Slik holder Astrup oversikt over hundrevis av daglige kundehenvendelser
Trengte å samle all kundeinformasjon
Astrup håndterer rundt 100 kundehenvendelser daglig, alt fra enkle bestillinger til komplekse prosjekter. Med nærmere 40 personer i salgs- og produktorganisasjonen og kontorer spredt over hele Norge, trengte de et system som kunne samle kundeinformasjon på ett sted.
Vi snakket med Ørjan Lindøe, salgsdirektør i Astrup, om hvordan SuperOffice CRM har blitt deres sentrale kundedatabase.
Om Astrup
Astrup er en metall- og plastgrossist som leverer til norsk industri med hovedkontor i Oslo, og kontorer i Skien, Stavanger, Bergen, Ålesund og Trondheim. Selskapet leverer tekniske løsninger til en bred kundebase, der hovedsakelig eksisterende kunder kommer tilbake gang på gang.
"Topp 10 kunder i år er ikke kjempeforskjellig fra topp 10 i fjor. Det er i hovedsak repeterende salg," forteller Ørjan.
Slik bruker PKH SuperOffice CRM daglig
Hele organisasjonen har enkel tilgang til kundebasen
Den største verdien ligger i å ha all kundeinformasjon samlet. "Vi har på én plass samlet alle kundedataene som går utover det tallmessige. Vi har oversikt og kan søke, sortere og finne fram til alle kontaktpersoner," sier Ørjan.
Dette gir verdi både for teamet og den enkelte: "Det er viktig for deg selv. Hvis du skal ut til en kunde seks måneder etterpå, leser du naturlig opp på hva vi snakket om. Så det å lese seg opp på kundekortet, se på aktivitetene og de siste samtalene som forberedelse til neste møte, er veldig nyttig."
Salgsmapper for komplekse prosjekter
For større og mer komplekse salg bruker Astrup salgsmapper aktivt. "Vi har laget kriterier for hvilke ordrer som skal ha salgsmappe, ordrer over et visst beløp eller med en viss kompleksitet. Da legger vi inn leverandørtilbud, bekreftelser, forespørsler, dokumentasjon og tegninger."
Dette løser et praktisk problem: "Dere kan alltid finne fram informasjon. Alle kan finne det igjen der, og så ligger det der."
Nyhetsbrev og målrettet kommunikasjon
Markedsavdelingen bruker SuperOffice til å sende ut nyhetsbrev, men Astrup er bevisste på ikke å overbelaste kundene. "Vi prøver å ikke drukne kundene i nyhetsbrev. Vi får så mye mail selv, så vi ønsker ikke at kundene skal synes det er for mye. Vi prøver å holde det noenlunde edruelig," forklarer Ørjan.
De bruker interessefelt på kontaktpersoner for å segmentere: "Ikke alle kunder får alle nyhetsbrevene. Vi har interessefelt på kontaktpersonene sånn at vi sender riktig informasjon til riktig person."
Innsikt gjennom Power BI
Astrup kombinerer data fra SuperOffice CRM med talldata fra ERP-systemet sitt i Power BI. "Vi krysser data fra Visma Business med antall kundemøter og aktiviteter fra SuperOffice. Det gjør at vi for eksempel kan se på kunder med størst frafall - har vi besøkt dem? Har vi logget et kundemøte eller ikke?"
Dette gir verdifull innsikt: "Vi bruker Power BI til å krysse de dataene for å sette dem på dagsorden."
Læring underveis
Ørjan har ett konkret forbedringsønske når det gjelder masseoppdateringer: "Skal du oppdatere interessefelt hos 50 kunder med flere kontaktpersoner hver, må du inn på hvert firma og gå inn på alle kontaktpersonene. Det blir fort 100-150 personer, og det er tungvint."
Han ønsker seg en enklere løsning: "Jeg skulle ønske jeg bare kunne få opp alle kontaktpersoner hos mine kunder og krysse av i stedet for å gå ut og inn og ut."
Emilie Nøss Wangen, Managing Director i SuperOffice Norge, kommenterer: “Vi utvikler CRM for at det skal gjøre hverdagen til kundene våre enklere og mer effektiv. Det er gull verdt for oss å få slik konkret feedback."
Slik digitaliserer Astrup hele verdikjeden
Astrup jobber strategisk med digitalisering på tvers av hele virksomheten. I tillegg til CRM-satsingen har de modernisert ERP, lager og logistikk med smarte integrasjoner, automatisert vareflyt og robuste løsninger for sporbarhet.
Når trenger en bedrift egentlig et CRM-system? Ørjan svarer!
"Så lenge du har flere kunder enn du klarer å huske og kjenne, så trenger du det. Hvis du har fem trofaste kunder og én person per, så klarer du kanskje å ha kontroll selv. Men har du flere enn 10 kunder, så trenger du et system. Det er også viktig å tenke på dine ansatte. Jo flere folk som jobber hos dere, desto viktigere blir det å måtte overta informasjon fra andre. SuperOffice CRM er nyttig som en datakilde til egne kunder og potensielle kunder."
Få alle med
Som med alle systemer varierer engasjementet blant brukerne. "Det er stort spenn. Noen bruker det fordi de må og blir fortalt at de må gjøre dette, mens andre bruker det som et verktøy," sier Ørjan ærlig.
Men han understreker at dette ikke er unikt: "Det er ikke noe SuperOffice-spesifikt. Det gjelder vel alle slags systemer."
Oppsummert
For Astrup har SuperOffice CRM blitt den sentrale kundebasen som samler informasjon på tvers av kontorer og medarbeidere. Med over 15 års erfaring med systemet har de funnet måten å bruke det på - tilpasset den unike salgshverdagen deres med høyt volum og mange repeterende kunder.
"Vi er fornøyd med supporten. Vi har brukt det i mange år. Det er et godt system som vi bruker jevnlig, og oppfølgingen og backingen fra Amesto Solutions* er vi også veldig fornøyd med," oppsummerer Ørjan.
Sammen med Amesto Solutions* som partner og koblingen til Visma Business via Power BI har Astrup bygget en løsning som gir dem oversikt, historikk og mulighet til å forberede seg før hvert kundemøte, uansett hvem som møter kunden.
Løsninger hos Astrup
SuperOffice CRM
SuperOffice gir deg full oversikt over kunder og kontakter, fra første kontaktpunkt, i salgsprosessen og gjennom hele kundeforholdet. Full kontroll på kunderelasjoner er kritistk for å bevare kunder over tid.
Visma Business
Visma Business er et lokalt installert ERP-system som har vært flaggskipet til Visma Software i over 20 år. Visma Business er en kraftfull økonomiløsning med et bredt utvalg av funksjoner som forenkler, effektiviserer og automatiserer dine økonomiprosesser.
Power BI
Power BI gjør det enkelt å visualisere dine data med gode rapporter og dashboards.
Rapportene lages i Power BI og kan enkelt deles på tvers av organisasjonen.
