Tronrud Eiendom gikk fra papirbilag til skybassert effektivitet 

Fra manuelle bilag til digital kontroll

Tidlig i digitaliseringsreisen forstod Håkon Tronrud viktigheten av å gjøre bilag tilgjengelige for prosjektledere ute i felt. Rundt år 2000 tok de derfor i bruk Compello for scanning og OCR-tolkning av bilag, i tett integrasjon med det daværende ERP-systemet Visma Business. Denne overgangen ga umiddelbare gevinster.

– Det var fascinerende for oss å kunne scanne et bilag, OCR-tolke det, legge inn ansvarsenheter og knytte det direkte til riktig prosjekt. Det ga oss en helt ny grad av kontroll, sier Haakon.

– Den fremtidsrettede teknologien vi la opp til da, ga oss også muligheten til å styre og håndtere prosjektene våre på en mye bedre måte.

Med disse verktøyene fikk selskapet langt bedre innsikt, kontroll og beslutningsgrunnlag.  

Videreutvikling i skyen med Business NXT og Advanced Workflow

Etter nesten to tiår med gode erfaringer med Compello og Visma Business, ble det tydelig at veien videre lå i skyen. I 2017 tok Tronrud i bruk den skybaserte versjonen av Compello, som med kunstig intelligens og maskinlæring begynte å gjenkjenne selskapets vaner og effektivisere fakturahåndteringen ytterligere.

– Den skybaserte versjonen av Compello, Advanced Workflowhar lært seg våre vaner og foreslår automatisk hvilke bilag som tilhører hvilke ansvarsenheter, noe som sparer oss for verdifull tid, forteller Haakon.

– Kunstig intelligens høres kanskje skummelt ut for mange, men i løpet av den tiden vi har samarbeidet med Compello har vi sett hvordan maskinlæring og KI gjør det mulig å huske hva vi som operatører og regnskapsførere har gjort tidligere, for så å komme med forslag.

Selv etter å ha testet andre løsninger, ble det tydelig at Compello fortsatt var best egnet for deres behov.
– Vi prøvde andre løsninger, men innså at Compello var i en egen klasse, innrømmer Haakon.

Overgangen til Advanced Workflow by Compello ble dermed et naturlig valg, og i kombinasjon med det skybaserte ERP-systemet Business NXT fikk selskapet en løsning som både ivaretar erfaringen fra tidligere systembruk og gir nye muligheter i skyen.

– Vi valgte først ERP-systemet Business NXT fordi vi så at det var et fremtidsrettet verktøy for oss. Det å tilpasse systemet til et regelsett som allerede var definert for vår organisasjon, var veldig fort gjort. Med god hjelp av konsulenter som kan gi gode råd og som kjenner programvaren godt.

En helhetlig og sømløs opplevelse

Med Business NXT og Advanced Workflow opplever Tronrud Eiendom i dag en løsning som forener effektivitet, sikkerhet og sømløs integrasjon.

– Effektive og gode systemer er kritiske. De sikrer at de som trenger data, har tilgang hele døgnet, understreker Haakon.

– Å kunne håndtere bilagsflyten og fakturahåndteringen effektivt og ha alle data lett tilgjengelig er helt avgjørende for oss. Det reduserer kompleksiteten og forbedrer vår evne til rask beslutningstaking.

Tilgjengelighet og fleksibilitet er avgjørende i en døgnkontinuerlig bransje:
– I byggenæringen jobber vi ikke bare fra klokka 08.00 til 16.00. Der jobber vi døgnet rundt. Da er det viktig at medarbeiderne får tak i informasjonen de trenger, når de har behov for den, forteller han.

Skybaserte løsninger har også styrket sikkerheten og forenklet hverdagen:

– Det er to fordeler for oss i skyen. For det første har vi til enhver tid programvare-løsninger som snakker godt sammen, og for det andre har vi større grad av sikkerhet, ved at vi ikke trenger å logge oss inn i mange systemer med ulike passord. Det at systemene snakker så godt sammen gir en trygg og effektiv hverdag for oss, forteller Haakon.

Mer sporbarhet - bedre beslutninger

Kombinasjonen av Business NXT og Advanced Workflow gir Tronrud full oversikt over data og historikk, og systemene fungerer som et effektivt oppslagsverk. Sporbarheten har vist seg kritisk i eiendomsbransjen, hvor dokumentasjon og nøyaktighet er avgjørende.

– Systemene snakker godt sammen og tilbyr en sikkerhet vi ikke hadde før, noe som er essensielt i eiendomsbransjen hvor sporbarhet og nøyaktighet er kritisk, forklarer Haakon.

– Det å kunne integrere gamle papirbilag som digitale filer i sanntid, gir oss en konkurransefordel og mulighet til bedre rapportering, avslutter Haakon.

Et forbilde for digital transformasjon

Gjennom en bevisst og trinnvis digitaliseringsstrategi har Tronrud Eiendom bevist at riktig teknologi kan forvandle måten man jobber på – både internt og ute i prosjektene. Kombinasjonen av erfaring og teknologisk nytenking gjør selskapet til et tydelig eksempel på hvordan man lykkes med digital transformasjon i eiendoms- og byggebransjen.