Full kontroll på innkjøp og logistikk i hele Helse Nord
Ett fellessystem for fire helseforetak
Helse Nord består av fire helseforetak med til sammen 11 sykehus og varekjøp for rundt 2,4 milliarder kroner årlig. For å få bedre kontroll på innkjøp, logistikk og internforsyning trengte de én felles løsning på tvers av hele regionen.
Med ClockWork har Helse Nord samlet innkjøpsprosessene i én flerfirmaløsning, med integrasjoner mot økonomisystem, elektronisk faktura og KGV-system. Resultatet er bedre oversikt, lavere transaksjonskostnader og mer effektive arbeidsprosesser.
Vi har tatt en prat med Raymond V. Pedersen, konsernansvarlig og prosjektleder for ClockWork i Helse Nord, om hvordan løsningen brukes i dag.
Om Helse Nord
Helse Nord RHF består av fire helseforetak med til sammen 11 sykehus og har ansvar for spesialisthelsetjenesten i Nord-Norge.
Innkjøpene i foretaksgruppen utgjør rundt 2,4 milliarder kroner hvert år. Dette stiller høye krav til kontroll, standardisering og effektive logistikkprosesser på tvers av organisasjonen.
Behov for bedre styring av innkjøp
Før innføringen av ClockWork ønsket Helse Nord å etablere én felles løsning som kunne gi bedre oversikt over innkjøpene i hele regionen.
Målet var å standardisere arbeidsprosessene, samle data på tvers av foretakene og gjøre det enklere å følge opp innkjøp og logistikk.
"Endelig har vi fått ett fellessystem med veldig gode statistikker og full kontroll på hva som kjøpes i hele foretaket."
Ett system for hele innkjøpsprosessen
Helse Nord benytter en flerfirmaløsning med felles registre, integrert med økonomisystem, elektronisk faktura og KGV-system.
"ClockWork løser vårt samlede behov for styring av innkjøp og logistikk."
Integrasjonene gjør at informasjon flyter mellom systemene, samtidig som vedlikeholdet blir enklere og de totale transaksjonskostnadene reduseres.
"Varekjøp for foretaksgruppen utgjør ca. 2,4 milliarder kroner årlig. Vår installasjon er en flerfirmaløsning med felles registre, og løsningen er integrert mot økonomi, elektronisk faktura og KGV-system. Dette gir oss lavere transaksjonskostnader og enklere vedlikehold."
Effektiv logistikk på sykehusene
Løsningen har vært i bruk siden 2006 og er en sentral del av logistikkarbeidet ved sykehusene i regionen.
ClockWork brukes til internforsyning av lagerførte varer, og støtter blant annet aktiv forsyning etter kanban-prinsippet. Dette har bidratt til mer effektive logistikkprosesser mellom lager og avdelinger.
I tillegg er en nettbasert rekvisisjonsløsning for mat til pasienter implementert. Dette har effektivisert den interne matvarelogistikken ved sykehusene og forenklet bestillingsprosessene.
Digitalisering av innkjøpsprosessene
En viktig del av løsningen er den rollebaserte godkjenningsflyten for innkjøp.
Direkteanskaffelser kan gjennomføres desentralisert via web, samtidig som godkjenning og kontroll følger definerte roller og prosesser. Flere sykehus har tatt denne arbeidsformen i bruk, og utrullingen fortsetter.
Målet er at alle anskaffelser skal håndteres i én felles løsning.
"Vårt mål er å ha 100 prosent av anskaffelsene gjennom ClockWork."
Oppsummert
For Helse Nord har ClockWork gitt en felles plattform for innkjøp og logistikk på tvers av fire helseforetak og 11 sykehus.
Med standardiserte prosesser, integrasjoner mot øvrige forretningssystemer og gode styringsdata har organisasjonen fått bedre kontroll over innkjøpene og mer effektive logistikkprosesser.
Nøkkelresultater
-
Ett felles system for innkjøp og logistikk på tvers av fire helseforetak
-
Full oversikt over innkjøp i hele organisasjonen
-
Integrert med økonomisystem, elektronisk faktura og KGV-system
-
Lavere transaksjonskostnader og enklere systemvedlikehold
-
Effektivisert internforsyning og matvarelogistikk ved sykehusene
