Med Payroll jobber Klepp Regnskap sammen på en smartere måte 

Nytt system, ny tenkemåte

Klepp Regnskap er et regnskapsbyrå med mange klienter som kommer fra lønnsmodulen Huldt & Lillevik.
Huldt & Lillevik lønn skulle legges ned i desember 2023 og i den forbindelse valgte Klepp Regnskap å gå over til Payroll Byrå allerede i 2021. Payroll Byrå er en plattform som gjorde det enkelt å ta steget opp i skyen.

- Migreringen startet for om lag 2 år siden og i dag er nesten alle kundene over på Payroll, forteller Marte Klepp som er daglig leder i Klepp Regnskap.
 
De ansatte er interessert i å bruke nye system, og det er et stor pluss i denne sammenhengen. Klepp Regnskap har erfart at nøkkelen for å komme godt i gang med Payroll er at man må glemme hvordan man har jobbet i tidligere lønnssystem. Ellers blir det vanskelig å gjøre fremgang i nytt system!

For at byråer skal lykkes i Payroll, bør flere ansatte kunne kjøre lønnskjøringer. Da vil alle på kontoret få en god oversikt over alle planlagte lønnskjøringer  og kunne se om noen henger etter med en lønnsdato eller lønnsføring, og kunne bistå en kollega ved behov.

Datostyring, både fordel og ulempe

I Payroll er det viktig å vite at når du setter en dato så er det da endringen vil gjelde fra. Du må også være klar over hva endringen fører til. Dette er nok den største forskjellen mellom Payroll og gamle Huldt & Lillevik.

Berit Bekken, regnskaps- og lønnskonsuelnt hos Exsitec, forteller generelt om 2 ting det er verdt å merke seg når hun implementerer Payroll hos kunder; datostyring og retroaktive handlinger. Det kan kanskje være litt skremmende når du stopper opp og tenker at -nå skal jeg gjøre noe som styres av en dato, og hva gjør jeg da?

Nesten alt styres av dato i Payroll. Hvis en ansatt har startet i midten av måneden tar systemet hånd om dette fordi du setter inn en startdato. Du skal alltid tenke på dato når du gjøre en endring i Payroll. 

Erfaringer fra systembytte

Ved at de startet opp smått og har utvidet med fler klienter gradvis, synes Klepp Regnskap at de har truffet veldig bra med opplæring og overgang. Hadde de gjort hele prosessen med systembytte om igjen, ville de nok ikke brukt flyttefabrikken på samme måte. Det at lisenssystemet på det tidspunktet ikke var ferdig, har gitt litt trøbbel i etterkant.

Datostyringen har vokst på dem, og nå synes de den er genial. Alt er basert på at når du legger inn korreksjon på en dato rettes det opp til neste lønnskjøring. Dette funker veldig bra hos Klepp Regnskap. Et annet stort pluss er at alle fikk lønnen sin til rett tid, og det er jo det viktigste.

Support og samarbeid

Klepp Regnskap synes stort sett at det er kjapp respons på support hos Exsitec. Men legger lystig til at de føler at de har vært med å gått opp løypa, at det har vært utfordringer underveis og at de helt sikkert har avdekket ting som support ikke har sett helt rekkevidden av enda. Men stort sett synes de at de har fått god hjelp når de føler at de har rotet seg litt bort i kålen.

En annen utfordring er ansatte hos klientene som ikke aktiverer brukeren sin. De laster simpelthen ikke ned appen på telefonen, som igjen gjør at de ikke kommer i gang med Calender, timer og fravær. Alle ansatte må være med for å få systemet til å fungerer optimalt, så det er veldig viktig å legge inn tid til grundig opplæring hos kundene.

Om Klepp Regnskap har noen ønsker for fremtiden?
 Listen som viser alle lønnskjøringer er for kort, akkurat nå stopper den på 100 navn, den må utvides!