Slik lykkes du som grossist
Øk marginene ved å redusere kostnader og effektiviserer prosessene. I denne guiden gir vi tips og råd til grossister, produsenter og andre virksomheter innen logistikk, innkjøp og lager.
Reduser kostnader og effektiviser prosesser for å øke marginene
Dette er guiden hvor vi deler tiltak du kan gjøre for å forbedre marginene gjennom reduserte kostnader, økte inntekter og mer effektiv bruk av kapital.
I en tid med store endringer må man grave litt mer i verktøykassen, og kanskje til og med finne noen nye verktøy for å holde kostnader nede og marginene så gode som mulig.
Denne guiden inneholder noen strategiske og taktiske tiltak du kan gjøre, og en kort oppsummering for hvert punkt i forhold til sitt potensial, og hvor enkle de er å gjennomføre.
God lesing!
Et usikkert marked i utvikling
De siste årene har det toppet seg med utfordringer på rekke og rad. Transportkostnader i rask endring, varemangel, inflasjon, valutasvingninger, forstyrrelser av verdikjeder, krig og økte strømpriser er bare noe av det som har skapt hodebry for grossister, produsenter og andre virksomheter hvor logistikk, innkjøp og lager er en stor del av bildet.
I Exsitec jobber vi med hundrevis av distributører over hele Norden. Vi ser stadig hvordan de forskjellige virksomhetene tilpasser seg strategisk og taktisk til en verden i rask endring. Vi vil nå dele noen konkrete erfaringer og tips på hvordan du kan forbedre lønnsomheten din i møte med et usikkert marked i utvikling.
Vi har delt tiltakene opp i tre grupper:
- Redusere kostnader
- Øke inntekter
- Mer effektiv bruk av kapital
Hvert tiltak er rangert etter effekt og vanskelighetsgrad. Rangeringen må sees på som veiledende, og ikke nødvendigvis gjeldende for akkurat din bransje og virksomhet.
1. Slik reduserer du kostnadene for bedre marginer
For å skaffe inntekter er du avhengig av andre. Når det gjelder kostnader derimot, har du betydelig større innflytelse og spillerom.
Her ser du noen tiltak som grossister har benyttet de siste årene for å redusere kostnader og overkomme alle utfordringene.
1.1 Ikke aksepter prisøkninger fra dine leverandører
Prisøkninger er direkte overføringer av margin fra dem til deg. Selv om du ønsker leverandøren din alt godt, er de nødt til å hente sin margin fra andre kunder.
Slik håndterer du henvendelser om prisøkning:
Sjekk først i leverandøravtalen om de er i sin rett til å heve prisene. Om de ikke har noen stadfestet rett til å øke prisene, er det ikke noe mer å snakke om, og du trenger bare vise til kontrakten. Om leverandøren har rett til å sette opp prisene, er ikke slaget nødvendigvis tapt med det første.
Prøv følgende:
- Si at dere ikke kan akseptere prisøkningen siden det nå satses mye på leverandørens produkter, og en prisøkning vil sette satsingen langt tilbake. Flere av Exsitec sine kunder lykkes med denne strategien. Alternativt kan du be om at prisøkningen flyttes fram i tid, eller reduseres.
- Si at prisøkningen er for høy, og at den ikke lar seg skyve over til kundene deres. Om den gjennomføres vil resultatet være betydelig lavere volum. Dere kan imidlertid akseptere en prisøkning på X, uten at dere tror det vil gå utover volumet.
- Si at dere aksepterer prisøkningen med vilkår om at den ikke kan gjelde for neste bestilling, eller de neste to månedene mens dere justerer prisene ut mot kundene.
- Om ikke annet fungerer, aksepter prisøkningen, men be om noen ekstra produkter til markedsaktiviteter eller andre mindre bidrag som betyr lite for dem, men som kan øke EBITDA med noen prosent for din egen virksomhet.
Om prisene i verden igjen endrer seg og kostnader på råvarer, produkter og andre innsatsfaktorer går ned, bør du kontakte dine leverandører og be om reversering av tidligere prisøkninger. Om du samtidig opprettholder prisene ut mot kundene dine, kan du høste en superprofitt.
Har du riktig ERP-system, og det er satt opp riktig, er det enkelt å se utviklingen i priser fra leverandører mot priser til dine kunder, og se hvordan de beveger seg over tid.
De kloke går gjennom slik innsikt flere ganger i året for å være sikker på at de opprettholder riktig margin i sin posisjon mellom kundene og leverandørene.
1.2 Forhandle lavere fraktpriser
Å forhandle lavere fraktpriser er ikke enkelt. Ikke fordi forhandlingene er så kompliserte, men fordi det er vanskelig å etablere en baseline for hva kostnadene har vært, og hvordan de kommer til å utvikle seg.
Alle leverandører vil være tjent med å gi dere lave priser på historiske frakter (for å vinne businessen deres), for så å øke prisene fremover når dere har blitt kunde, for å øke sin egen fortjeneste. Siden fraktpriser er i kontinuerlig endring på grunn av variasjoner i drivstoffpriser, valutakurser, tilbud og etterspørsel etter frakt, er historiske priser bare en pekepinn for hva fremtidige priser vil bli.
Men fortvil ikke, slik bør du gå fram:
-
Den enkleste måten å redusere fraktprisene på er å kontakte din eksisterende fraktleverandør og be dem komme med forslag til hvordan fraktprisene kan reduseres uten at dere må bytte leverandør. De kan da være kreative og foreslå kombinasjoner av fraktmetoder dere ikke har tenkt på, samtidig som de kan øke rabattsatsen.
-
Om du ikke er fornøyd med responsen fra din nåværende leverandør, bør du snarest ta kontakt med 3–4 alternativer. I henvendelsen beskriver du fraktbehovet; antall sendinger fra dine leverandører og hva slags vekst i volumet du forventer. Forventet vekst er viktig å inkludere for å vise at dere er en kunde som vokser, slik at dere får «betalt for deres potensial» og ikke nåværende volum. Nå begynner den vanskelige delen av jobben, nemlig å finne ut om alternativene er bedre enn leverandøren du har. For å vurdere best mulig, trengs det historiske priser som er så nært opp til nåtiden som mulig, samt noen konkrete leveranser som skal gjøres i nær fremtid. Be de alternative leverandørene komme med tall på hva de historiske fraktene ville ha kostet hos dem, samt hva prisen vil bli på de neste fraktene. Om du også ber din nåværende leverandør om priser på fremtidige frakter, vil du ha det beste grunnlaget du kan få for å sammenligne og velge den beste transportøren.
-
Husk at priser alltid vil forandre seg, og en god pris du kan få nå for å bytte leverandør, kan gradvis forverres. Ta gjerne stikkprøver og kommuniser hvor viktig det er at leverandøren er kontinuerlig konkurransedyktig.
1.3 Vurder samlasting fra Asia – det kan lønne seg!
Endringer i fraktpriser har gjort betydelig innhogg i marginene.
Tiden med 400-dollar-containere fra Asia til Europa er bare et vagt minne, til tross for at det bare er fem år siden. Prisen var til tider så lav at det var billigere å sende en container med båt fra Shanghai til Rotterdam, enn med lastebil fra Gøteborg til Stockholm.
Containeren er en standardisert enhet som vi har blitt utrolig flinke til å frakte, noe som gjør at flere mener at nettopp containeren er en av de viktigste oppfinnelsene fra det forrige århundre, selve fundamentet for globalisering.
Om du har en forsendelse som er mindre enn én container, LCL (Less than Container Load) på fagspråket, lønner det seg ofte likevel å benytte en hel container.
Selv om containere har revolusjonert transport, ved å være så enkle å transportere, har prisene de siste årene nesten tidoblet seg, og endringene har til tider vært så raske at det har vært vanskelig å tilpasse seg.
Resultatet har vært et press på marginer som gjør at man må tenke nytt.
Ett alternativ er samlasting, som betyr at i stedet for å sende halvfulle containere eller varer på pall, samler du varer fra flere distributører og fyller én stor container.
Slik sparer du penger på samlasting:
-
Det enkleste er selvsagt å sampakke ordre fra samme fabrikk, altså å samle bestillinger fra samme leverandør og vente med å sende til containeren er full. Fordelen er at du reduserer fraktkostnadene, men ulempen er at du binder mer kapital ved at det blir mer varer i produksjon og transitt. I mange tilfeller derimot, er fordelene høyere enn ulempene.
-
La én av dine leverandører være den som sampakker. I stedet for at alle leverandørene dine sender varer direkte til deg, samles forsendelsene hos en av hovedleverandørene dine som håndterer pakking og sending av full container. Fordelen her er at du ofte kan få gjort pakkingen uten ekstra kostnad.
-
Mange store fraktleverandører tilbyr sampakking og sending som en tjeneste. Med litt koordinering, gjerne støttet av ditt ERP-system, kan du koordinere leveranser fra dine leverandører til ett enkelt varelager der varene pakkes sammen i containere. Du vil måtte betale for denne tjenesten, men ofte vil du spare mye i reduserte fraktkostnader.
Sampakking krever at du har god kontroll på logistikken, og kan kreve litt ekstra innsats. Skal du gjøre det i større skala, er det også en forutsetning at du har et moderne ERP-system på plass.
1.4 Senk temperaturen på lageret
Lager er store bygg hvor det er mye luft som må varmes for å holde temperaturen oppe.
Når strømprisene kryper oppover, blir også kostnadene av oppvarmingen vesentlig høyere, og man kan spare mye på å justere temperaturen ned et hakk.
Det er anslått at du kan spare ca. fem prosent på oppvarmingskostnader for hver grad du senker temperaturen.
Nøyaktig hvor stort potensialet er for å spare ved å senke temperaturen på lageret, kommer an på flere faktorer; utetemperatur, størrelsen på lageret, sluser ved lasteramper, isolasjon, type oppvarming, etc.
Her er grep du kan ta for å redusere strømkostnader for oppvarming:
- Senk temperaturen på lageret jevnt over, og få ansatte til å akseptere at i perioder er det lavere temperatur for å spare kostnader. Husk bare at produktivitet og trivsel på jobb går hånd i hånd, så vær varsom med hvor mye du reduserer temperaturen, og hvordan du legger det frem for de som arbeider der.
- Hvis lageret består av flere soner, trenger ikke alle sonene å ha samme temperatur. Senk temperaturen i sonene som er i minst bruk.
- Automatisk eller manuell justering av temperatur basert på om ansatte er på jobb eller ikke.
- Se på lasterampene og slusene foran disse, og undersøk om det er mulig å gjøre tilpasninger. Dette er områder som lekker mye varme.
- Vurder isolasjonen i bygget og forhør deg med gårdeier om utbedringer. Diskuter hvilke typer varmekilder som egner seg best, og deres plassering med eksperter.
1.5 Forstå inflasjon og endringer i kostnader før den gjør ansatte arbeidsledige
I en verden i rask endring, er det viktigere enn noen gang å forstå kreftene som påvirker markedet, slik at man raskt kan endre kurs og tilpasse seg om nødvendig.
En prisøkning på inngående frakt på 30 % slår typisk inn på produktpriser etter noen uker, kanskje måneder, men da kan det være for sent å øke prisene ut mot kundene. Mangel på innsikt kan gi et betydelig innhogg i marginene som kunne vært unngått.
Et annet eksempel kan være at en styrking av egen valuta gir lavere innpriser, som kan åpne for at markedsføringen kan økes for å drive opp volumet. For å få innsikt du kan kapitalisere på, trenger du rutiner og systemer for innsamling og analyse av data. Det er mange kilder du kan samle data fra, og mange måter du kan samle den inn på. Du kan for eksempel samle den inn manuelt fra fakturaer, lagerlister og annen logistikkdata og systematisere den for hånd i Excel-ark. Alternativt kan du automatisere mye av prosessen ved hjelp av et ERP-system som hjelper deg å samle inn data og generere rapporter.
De som er best på innsikt bruker sekunder på rapportering, og timer på analyse og innsikt. De setter opp ferdige rapporter som automatisk henter ut data på bare noen klikk, eller som trigges og hentes av ulike hendelser som ordre, prisjusteringer, etc. Rapportene hjelper dem å identifisere trender, foreslå endringer, og peke ut hvor man bør ta grep.
Fordelen med å benytte et ERP-system i virksomheten, er at informasjon er tilgjengelig for hele organisasjonen. Det betyr at endringer ett sted kan gi umiddelbar input til andre avdelinger, slik at f.eks. en endring i innkjøpspriser kan gi umiddelbare føringer til dem som jobber med markedsføring.
1.6 Effektiviser ordre, vareflyt og regnskap
Om det er lenge siden det sist ble foretatt evaluering av prosesser, kan det være mye å hente i forbedringer og kostnadsbesparelser på å ta en ny runde.
Når du jobber med prosesser lønner det seg å sikte høyt. En forbedring på f.eks. 30 % vil bety at du kan redusere innleie, bemanning, eller overtid.
Slik kan du gå frem for å forbedre prosesser:
-
Kartlegg og dokumenter hvordan dagens prosesser fungerer. Det kan være alt fra innkjøp til varemottak, inngående faktura til utbetaling fra bank, etc. Beskriv prosessene og tegn dem opp.
-
Sjekk søppelkasser og mailbokser for utskrifter og lange mailkjeder. Dette er klassiske symptomer på prosesser som ikke er tilpasset vår nye verden.
-
Brainstorm sammen med de som jobber med de forskjellige prosessene om hvordan det kan effektiviseres og forbedres. Merk at det vil være vanskelig å overbevise enkelte om at prosesser må endres, om de er avhengig av at jobben gjøres på den gammeldagse måten for at de skal beholde jobben sin. Vær forberedt på at det kan bli nødvendig med kursing og opplæring for at disse skal kunne tilpasse seg og fortsette å prestere i de nye prosessene.
-
Finn en ERP-leverandør og diskuter med dem hvordan deres systemer kan støtte effektivisering. Dette er noe vi i Exsitec kan hjelpe deg og din virksomhet med.
-
Om du ikke velger et nytt ERP-system, så finnes det en rekke enkle, «best-in-breed»-systemer og integrasjoner som kan bidra til å effektivisere prosessene dine. Et eksempel på dette er Zapier, som kan hjelpe med å integrere systemer som det brukes mye tid på å få til å snakke sammen.
1.7 Bra for planeten, bra for bunnlinja
Å ta beslutninger med bedre tanke på miljøet er den nye måten å gjøre business på.
Det er derimot ikke gitt at en beslutning som sparer miljøet vil gå hardere utover bunnlinjen enn et mindre miljøvennlig alternativ. Ofte vil det til og med være motsatt!
Oppmerksomheten og positiviteten rundt miljøtiltak gjør at dine kunder og leverandører også kan være åpne for løsninger som ikke var aktuelle før.
-
Reduser bruk av emballasje: Emballasje er sett på som en av de store synderne mot miljøet, og derfor er det en økende trend globalt å bruke mindre emballasje. Selv om det kan redusere sluttkundeopplevelsen, eller gå utover beskyttelsen av produktet under frakt, så er dette en gyllen mulighet for endring.
-
Reduser transportfrekvensen: Det har lenge vært slik at god kundeservice blant annet har handlet om å levere varer umiddelbart når kundene bestiller. Med et høyere fokus på miljøet kan kunder være mottagelige for initiativ som er bra for miljøet, selv om det kan redusere kundeservicen noe og gjøre at leveranser tar litt lenger tid. Om dere går fra transport hver ukedag til to dager i uken, vil det spare både kostnader og miljøet.
-
Reduser bruk av papir på kontor og lager: Et effektivt og moderne ERP-system reduserer behovet for utskrifter betraktelig. Ordre, faktura og varemottak kan i dag gjøres digitalt og helautomatisk uten behov for utskrifter. Om virksomheten din i dag har mye papir i omløp, er det stort rom for å effektivisere prosesser og redusere miljøpåvirkning ved å digitalisere.
2. Økte inntekter for å bedre marginene
Å øke inntekter for å bedre marginene står seg som en selvfølge. Selv om kostnader naturligvis er sentrale faktorer for bunnlinjen din som du i stor grad kan kontrollere, er det viktig å ikke glemme hvor du faktisk gjør butikk, nemlig inntektene. Det er flere grep du kan vurdere for å øke inntektene dine, samtidig som du reduserer kostnader og effektiviserer de etablerte prosessene.
Se hvordan vi vurderer tiltakene ut fra vanskelighetsgrad og potensial. Dette er veiledende basert på innsikt fra kunder vi jobber med, og kan variere for din virksomhet.
2.1 Øke prisene
For at virksomheten skal lykkes, er prising noe du må beherske. Det finnes ingen annen aktivitet du kan gjøre som gir en høyere timepris enn å sette selskapets priser riktig. I en tid preget av høy inflasjon på produkter og tjenester er prisjusteringer blitt viktigere enn noen gang.
Det finnes to typer prisøkninger for produkter: generelle og individuelle.
De generelle er en prisøkning for alle produktene i sortimentet. De er enkle å kommunisere, og enkle og raske å gjennomføre, men du mister muligheten til å gjøre individuelle vurderinger av prissensitivitet for hvert produkt.
De individuelle er justeringer av priser for hvert enkelt produkt.
Å vurdere om prisen kan økes, og eventuelt hvor mye for hvert produkt, er en mer tidkrevende prosess, og prisøkningene er vanskeligere å kommunisere til kundene. Til gjengjeld gir det muligheten til å sette opp prisen på noen produkter, mens de mest konkurranseutsatte produktene kan holdes på samme nivå.
Hva er egentlig effekten av å øke prisen?
Det kan nesten virke for godt til å være sant, men relativt små økninger i pris kan ha et enormt utslag på marginene. En studie av 130 grossister gjennomført av McKinsey, viste at en prisøkning på 1 % forbedret EBITDA-marginen med hele 22 %. Risikoen er selvfølgelig at det kan gå utover volumet, men beregninger viser at om du øker prisene med 1 % og volumet ikke reduseres med mer enn 5,3 %, så er det en fornuftig bedriftsøkonomisk beslutning.
2.2 Be dine leverandører om kampanjestøtte til nye kunder
Alle vet at det kan innebære betydelige kostnader i en tidlig fase å skaffe og lykkes med nye kunder. Det kan du utnytte.
Det er ikke unaturlig å be om støtte til ekstraordinære kostnader forbundet med salgs- og markedsaktiviteter, eller introduksjonstilbud for å få kunder om bord. De beste distributørene skyr ikke å be om støtte til slikt, og det verste utfallet er bare at du får et nei.
Slik ber du om støtte:
-
Fortell leverandøren om den spennende nye kunden og potensialet som ligger der fremover. Beskriv en plan for ulike aktiviteter dere ønsker å gjennomføre, som f.eks. introduksjonstilbud, vareprøver som skal gis bort, opplæring som skal gjennomføres, og ulike markedskampanjer. Legg ved et budsjett og forklar at dere naturlig nok vil ta den største delen av kostnaden, men be om f.eks. 40 % dekning av kostnadene i form av en kreditnota.
-
Det kan være enklere for leverandøren å gi dere varer fremfor en kreditnota, siden de har en fortjeneste på varer. Be om å få et antall varer gratis ved neste forsendelse for å dekke opp aktiviteter dere skal gjennomføre med kunder.
-
Finnes det konkurrenter som dine kunder vurderer, gjør det klart for leverandøren din, og spør hvordan de kan bidra til at dere sammen vinner den nye kunden.
Har du riktig ERP-system som er satt opp ordentlig, er det enkelt å legge inn både rabatter, markedsstøtte og gratis produkter dere får fra leverandøren og se hvordan det slår inn på samlet produktkostnad og margin.
2.3 Bestill nå – prisøkning kommer
Det er mulig å øke inntektene også før prisene faktisk settes opp. Bare trusselen om en prisøkning kan øke salget. Mange kunder vil oppleve det som god kundeservice om de får vite at prisene skal settes opp om noen måneder. Alle forstår at priser går opp i tider med høy inflasjon. Samtidig lever dere av absolutt margin (kroner og øre) og ikke prosentmargin.
Om du jobber aktivt med salg i perioden før justeringen, og minner kunden på at den kommer, kan resultatet bli en betydelig økning i inntektene.
2.4 Øk frifraktgrensen
Alle liker gratis frakt, og dette er et vanlig grep som særlig grossister bruker for å få sine kunder til å handle mer. Ved å øke frifraktgrensen kan du øke både fortjenesten og inntektene. Om du f.eks. har en frifraktgrense på 10 000 kr og øker den til 12 000 kr så vil kundene dine mest sannsynlig ikke reagere særlig. Likevel vil denne økningen sannsynligvis føre til en litt høyere vareomsetning, siden flere kunder blir fristet til å handle mer.
Dette er et meget enkelt grep du kan ta på kort tid og som vil ha en merkbar effekt.
2.5 Egen nettbutikk som grossist
Før var det utenkelig at grossister drev sin egen nettbutikk.
«Vi kan ikke konkurrere med våre kunder», var ofte forklaringen som ble gitt.
Her har ting endret seg, og om du ikke har en nettbutikk allerede, er det noe du absolutt bør vurdere. Nettbutikken til en grossist kan ikke konkurrere på pris mot kunden, utover noen årlige kampanjer. Derimot kan den konkurrere på andre faktorer som større utvalg av produkter fra et bestemt merke, gratis frakt, utvidet garanti, og gratis produkter når det handles over et visst beløp.
Du kan også se på nettbutikken som en markedskanal og et utstillingsvindu for leverandørene dere representerer. Her kan man virkelig dra nytte av alt markedsmateriell som er tilgjengelig. Nettbutikkene til leverandører er ofte lavt prioritert, men med litt fokus og kjærlighet kan du enkelt løfte både omsetning og lønnsomhet. Resultatet kan være at du over tid får nye ben å stå på, og blir mindre avhengig av den vanlige distribusjonen.
2.6 Turn Dogs into Cash
Akkurat som økte priser kan gi økt omsetning, kan det å senke prisene på varer også bidra til bedre omsetning gjennom større salgsvolum. Økt salgsvolum er i tillegg en god måte å oppnå bedre omløpshastighet på varelageret, og sørger for at lageret er veltrimmet. For å holde oversikten trenger du et ERP-system som løpende gir oversikt over – og full kontroll på – omløpshastighet på varegrupper og enkeltprodukter.
Når produkter kommer opp i en viss omløpshastighet, kan tiltak settes i gang.
Her er noen av tiltakene dere kan vurdere:
- Senk prisen betydelig på varer med lav omløpshastighet og gi kunder unike tilbud ved raske avgjørelser. Så lenge dette ikke skjer for ofte, vil du ikke ødelegge prisbildet, hverken for brandet eller dere selv.
- Forklar utfordringen med omløpshastighet til dine leverandører og be om mulighet til å returnere varene. Da ødelegges ikke prisbildet i det lokale markedet. Leverandørene har mest sannsynlig andre kunder de kan videreselge varene til.
- Jobb med forskjellige outlets i det lokale markedet, eller utenfor, for å ha et sted å selge produkter som er vanskelige å selge i nok volum gjennom vanlige kanaler.
3. Mer effektiv bruk av kapital
Kapital er en begrenset ressurs, uansett hvor stor virksomheten er. Desto mer effektivt et selskap bruker sin kapital, desto bedre er det.
I dette kapittelet tar vi for oss grep for å øke omløpshastigheten på selskapets kapital, samt å redusere den operasjonelle risikoen. Under har vi gruppert tiltakene etter effekt og hvor enkle de er å gjennomføre.
3.1 Redusere mengden av varer i bestilling og transitt
Mange leverandører krever betaling for varer ved bestilling eller før varene forlater fabrikken. For deg betyr dette at det til tider kan være store kapitalutlegg før inntektene kommer. Denne kapitalen har en pris, og om du klarer å redusere dette utlegget vil selskapet spare penger (gjennom alternativ avkastning) og være mer effektiv med kapitalen som er i omløp.
Slik reduserer du bundet kapital ved bestillinger, og for varer i transitt:
-
Forhandle deg til bedre betingelser fra dine leverandører. Må du betale ved bestilling, prøv å forhandle deg til betaling når varene sendes. Om du betaler når varene sendes, prøver du på betaling når dere mottar varene. Alternativt kan dere forsøke å splitte betalingen, f.eks. 50 % betaling ved bestilling og 50 % ved forsendelse.
-
Om dere kjøper varer direkte fra fabrikken kan dere benytte et instrument som heter LC (Letter of Credit) hvor banken din stiller en garanti til leverandørens bank. Da betaler du først for varene når dokumentene overføres og varene er hos din transportør.
-
Sørg for at ditt ERP-system har full kontroll over vareflyten, og når det nærmer seg tid for forsendelse er det viktig at transporten er ordnet og klar. De flinkeste her sparer dager sammenlignet med dem som ikke er like gode på planlegging. Klarer du å spare noen dager på transporten, vil det bedre likviditeten og redusere kapitalbehovet.
3.2 Redusere varelager
Det er mange som synes det er spennende å finne nye leverandører og produkter. Kanskje den neste bestselgeren er like rundt hjørnet? Å fjerne produkter eller leverandører er ikke fullt så spennende og gøy. Konsekvensen er at varelageret over tid vokser, og at det blir en lang hale av produkter med lav omløpshastighet.
Exsitec ser at denne utfordringen ofte håndteres på to måter:
-
Kontinuerlig oppfølging av omløpshastighet støttet av et ERP-system. Her følger man en prosess og jobber systematisk med å luke ut produkter som ikke presterer godt nok. Det er mange fordeler med denne tilnærmingen. Det blir en filosofi, og lageret trimmes kontinuerlig.Ulempen er at kunder kan oppleve at det er kontinuerlige tilbud på noen varer for å realisere salget.
-
«Ryddesjauer». I stedet for kontinuerlig oppfølging samles varer opp etter f.eks. hver sesong. Da går man gjennom hele porteføljen med produkter og organiserer salg.
Felles for begge alternativene er at produktene bør bevege seg gjennom en prosess med ulike faser. Produkter starter som en vanlig vare med et ønske om å maksimere fortjenesten. Om produktet ikke selger, eller ikke selger raskt nok, blir det satt under observasjon med ulike milde tiltak. Om ikke dette nytter blir produktet rødlistet og du tar tak i de mer ekstreme virkemidlene.
Spørsmålet er ikke lenger hvor stor fortjenesten blir, men om det er mulig å forbedre scenariet, eller i verste fall redusere tap. For å skape moment er det viktig at resten av organisasjonen forstår at nå er alternativet å kaste varene.
3.3 Øk kredittiden til dine leverandører og reduser kredittiden til dine kunder
En gjennomgang av betalingsbetingelser er en av de enkleste måtene å redusere bruken av kapital på i en virksomhet.
Hos leverandører med stort potensial er det enkelt å forhandle bedre betingelser. Her lager dere først en argumentasjon for hvorfor kredittiden bør forlenges. Heldigvis trenger dere ikke skylde på at dere ønsker å redusere arbeidskapitalen. Skyld heller på at suksessen gjør at dere trenger lengre betalingsbetingelser. Vurder å sende ut et brev til CFO eller daglig leder hvor dette informeres om og gjerne følge opp med en telefonsamtale om det er viktig for relasjonen.
For leverandører med lite potensial, men hvor dere vurderer at en økning av kredittiden er enkelt gjennomførbart, sender dere bare en mail til deres kontaktperson og legger inn ny kredittid på fremtidige ordre.
Når du har gått gjennom leverandørene, er det på tide å ta tak i kunder. Her har du motsatt mål, nemlig å redusere kredittiden fremfor å øke den. Kan du gå fra å gi 30 dagers kreditt til f.eks. 14 dager, vil det øke omløpshastigheten på kapitalen din. Endring i betalingsbetingelser kan enten gjøres på tvers av alle kunder, eller ved etablering av ulik praksis for de forskjellige kundegruppene.
3.4 Finansielle instrumenter for å balansere betalingsstrømmer
Å kjøpe og selge varer er transaksjoner som finansinstitusjoner er godt kjent med og kan være villig til å finansiere. For dem er det ofte enklere å finansiere en varestrøm enn å gi annen kreditt hvor de har mindre kontroll.
Letter of Credit er et vanlig instrument som brukes mye til kjøp av varer, spesielt fra Østen. Det fungerer slik at deres bank stiller en garanti til leverandørens bank, som i de fleste tilfeller kan gi en umiddelbar utbetaling til leverandøren som de benytter til å kjøpe inn råvarer til produksjon. Når varene sendes og dokumentene på lasten overbringes til deres transportør, frigjøres garantien fra banken. Enten belastes dere på det tidspunktet, eller så får dere en betalingsutsettelse på dette, f.eks. 30 dager. Resultatet er lenger kredittid og et lavere behov for arbeidskapital.
Mot kunder kan man benytte factoring med finansiering som vil fungere slik at en stor del av det fakturerte beløpet frigjøres umiddelbart ved fakturering, noe som vil forbedre likviditeten. Det mest spennende er likevel om du kombinerer disse instrumentene. Om dere tidligere har betalt varer ved bestilling ca. 90 dager før de sendes, forsendelsen bruker 30 dager i transitt, og dine kunder har 60 dagers betalingsbetingelser, så jobber pengene deres i 6 måneder før de returneres. Dette er lang tid og gir en lav omløpshastighet på kapital.
Om dere i stedet benytter en LC med 30 dagers betalingsutsettelse og factoring mot kundene deres, vil dere betale for varene når de ankommer, og motta oppgjør fra factoring omtrent samtidig. Resultatet er at pengene kun jobber i noen få dager, i stedet for 6 måneder.
3.5 Lås inn din fortjeneste gjennom valutasikring
Når man sitter mellom leverandører og kunder, er marginene ofte små. Ved store valutasvingninger kan det som skulle være en god handel fort bli et mareritt. Om du kjøper og selger i ulike valutaer har du mulighet til å sikre din fortjeneste gjennom ulike finansieringsinstrumenter.
Det enkleste er å kjøpe dollar når du setter bestilling, slik at en svekkelse i din valuta ikke påvirker ditt kjøp og salg. Mer avanserte instrumenter som valutasikring med terminkontrakter gjør at du kan forplikte kjøp av valuta til en gitt kurs, en gitt dato frem i tid.
Det finnes også flere og mer komplekse instrumenter som du kan forhøre deg med din bank om.
Vi håper at guiden har vært til nytte
Vi jobber vi hver dag med Nordens beste grossister, produsenter, distributører og mange flere som handler og flytter fysiske varer. Vårt viktigste bidrag er å levere systemer og rådgiving som effektiviserer, forenkler og bidrar til økt konkurransekraft, og ikke minst å sørge for å maksimere marginene som ligger i skvis mellom produsent og kunde.
I denne guiden har vi ikke satt søkelys på alle fordelene et moderne ERP-system gir, selv om det er en forutsetning for å hente ut effektene av mange av strategiene og taktikkene som er presentert. Hensikten har vært å dele den beste praksisen som vi ser våre kunder benytter for å overleve og levere lønnsomhet.
Det finnes selvfølgelig ingen magisk løsning, men resultatene kommer gjennom systematisk arbeid for å kjøpe inn de rette produktene til rett pris og bygge et marked med fornøyde kunder og en høy omsetning. Vi håper og tror at vi har inspirert og kanskje til og med gitt deg idéer og kunnskap til å forbedre både omsetning, kostnadsbase, samt redusere risikoen.
