Jeg har valgt ERP-system, hva gjør jeg nå?

Nå, og i de kommende årene, er det mange bedrifter som er nødt til å bytte ERP-system. Flere av de jordbaserte ERP-systemene får en sluttdato og vil ikke lenger fungere. Andre årsaker til byttet er å automatisere manuelle prosesser, slippe kostnader forbundet til servere og oppgraderinger, eller at nye lovkrav driver frem endringer som ikke lar seg gjennomføre i det gamle ERP-systemet.

Her setter vi fokus på hva som skjer etter at du har valgt nytt ERP-system og kontrakten er signert. Vi ønsker at våre kunder er best mulig forberedt, slik at implementeringen og oppstarten av den nye løsningen blir så bra som mulig. Her får du en 7 tips til ting du bør tenke på i fasen mellom kontraktsignering og oppstart av nytt ERP-system.

Vil du heller høre denne bloggen enn å lese selv?
Hør den på Spotify!

Når valget av nytt ERP-system er tatt og kontrakten signert starter neste fase av endringsreisen. For å være best mulig rigget til implementering og igangsetting av ny løsning er det noen forberedelser vi anbefaler.

1. Sett deg inn i omfanget

Det er viktig å sette seg inn i omfanget av et slikt type prosjekt. Uansett hva årsaken til å bytte ERP-system er, må dere være klar over at et bytte vil medføre endringer i arbeidsrutiner. For noen bedrifter kan det være en stor endring som påvirker arbeidsrutinene til mange i organisasjonen, mens for andre bedrifter er det kun noen få i regnskapsavdelingen som blir truffet av endringen. 

For at dere skal få et mest mulig vellykket prosjekt er det smart å sette seg mål med endringen. Det kan for eksempel være effektivisering av enkelte rutiner eller bedre kontroll. 

2. Hold av tid

Alloker tilstrekkelig tid hos alle de involverte i prosjektet. Sørg for at alle har nok tid tilgjengelig for å gjennomføre opplæring og testing i prosjektet. På denne måten sikrer dere en god fremdrift og at dere har kapasitet til å ta imot leveransen. 

3. Gjør organisasjonen klar for endring

Et kritisk punkt i en overgang til nytt ERP-system er endring. Hvem ønsker denne endringen og hvem blir truffet av endringene? Bytte av ERP-system er en god anledning til å kartlegge dagens arbeidsrutiner i hele bedriften. Har dere rutiner som oppleves som tunge bør dere benytte muligheten til å gjøre noe med dem. Det kan være at det nye ERP-systemet har funksjonalitet for å løse dette, eller kanskje det er en integrasjon med et tredjepartssystem som kan effektivisere prosessen. En endring kan være, men er ikke nødvendigvis alltid, positiv for alle involverte.
Det er heller ikke alle som takler en endring like bra. Diskuter med din samarbeidspartner hvordan dere opplever at egen organisasjon er mottakelig for endring. Sammen finner dere den beste løsningen for å implementere endringene på hos dere. 

4. Etabler en hovedansvarlig på deres side

Det er ofte flere avdelinger og personer involvert i et slikt prosjekt, både på leveransesiden og på mottakersiden. For å kunne klare å ta hensyn til alle involverte og å prioritere ulike oppgaver og andre ting som dukker opp, er det helt nødvendig med en prosjektansvarlig hos begge parter i leveransen. Dette sikrer tydelig ledelse og ansvarlighet gjennom hele prosessen.

5. Rydd i grunndata og oppbevar historisk data

I løpet av årene har det samlet seg opp mange kunder, leverandører, varer, kontoer osv. i ditt gamle ERP-system. Benytt muligheten til å rydde opp i gamle data, slik at dere ikke legger inn unødvendig data i nytt system. Dette gir også en ryddigere og mer smidig overgang.

Vi anbefaler også en gjennomgang av åpne poster. Alle åpne poster må være med over i nytt ERP-system, men jo færre jo bedre.

Du er pliktig til å oppbevare historisk regnskapsdata i 5 år. Det finnes oppslagslisenser til de aller fleste ERP-systemer. Ta i bruk en oppslagslisens til din gamle ERP-løsning slik at du kan slå opp historisk data i det ved behov.

6. Testing i forkant av oppstart

Før implementering og oppstart av produksjonsklient må dere igjennom en fase med testing og opplæring. Bruk denne perioden godt, og ikke undervurder denne fasen! Gå igjennom og test alle prosesser nøye, og sørg for at deres prosesser løses godt i nytt system.

Vi i Exsitec kan systemene og bidrar med opplæring og effektivisering av prosesser og arbeidsrutiner, men vi kjenner ikke til alle detaljer i deres prosesser. For at både testing og opplæring blir best mulig er begge partner avhengig av et smidig og tett samarbeid.

Vi anbefaler at all testing gjøres i eget testmiljø og ikke i produksjonsmiljøet. Det er enklere og mindre stressende å gjøre disse testene i et testmiljø før daglig drift og tidsfrister har høyeste prioritet. Å gjennomføre nok, riktige og gode tester i forkant av driftsetting reduserer risikoen for uforutsette problemer når endringene tas i bruk i produksjonsmiljøet.

7. Sett av tid etter oppstart 

Det er viktig å huske på at prosesser og rutiner er endret for personer som ikke har vært deltakende i prosessen. Noen oppgaver kan oppleves som lettere enn før, mens andre oppgaver kan oppleves som mer tungvinte og tidkrevende. Noen opplever også at det kan ta litt lengre tid å for eksempel utføre første periodeavslutning i nytt system, og at det kan oppleves som litt tungt. Sett av tid til å gjøre disse oppgavene, enten om det er du som skal utføre dem, eller om du kanskje skal bistå en kollega. Som vi vet vil nye rutiner og vaner sette seg etter man har gjennomført dem noen ganger.

Vi anbefaler å ha jevnlige møter med deres samarbeidspartner etter oppstart for å sikre kontinuerlig forbedring, utvikling og bruk av løsningen. 

Les om forvaltningsavtalen vår → 

Er det noe du ønsker å vite mer om? Ikke nøl med å ta kontakt med oss, så hjelper vi deg gjerne!

ABONNER PÅ ØKONOMBLOGGEN