appen. 

Legg også merke til ropert-ikonet ved siden av «hodet» inne i Employees-appen. Her kan ansatt se om det er meldinger sendt fra Lønnsportalen i Calendar om dere benytter den muligheten. 

 
Vismas oppdatering om dette:
 
Flerkontopålogging: Du kan nå logge på flere kontoer samtidig, noe som gjør det enklere å administrere forskjellige profiler eller roller i appen. 

• Innboks: Hold deg oppdatert med den nye innboksfunksjonen dedikert utelukkende til meldinger sendt fra Lønnsportal. Denne funksjonen hjelper deg å holde oversikt over varsler raskt og effektivt. 
• Forskjellige mindre forbedringer er gjort på tvers av appen for å forbedre brukervennligheten og ytelsen. 
• Vi har forbedret flere feil for å sikre jevnere drift og en mer pålitelig app-opplevelse. 

Lønnsportalen 

Lønnsportalen i Payroll har tre hovedfunksjoner:

• Dialog (meldingstjeneste for sikker kommunikasjon mellom brukere), 
• Ansatte (oversikt over ansattinformasjon som kan eksporteres)  
• Dokumenter (filhåndtering for sikker deling) 

Den tilbyr også mulighet for godkjenning av lønn hvor lønnsgrunnlag kan sendes til godkjenning før bankfiler sendes. Portalen utvikles løpende med mer funksjonalitet. 

Du kan sende tekstmelding til ansatte i appen Employees og minne om manglende timelister. 

Disse to valg ligger under  handlingsknappen nederst i bildet: 

• Tekstmelding til ansatte 
•  Minner om om manglende timelister 

Huk av for ansatt(e) og velg handling ‘Minn om timeliste’. Ansatte får varsel i Employee-appen 

Mer om lønnsportalen, muligheter og hva som kreves av roller.

Lønnsjustering med tilbakevirkende kraft etter at trekk i lønn for ferie er utført 

Ved lønnsjustering med dato tilbake i tid etter at trekk i lønn for ferie er utført, i praksis ofte i juni, vil systemet beregne ekstra trekk i lønn for ferie i tillegg til det opprinnelige trekket som ble gjort i juni om dato lønnsjusteringen skal gjelde fra er tidligere enn måneden lønnsjusteringen gjelder fra (for eksempel mai). Dette skjer automatisk når lønnsjusteringen legges inn med tilbakevirkende kraft, for eksempel om lønnsøkningen legges inn i september med tilbakevirkende kraft fra mai og trekk for ferie ble beregnet etter for lav lønn i juni.  

Hvis bedriften ikke ønsker ekstra ferietrekk ved tilbakevirkende lønnsøkning, må lønningsansvarlig justere dette manuelt. Registrer et negativt beløp på lønnsart 16700 "Trekk i lønn for ferie, manuell" som tilsvarer det ekstra trekket systemet beregnet.  

Obligatorisk to-faktorautentisering for alle skytjenester i Visma 

To-faktorautentisering er allerede innført for mange av Visma tjenester og vil bli obligatorisk på alle Vismas skytjenester. Dette rulles ut i løpet av høsten. Alle brukere vil automatisk bli tvunget til å gjennomgå aktiveringsprosessen i tråd med at Visma aktiverer dette på tjenestene.  
 
Merk denne linken om du har ansatte som har spørsmål til dette. (Den er kjekk å ha i bakhånd om du har ansatte som «plutselig» ikke kommer inn og ikke har brukt Visma Net på en stund).

Se også denne steg for steg-veiledningen for å aktivere to-trinns autentisering i Visma Net. 

Hvorfor det er viktig å oppgradere Visma-apper?  

Å holde Visma-apper oppdatert er avgjørende for en trygg og effektiv arbeidshverdag. Har en av dine ansatte problemer med appen, så be vedkommende sjekke at siste versjon er lastet ned. Oppdateringer inneholder ofte: 

• Sikkerhetsforbedringer – Beskytter dataene dine mot nye trusler og sårbarheter. 
• Feilrettinger – Løser tekniske problemer og gir en mer stabil brukeropplevelse. 
• Nye funksjoner – Gir deg tilgang til smartere løsninger og forbedret funksjonalitet. 
• Ytelsesforbedringer – Gjør appene raskere  

Ved at du og dine ansatte sørger for at dere har siste versjon av appene lastet inn, ivaretas brukervennlighet, effektivitet og sikkerhet. 

Ferietrekk - lese inn feriesaldoer fra Excel-mal

Når det gjelder utbetaling av feriepenger, så vil vi spesielt nevne dette med saldoer, da de er avgjørende for hva som skjer med hensyn til trekk i lønn ved feriepenger. 

Har du kontroll på feriesaldoer på de ansatte? Er de korrekte de som ligger inne på de ansatte eller er det behov for en gjennomgang og korrigering? Kan hende må du involvere ledere for avklaringer rundt dette før utbetaling av feriepenger om det ikke allerede er gjort? 

Import av feriesaldo ligger i nederst i Ansatte (Employees) under ‘Åpne ny ansattliste og gå videre til fanen ‘Import feriesaldo’. Her kan dere laste ned enten tom mal eller en mal med alle ansatte og eventuelt ta vekk de som ikke skal reguleres.  

Les mer om innlesing / oppdatering av feriesaldo her.

Merk! I forbindelse med oppstart Payroll, så ble feriesaldo lagt inn. Dersom det er behov for å regulere feriedager på flere ansatte nå, kan importarket nevnt over med fordel benyttes da det er det enkleste. Etter å ha fylt inn feriedager i Excel-arket, drar og slipper du filen midt i skjemtbildet forutsatt at du har funnet filen i Utforskeren først. Enkelt og raskt. Du kan eventuelt velge å trykke på knappen "Klikk her " for å bla opp filen via utforskeren i stedet. 

I ordinære dager legger dere inn de dagene den ansatte faktisk skal trekkes. Hvis dere registrerer ferie løpende på disse så vil denne saldoen endres etter innlesing og trekket reduseres når dere kommer til feriepengeutbetaling/trekk. Dette kan dere eventuelt gjøre rett før feriepengekjøringen. Anbefaler å teste på en ansatt i feriepengekjøringen allerede når mai-lønn er kjørt. Se i lønnskjøring at det ser riktig ut og les så inn på resten av de ansatte. Under står det litt om hvordan dere eventuelt gjør dette manuelt. Skal dere endre på flere, så kan innlesning av fil som vi har nevnt på ovenfor være det enkleste. 

Les mer om forberedelser til lønnskjøring med feriepenger i Payroll.

Noen tips for å jobbe bedre i Payroll

Å jobbe systematisk med enkeltoppgaver i Payroll, med fokus på forenkling og forbedring av prosesser, vil alltid lønne seg. Ofte kan det være mye du tenker å gjøre noe med, det vanskeligste er noen ganger å starte bevisst, fortsett på oppgaven og få den fullført. Her følger noen tips:

• Prioriter det viktigste – Identifiser de mest kritiske oppgavene og start med dem. Dette gir bedre oversikt og sikrer at du får gjort det som har størst innvirkning. 
• Bruk systemets funksjoner effektivt – Utforsk automatisering og innebygde verktøy for å redusere manuelt arbeid og minimere feil. 
• Jobb metodisk og ta tiden til hjelp – Følg en fast rutine for hver oppgave, slik at du blir tryggere i systemet og kan jobbe mer effektivt over tid. 
• Forenkle prosesser – Se etter muligheter for å standardisere rutiner, bruke maler og eliminere unødvendige steg. 
• Lær av erfaring og forbedre kontinuerlig – Noter utfordringer og løsninger, slik at du kan optimalisere arbeidsflyten og bli stadig mer komfortabel med systemet. 

Ved å følge disse prinsippene kan du gjøre oppgavene enklere, redusere stress/arbeidspress og bli mer sikker i Payroll.  

Lønningsansvarlig eller andre som jobber med lønn er som regel de(n) som kjenner best til hva som finnes av av ulike avtaler med ansatte, integrasjoner med andre system, hvilke typer trekk som må foretas, når lønn må være bokført i regnskapet, når utlegg må være på konto osv. Listen med oppgaver er lang. Kanskje har du mange ansattledere du må forhold deg til, og kanskje må du være mer tydelig overfor dem i forhold til at de må levere som forventet for at du skal få levert til frister du må forholde deg til.   

Å være lønningsansvarlig kan sammenlignes med å sitte i førersetet på en buss som frakter hele organisasjonen trygt gjennom lønningsprosessen. Det er en rolle som krever presisjon, ansvarlighet og evnen til å holde stramme tidsfrister. Det er en rolle som krever både autoritet og samarbeid. Ta din plass! 

Lønnskjøring, terminoppgave, årsoppgave – settes til fullført når ferdig

Under Lønn/Oppgaver i Payroll ser du aktive lønnskjøringer, terminoppgjør og årsavslutning. På bildet ser du to faner som viser fullførte oppgaver og framtidige oppgaver.  

Merk! Vi anbefaler å rydde unna oppgaver løpende. Er du for eksempel ferdig med alt relatert til terminoppgjøret, så fullfør oppgaven. Oppgaver som lønnskjøring, terminoppgave og årsoppgave må settes til Fullført for at de skal bli flyttet over i «Fullførte oppgaver».

En fullført terminoppgave og årsavslutningsoppgave vil dukke opp igjen under «Oppgaver/terminoppgjør og årsavslutning» dersom det er transaksjoner med på en lønnskjøring som har dato i tidligere terminoppgjør, det vil si transaksjoner som kan påvirke en fullført terminoppgave.
Om det er transaksjoner med på en lønnskjøring som påvirker en tidligere termin, vil bokføringen vises på regnskapsbilaget for lønnskjøringen. Du må vurdere ompostering før du bokfører. Perioden kan være stengt og kan muligens ikke åpnes. Et annet alternativ er periodiseringer.   

Inne på oppgavene ser du hva som er utført og hva som gjenstår å utføre. En lønnskjøring gjennomføres i disse fem stegene: 

1. Skattekort 
2. Se gjennom 
3. Oppsummering 
4. Betaling 
5. Rapportering 
 

I oppgaven for Månedslønn i bildet over, framgår det at man er på steg 1 på oppgaven for Månedslønn februar. I tillegg framgår det at årsavslutningen ikke er fullført og at neste terminoppgave som skal utføres gjelder første termin 2025 med frist i mars. 

Du kan også se tidligere fullførte lønnskjøringer med utbetalingsdato, firma og tittel under fanen Oppgaver og gå inn på disse for mer informasjon, for eksempel sjekke hvilket utvalg du brukte på en tidligere kjøring.  

Dersom noe må korrigeres på fjoråret nå, så gjøres det nå på en kjøring i 2025 med dato tilbake til 2024. Da vil typisk terminoppgaven for aktuell termin i 2024 dukke opp som en ny oppgave igjen, og det samme med årsoppgaven. Så må du ta stilling til om det påvirker sammenstillingsoppgavene til de ansatte. Da går du inn på oppgaven årsoppgjør, regenererer sammenstillingsoppgavene og sender disse på nytt. Dette for å hensynta de siste endringene på 2024 slik at de ansatte også får rett oppgave. Oppgaven for terminoppgjøret må også håndteres og fullføres.   

Dersom du ikke har avtale med banken på skattetrekkskontoen og ikke betaler via Autopay, kan terminoppgjøret håndteres manuelt via de tre prikkene til høyre oppe på oppgaven Terminoppgjør.  Også da setter du oppgaven til Fullført når alt er fullført, slik at bildet med oppgaver holdes ryddig løpende. Da vil det også være enklere å se i bildet når nye oppgaver der dukker opp og igjen må håndteres. 

Merk! Når det er utført korrigering på en ansatt etter at sammenstillingsoppgaven er sendt ut og sammenstillingsoppgavene regenereres og sendes på nytt, så mottar kun ansatte som det er endring på, og ingen øvrige andre, varsel om ny sammenstillingsoppgave. Det er med andre ord ikke behov for å gjøre utvalg på ansatte ved utkjøring av nye sammenstillingsoppgaver. Det er også kun siste versjon av oppgaven som vil være tilgjengelig for de ansatte til enhver tid. 

Registrering av variable transaksjoner – noen tips.

Har du mange like transaksjoner å føre, så kan du spare mye tid ved å føre dem på raskest mulig måte.

Visma har laget en video om dette. Videoen under er ikke ny, men viser noen gode tips. Blant annet kan du bruke +-tegnet når du registrerer variable data. Merk også fargene rød og grønn foran linjene. Grønn indikerer at alle felt det er krav om er fylt ut, mens rødt foran på en linje betyr at den mangler innhold i felt som kreves utfylt. Se også muligheter for å gjøre filtreringer for å sjekke summer, merk at du kan overføre transaksjoner til Excel ved å høyreklikke hvor som helst i tabellen og merk forskjellen på Utkast og Fullført i statusfeltet. Det er kun det som er fullført som er med på lønnsslippen.  

Se videoen fra Visma her

Kjørebok skal leveres løpende gjennom året, ikke årlig.

Å levere kjørebok med oversikt over kjørte kilometer løpende gjennom året i stedet for årlig, har flere fordeler og er også det rette å gjøre. Hvilke rutiner har dere på dette? Kan hende er dette et område som med fordel bør forbedres:  

1. Nøyaktig skattetrekk: Ved å rapportere bilgodtgjørelsen løpende, sikrer man at skattetrekket blir korrekt gjennom hele året. Dette kan forhindre store skattejusteringer ved årets slutt 

2. Bedre likviditet: Løpende utbetalinger gir jevnere kontantstrøm for både arbeidsgiver og arbeidstaker. Dette kan være spesielt viktig for arbeidstakere som er avhengige av godtgjørelsen for å dekke løpende utgifter 

3. Redusert administrativ byrde: Å håndtere bilgodtgjørelse løpende kan forenkle administrasjonen og redusere risikoen for feil. Det blir lettere å holde oversikt over kjørte kilometer og tilhørende utgifter 

4. Korrekt dokumentasjon: Løpende rapportering sikrer at all nødvendig dokumentasjon er oppdatert og korrekt, noe som kan være viktig ved eventuelle kontroller fra skattemyndighetene 

5. Unngå store engangsbeløp: Ved å fordele utbetalingene gjennom året, unngår man store engangsbeløp som kan påvirke skatteberegningen og eventuelt føre til høyere marginalskatt 

Fast bilgodtgjørelse – mulighet for automatisk reduksjon når det leveres kilometergodtgjørelse/kjørebok.

Enkelte har avtale om utbetaling av fast bilgodtgjørelse. Denne er trekkpliktig inntil det motsatte er bevist. Dersom den ansatte leverer kjørebok over kjørte kilometer, så skal det gjøres om til trekkfritt. Om den ansatte ikke kjører like mye som den faste bilgodtgjørelsen tilsier, så blir det et «overskudd» som er trekkpliktig. 

Merk! Ved bruk av Visma.net Expense (reiseregningsprogram) kommer førte kilometer automatisk over i Payroll. Systemet kan settes opp med automatisk reduksjon når det leveres kilometergodtgjørelse på de ansatte der dette er lagt til rette for i programmet. Dette for å få redusert skattbar ytelse.  

Se gjerne Vismas veiledning her

Vi antar det er flere som ikke har satt opp dette og gjør mer manuelt enn nødvendig. 

Ønsker dere hjelp til oppsett og sjekk av dette, så kan oppdrag meldes inn i kundeportalen.

Lønnsportalen

I Lønnsportalen i Calendar kan du bruke tre hovedfunksjoner: 

• Dialog for sikker kommunikasjon mellom brukere 
• Ansatteliste med mulighet for å se ansattinformasjon og eksportere til Excel 
• Dokumenter for sikker fildeling  
  

Merk! Det er nå også mulig å sette opp godkjenning av lønn der lønnsgrunnlaget kan sendes til godkjenning før bankfilen sendes. Dette er ikke standard, men kan aktiveres under Payroll > Innstillinger > Godkjennelse av lønn 

Mer info i denne veiledning med mulighet for å se video helt nederst i linken.

Vi foreslår at dere legger opp og tester dette i god tid før en lønnkjøring og gjerne med en konsulent som kan bistå første gangen. Oppdrag kan meldes via kundeportalen.

Skattekort - en oppdatering.

Vi får inn en del saker om manglende skattekortoppdatering. Det kan være midlertidig forsinkelser/driftsproblemer i Altinn, og det er ikke alltid det blir lagt ut driftsmelding om dette på Altinn.no. Visma har nettopp oppdatert brukertipset, se info om å opprette ny kjøring med likt utvalgt som opprinnelig kjøring og sletting av den opprinnelige kjøringen lenger ned i teksten. Skattekort kan så bestilles i ny kjøring. 

Merk! Transaksjonene blir ikke borte fra den opprinnelige kjøringen om denne slettes. De overføres automatisk da til neste lønnskjøring som har et utvalg som stemmer med transaksjonene. Det foretas en ny rekalkulering automatisk. Dette kan i noen tilfeller ta litt tid. 

Vi ser også tilfeller med ansatte som har frikort, men mangler beløp. Da har annen arbeidsgiver hentet hele frikortbeløpet. Da må ansatt selv inn å fordele frikortbeløpet.  

Veiledning for å bestille skattekort når skattekortverdier ikke blir oppdatert / ansatt mangler frikortbeløp. Les mer om dette her.

Roller på brukere som har sluttet 

Dersom dere for en Visma.net-tjeneste har bestilt ubegrenset lisenser, vil det ikke spille noen rolle i forhold til kostnader om en ansatt beholder rollen eller ikke for tjenesten etter slutt. Noen tenker imidlertid ryddig å fjerne rollene. Har dere derimot bestilt et visst antall lisenser, så vil vi anbefale at dere tar bort rollen for å unngå unødvendige lisenskostnader på ansatte som har sluttet (gjelder ikke Payslip-rollene). Vi opplever at dette ofte blir uteglemt og ofte at ingen ute i bedriften «offisielt» er ansvarlige for denne oppgaven.  Om roller skal tilbakekalles på ansatte, så er bildet Admin/Brukere og roller/fanen Oversikt over rolletildelinger enklest/raskest å bruke. Der kan man sortere, gjøre utvalg og tilbakekalle roller. 

Retroaktive verdier i lønnskjøring / retroaktive a-meldinger 

Enkelte av våre kunder opplyser om at de ikke vil ha retroaktive verdier. Her må vi minne om at det i enkelte tilfelle er helt rett og det eneste riktige med retroaktive verdier. I tidligere lønnssystem måtte man om noe skulle rettes tilbake i tid kjøre korrigeringskjøringer og erstatte a-meldinger. Det fine med Payroll er at det er datostyrt. Det betyr i praksis at du på en kjøring nå kan legge inn transaksjoner tilbake i tid og samtidige sørge for å rette opp feil på tidligere terminer på en langt enklere måte enn tidligere. Man kan dermed ikke velge å ikke få retroaktive verdier. Det er imidlertid viktig å følge med på om det kommer retroaktive verdier og forstå hvorfor de kommer. Kan hende har du fått lagt inn en dato tilbake i tid som var feil og dermed forårsaker retroaktive verdier/a-meldinger som ikke skal med i a-melding. Sjekker du dette før du godkjenner lønnen, så er det en absolutt fordel i forhold til å rette i etterkant. 

For å sjekke om du har retroaktive verdier på en lønnskjøring, kan du slå opp i fanen Lønnsarter. I bildet vist under er det i tillegg klikket på pilen til venstre foran aktuell lønnsart for å se hvilke ansatte det gjelder: 

Ny transaksjonsside i Payroll 

Mange har fått med seg at det har kommet en ny transaksjonsside i Payroll som kan være til god hjelp under lønnskjøringsarbeidet, blant  annet for å søke opp tidligere transaksjoner fra tidligere kjøringer, sammenligne og også legge inn transaksjoner. Det er også mulighet for å eksportere til Excel og laste ned CSV-fil. Du kan se status på transene i dette bildet, dvs om de ligger som Utkast, Klar, Betalt eller Feil.  

Se Vismas veiledning for mer info her. 

Hvordan bruke kunstig intelligens i Visma 

Stadig flere tar i bruk kunstig intelligens. Visma har opprettet Kunnskapssenteret som vi anbefaler å sjekke ut om det allerede ikke er gjort.  

Merk at svarene dere får når dere stiller spørsmål i Kunnskapssenteret kan være overraskende gode og korrekte, men at de også kan være helt feil. Det gjelder å spisse spørsmålene og være tydelig på det du ønsker informasjon om. Får du ikke det svaret du ønsker, vil du i mange tilfeller oppleve å komme et stykke videre på vei likevel  i oppgaven du  ønsker å løse om du stiller flere spørsmål og tar med mer informasjon om det du lurer på i spørsmålene.  

Visma har noen veiledninger det kan være verdt å ta en titt på. Her finner du nyheter, produktoppdateringer, kunnskapsartikler og AI-chatmuligheter: 

• Hvordan bruke AI-botten?
• Hjelp i programvaren
  
• Kunnskapsartikler

Lønnskjøringer for nytt år, sjekk og endring av utbetalingsdatoer på fremtidige kjøringer 

Når du har satt opp løpende lønnskjøringer, vil systemet automatisk opprette lønnskjøringer for hver måned fremover, inkludert for det nye året. Du trenger ikke gjøre noe spesielt for å starte lønnskjøringer i januar - de vil være klare når du er ferdig med desemberlønnen. Vi anbefaler likevel å gå gjennom alle for å sjekke om det er behov for å endre på utbetalingsdatoen i forhold til kalenderen. Du går da inn på Lønn/Oppgaver og klikke på Fremtidige oppgaver. Ønsker du å endre dato på en kjøring, klikker du på de tre prikkene til høyre for kjøringen og velger Vis innstillinger. I bildet som kommer opp kan datoen endre. 

Rapporter i HRM Analytics – mulighet for å fryse kolonner  

Det finnes en rekke rapporter i Payroll under menyvalget rapporter. I tillegg ligger det flere i HRM Analytics. Rapportene i sistnevnte har flere faner (rapportrvarianter). I noen rapporter, for eksempel Ansattlisten som du finner under Ansattrapport, så har det kommet mulighet for å fryse felt. Du kan da klikke på kolonneoverskriften på aktuelt (aktuelle) felt du ønsker å fryse. Felt som er fryst vil da vises til venstre i bildet selv om du blar deg langt ut til høyre i bildet. Du slipper dermed å gå att og fram i bildet for å sjekke hvilken ansatt dataene gjelder. Spesielt nyttig når det er mange felt i et skjermbilde og det ikke er plass til å vise alle vises samtidig. 

 Klikk på kolonnenavnet for å se om du har muligheten til fryse feltet: 

Du kan fryse flere felt i samme bilde. Du kan i neste omgang velge å oppheve en kolonne eller flere som er fryst ved å velge Frigjør kolonnen eller Frigjør alle kolonner. 

I eksemplet under har vi fryst Ansattnr, Fornavn og Etternavn: 

I Visma.net Home under ikonet Visma E-learning Universe der det finnes en rekke gratis kurs og webinarer om alle tjenestene i Visma.net, kan du øverst i bildet søke på HRM Analytics. I det første kurset som kommer opp kan du lære mer om følgende temaer: