Forenklet rapportering og fakturahåndtering med Visma Net
Fra serverbasert regnskap til skyen
Systema AS har utviklet fortollingsløsninger for transport- og spedisjonsbransjen siden 1985. Da selskapet ønsket å modernisere økonomifunksjonen, var målet å erstatte et serverbasert regnskapssystem med en skybasert ERP-løsning. Resultatet ble enklere rapportering, mer automatiserte arbeidsprosesser og en mer effektiv arbeidshverdag.
Vi har tatt en prat med Birgit Vegheim, Managing Director i Systema AS, om overgangen til Visma Net og hvilke gevinster virksomheten har oppnådd.
Om Systema AS
Systema AS er en ledende leverandør av programvare til transport- og spedisjonsbransjen. Selskapet har siden 1985 utviklet fortollingsløsninger og programvaren SYSPED, som benyttes av både nasjonale og internasjonale aktører.
Virksomhetens mål er å være stor nok til å ta på seg spennende oppdrag, samtidig som den er liten nok til å jobbe effektivt og levere kostnadseffektive løsninger til kundene.
Et regnskapssystem som ikke var fleksibelt nok
Da Systema vurderte fremtidens økonomiløsning, var det særlig rapporteringen som skapte utfordringer. Det eksisterende, serverbaserte systemet ga ikke den fleksibiliteten virksomheten trengte.
"Med den gamle løsningen vår hadde vi problemer på rapporteringssiden. Den var ganske enkelt ikke fleksibel nok."
Samtidig ønsket selskapet bedre kontroll på dokument- og fakturahåndteringen, samt å redusere manuelle arbeidsoppgaver.
Valget falt på Visma Net
Etter å ha vurdert ulike alternativer i markedet, falt valget på Visma Net.
"Jeg så meg litt om i markedet, og etter litt leting falt valget til slutt på Visma Net. Deretter tok jeg kontakt med Amesto Solutions*, hvor jeg ble møtt av en veldig hyggelig kontaktperson som hjalp meg med å få systemet på plass."
Overgangen til skyen ga Systema en moderne ERP-plattform med kontinuerlige oppdateringer og høy tilgjengelighet.
Birgit Vegheim, Managing Director i Systema AS
"Tidligere hadde vi ikke noen automatikk på de inngående regningene. Når jeg skal godkjenne en faktura i Visma Net, er all informasjonen ferdig utfylt med konto- og KID-nummer. Alt jeg trenger å gjøre nå, er å godkjenne fakturaen og så sende den til AutoPay."
Rapportering tilpasset virksomhetens behov
Kort tid etter implementeringen fikk Systema nye eiere i Australia, noe som stilte enda høyere krav til rapportering.
Med Visma Net kunne virksomheten selv bygge rapportene de trengte, i stedet for å være begrenset av standardrapporter.
"Med Visma Net kan jeg kjøre eller definere mine egne rapporter på kryss og tvers, og det har gitt oss helt nye muligheter sammenlignet med det gamle systemet vårt. Nå har det blitt veldig enkelt å skreddersy egne rapporter, i rett format."
Løsningen gjorde det også enklere å håndtere avvikende regnskapsår, noe som var viktig for rapporteringen til de internasjonale eierne.
"Siden eierne våre i Australia har en annen regnskapssyklus enn oss her i Norge, er det også kjekt at Visma Net har en funksjon for avvikende regnskapsår."
Bedre kontroll på fakturahåndteringen
En annen viktig gevinst har vært automatiseringen av fakturaflyten.
Tidligere måtte mye av arbeidet håndteres manuelt. Med Visma Net kommer fakturaene inn ferdig utfylt, og betalingene matches automatisk mot riktig faktura og bokføres direkte i regnskapet.
Systema har også fått en enklere håndtering av periodisering.
"En annen fordel er dette med periodisering. En del regninger skal jo deles enten over tre, seks eller tolv måneder, og med Visma Net er det veldig enkelt å sette opp periodiseringsregler."
En mer effektiv arbeidshverdag i skyen
Overgangen til en skybasert ERP-løsning har gitt Systema flere fordeler enn bare bedre rapportering og fakturaflyt.
Programvaren oppdateres automatisk, virksomheten slipper å tenke på teknisk vedlikehold, og tilgjengeligheten er betydelig bedre enn tidligere.
"Den gamle løsningen vår hadde en del mangler, og Visma Net ble redningen. Med denne løsningen har vi fått mange nye og viktige funksjoner, blant annet er all programvare alltid oppdatert. Hvis vi tidligere hadde tekniske problemer, kunne vi oppleve nedetid, men det slipper jeg å tenke på nå."
For Birgit Vegheim er konklusjonen klar.
"Å gå over til et regnskapssystem i skyen har effektivisert driften vår og frigjort tid som vi heller kan bruke på andre mer verdiskapende ting."
Oppsummert
For Systema AS har overgangen fra et serverbasert regnskapssystem til Visma Net gitt en mer moderne og effektiv økonomifunksjon. Med fleksibel rapportering, automatisert fakturahåndtering og en skybasert plattform bruker virksomheten mindre tid på manuelle rutiner og mer tid på verdiskapende arbeid.
