Bankomat sparer mye med elektronisk fakturahåndtering
Sveriges ledende selskap innen kontanthåndtering, Bankomat, tok steget til skyen for sin fakturahåndtering. I dag har selskapet, ved hjelp av det moderne verktøyet Medius AP Automation, en mer effektiv og sikker håndtering av både kostnadsfakturaer og leiefakturaer.
Bankomat er ledende innen kontanthåndtering i Sverige og håndterer minibanker på over 500 steder, fra Kiruna i nord til Trelleborg i sør. Selskapet eies av Danske Bank, Handelsbanken, Nordea, SEB og Swedbank med sparebankene.
Bankomat håndterer rundt 15 000 leverandørfakturaer årlig, hvorav cirka 4 000 er leiefakturaer og 11 000 er kostnadsfakturaer. Før Medius AP Automation tok det rundt 10 minutter å håndtere en kostnadsfaktura og cirka 15 minutter å håndtere en leiefaktura.
Med Medius AP Automation tar det nå bare 4 minutter å håndtere en kostnadsfaktura og 1 minutt å håndtere en leiefaktura. Totalt gir dette en besparelse på over 2 000 arbeidstimer i året, noe som tilsvarer omtrent 800 000 SEK.
Behov for å fornye fakturahåndteringen
Bankomat hadde allerede en eldre versjon av det smarte systemet for fakturahåndtering, Medius AP Automation. Supporten for den eldre versjonen ble redusert kraftig, og Bankomat så behovet for å oppgradere for å holde tritt med utviklingen.
En stor utfordring var at den tidligere spesialtilpassede funksjonen for avtaleforvaltning verken var inkludert i eller kunne flyttes over til den nyere versjonen av systemet. Bankomat lette etter løsninger og kom i kontakt med Exsitec under en Medius-kundekonferanse, hvor ulike fremgangsmåter ble diskutert. Etter nærmere utredning kom de frem til en løsning.
Susanne Almkvist, Regnskapsmedarbeider i Bankomat
"Tidligere brukte vi en eldre versjon der vi ikke helt kunne håndtere leieavtalefakturaene våre slik vi ønsket, fordi vi ikke kunne få automatisk kontering og periodisering på flere linjer."
Sikkerheten i et skybasert system
Men det gjensto ett spørsmål før prosjektet kunne settes i gang. Bankomat står for trygghet, tilgjengelighet og kvalitet. Selskapet er et betalingsforetak og er under direkte tilsyn av Finansinspektionen, og har tillatelse til å tilby betalingstjenester. Det er derfor svært viktig å oppfylle gjeldende sikkerhetskrav.
Medius AP Automation oppfyller alle kravene som Bankomat og Finansinspektionen stiller. Medius følger internasjonale sikkerhetsstandarder og har følgende ISO-sertifiseringer. Plattformen driftes også på Microsoft Azure, som har et sterkt fokus på sikkerhet.
Løsningen og egne tilpasninger
Den nyere versjonen av Medius AP Automation, sammen med tilpasningen Exsitec har hjulpet med å utvikle, håndterer nå alle Bankomats kostnadsfakturaer og avtalefakturaer. Den spesialutviklede funksjonen innebærer at avtalene for leiefakturaer håndteres som innkjøpsordrer, og at fakturaene leses inn som varefakturaer. Disse matches deretter mot hverandre for å automatisere prosessen. Det ble også utviklet flere mindre tilpasninger av systemet for blant annet å kunne håndtere kontering og periodisering.
Den nye løsningen hjelper blant annet Bankomat med å spare mye tid som ellers ville gått med til manuell håndtering av avtaler og fakturaer. I tillegg gir den en raskere og sikrere håndtering, siden ingen fakturaer forsvinner underveis. Alle fakturaer er oversiktlige og søkbare med bare noen få klikk.
Susanne Almkvist, regnskapsmedarbeider i Bankomat
«Den automatiske periodiseringen er en ganske smart funksjon, selv om den kanskje ikke er så synlig.»
Fremtiden og et godt samarbeid
Løsningen er på plass, og Bankomat vil først og fremst videreforvalte og bli bedre kjent med systemet før eventuelle justeringer for å optimalisere funksjonene påbegynnes. Bankomat er fornøyde med samarbeidet og beskriver Exsitec som raske, effektive og kunnskapsrike.
Utfordring
- Gammel versjon som ikke lenger fikk support
- Egenutviklede tilpasninger og funksjoner som fortsatt manglet i nyere versjoner
Løsning
- Det skybaserte systemet for fakturahåndtering, Medius AP Automation
- Spesialtilpasninger utviklet i samarbeid med Exsitec for leiefakturaer
Resultat
- Spart tid tilsvarende ca. 800 000 SEK per år
- Mindre manuell håndtering
- Sikrere prosess
- Bedre oversikt og søkbarhet
