Arqdesign sparer verdifull tid med Exsitec og Medius

Da tidstyvene ble satt under lupen, ble automatisert håndtering av leverandørfakturaer prioritert

I en mindre bedrift er det ikke uvanlig å ha mange ulike roller. For Lina Thell i Arqdesign kom det enda flere i forbindelse med en omorganisering og endrede markedsforhold. For å få den nye arbeidssituasjonen til å fungere i praksis, ble tidstyvene i Tranås-bedriften satt under lupen.

– Jeg så at en automatisert prosess for leverandørfakturaer ville frigjøre tid til mer verdiskapende arbeidsoppgaver. Målet var å effektivisere, men også å redusere betydningen av den menneskelige faktoren og risikoen for feil, sier Lina Thell, som er ansvarlig for regnskap, lønn, HR, kvalitet og miljø i Arqdesign.

Arqdesign designer, produserer og monterer balkongrekkverk og balkonginnglassinger for boligeiere og entreprenører i Skandinavia. Samarbeidet med leverandører skjer på flere nivåer og genererer en jevn strøm av fakturaer, som frem til nylig ble håndtert manuelt.

Skybaserte Medius gir bedre oversikt

Lina Thell begynte å se etter en digital løsning og kom i starten av 2024 i kontakt med Exsitec, som presenterte Medius AP Automation. Det skybaserte systemet for elektronisk fakturahåndtering automatiserer hele fakturaprosessen, fra registrering og innlesing til kontering og godkjenning, ved hjelp av AI.

For å få størst mulig nytte av et moderne system for fakturahåndtering, kreves en kobling til forretningssystemet og dataene der. Denne koblingen kunne Exsitec tilby mot Arqdesigns forretningssystem Monitor. Integrasjonen gjør det mulig for Medius AP Automation å matche innkommende fakturaer med innkjøpsordrer, varemottak og annen relevant bestillingsinformasjon. Fakturaenes status kan følges i sanntid i begge systemene.

"Støtten fra Exsitec og deres evne til å tilpasse løsninger etter våre behov har vært en viktig suksessfaktor. Vi har hatt en åpen kommunikasjon og jobbet sammen for å komme videre."

«Aldri hatt problemer med løsningen»

– Vi er spesielt fornøyde med automatiseringen av godkjenningsflytene og integrasjonens evne til å koble fakturaer sammen med innkjøpsordrer. Den tydelige oversikten over fakturastatus og muligheten til enkelt å følge opp avvik er også funksjoner vi setter pris på. Vi har aldri hatt noen problemer med løsningen. Den oppleves som stabil og brukervennlig, sier Lina Thell.

Når det gjelder tidsbesparelsen, anslår hun at løsningen sparer flere arbeidsdager per måned. Hun tror også at besparelsen vil øke i takt med at strukturen på alle innkommende fakturaer optimaliseres og forbedres, og at Medius AP Automation lærer mer for hver faktura som tolkes. En tett dialog med leverandørene om fakturaformat og informasjon hjelper Arqdesign med å nå dette målet.