Exsitec Norge
Exsitec Norge
Kontakt meg

Eksperter på forretningssystem og digitalisering

Vanlige spørsmål fra økonomiavdelingen - del 1

Vanlige spørsmål fra økonomiavdelingen - del 1

Hvordan finner vi det beste verktøyet for oss? Hva er viktig å tenke på når man vil satse på digitalisering når man er et selskap i vekst? I dette innlegget av Økonombloggen svarer våre eksperter på noen av de vanligste spørsmålene som vi får fra økonomiavdelinger i våre nordiske land. 

God lesning!

Vil du heller høre denne bloggen enn å lese selv?
Hør den på Spotify!

Hva er viktig å tenke på når et selskap i vekst vil digitalisere seg?

Det finnes selvsagt mye å tenke på, men for et selskap som er i vekst er det viktig å ha en bra grunn når det kommer til system. Tar vi ERP systemet som et eksempel bør dette være skalerbart og fleksibelt. Med dette mener vi at dere må ha mulighet til å automatisere hele og visse deler av deres prosesser. Det er også viktig at dere kan legge til ny funksjonalitet og integrere andre løsninger med ERP systemet, eksempelvis e-handel og innkjøpsoptimering.

Når deres bedrift vokser øker også kompleksiteten og dere kommer til å få et økt behov for håndtering av eksempelvis masterdata og rapportering. Sørg for at de løsninger og partneren dere investerer i klarer å håndtere fremtidens utfordringer.

Samtidig er det viktig å forstå at teknologien bare er et verktøy som muliggjør veksten. Sørg derfor for å bruke løsningene riktig og invester også tid i å lære om systemet.

Tenk alltid på kontinuerlig optimering. Hvordan skal løsningen forvaltes, hvem tar ansvar for at dere tar i bruk ny funksjonalitet når det kommer, hvem sørger for å kartlegge muligheter når nye behov oppstår? Mange glemmer at det er en kontinuerlig prosess, spesielt idag med de skybaserte løsningene og høy innovasjonstakt. 

Viktig å tenke langsiktig

Man må tenke langsiktig og tidlig sette en plan og ansvarlige for å ta hånd om forvaltningen fremover. En av våre største kunder har gjort en fantastisk vekstreise, men har allikevel lykkes i å beholde samme stab i økonomiavdelingen. De prosesserer over 100 000 fakturaer og har virkelig lykkes med forvaltningen og jobber stadig med forbedring. De har til og med poengtert viktigheten av at systemet ikke er personavhengig, noe som virkelig har vært en suksessfaktor.

Abonner på Økonombloggen

 

Hvordan finner vi de beste verktøy for akkurat vår virksomhet? 

Begynn med en behovsanalyse for å kartlegge hvilke prosesser dere trenger å effektivisere og prioriter hva som er viktigst å begynne med. Skisser opp hvilke prosesser det dreier seg om og intervju ansatte for å danne deg et bilde av hvordan prosessene er i dag. Ofte gjemmer det seg en hel del repetetive oppgaver som moderne systemstøtte kan automatisere bort og det gir også bedre kontroll. 

Prioritering er noe som også er viktig. Dere må kartlegge områdene og behovene som er mest kritiske for deres virksomhet. Mange av de vi treffer går inn i en vurdering av nye system med en lang liste av saker som ønskes, inkludert detaljerte prosessbeskrivelser. Det er som oftest kun en brøkdel av dette som det virkelig er viktig å få på plass dag 1. Vær derfor tydelig med prioriteringen av deres behov. Dere kan for eksempel sette opp en liste på deres “Must have” , “Need to have” og “Nice to have”.

Basert på prioriteringen kan dere dele opp prosjektet i ulike faser, dere behøver ikke gjøre alt på en gang. 

Det er også viktig å ha en dialog om prioriteringer med deres samarbeidspartner på systemsiden. Ofte kommer man frem til en klok prioritering og kan sette en implementeringsplan som er inndelt i ulike faser. Da kan dere starte med det som går raskest og gir størst effekt.

Les guiden om hva du bør tenkte på når du skal bytte ERP system ->

 

 

Hvordan skal man tenke ang. å innføre ny funksjoanlitet innen AI, EDI, digitale tjenester m.m. på økonomiavdelingen?

Fokus har lenge ligget på digitalisering og det å gå fra papir til digitale dokument. En moderne økonomiavdeling jobber allerede idag med e-faktura for både inngående og utgående faktura og har sluttet med permer til fordel for de digitale arkivene. Men jeg vil si at fokuset de siste årene mer og mer har handlet om å automatisere. Hva er neste steg på den digitale reisen? Det er da termer som “AI” og “Machine Learning” kommer inn i bildet.

Vi ser at verktøy for kognitiv automasjon som bygger på at systemet, med hjelp av tidligere data, kommer frem til et svar på egen hånd og i tillegg lærer det seg hvordan den skal håndtere lignende case neste gang allerede forekommer i større utstrekning. Det er dog en stund igjen før roboter håndterer hele flyten.

Eksempelvis kan man få bra hjelp med å sette sammen hvilke analyser som er relevante å gjøre basert på hvilken data som mates inn. Og du kan også få hjelp av AI for å stille spørsmål på “vanlig” språk og å få svar: F.eks. “Hvem var vår største kunde i 2019?” og lignende. Det kan senke terskelen for hvem som kan gjøre analyser. 

Som en oppsummering tenker vi det er viktig å tenkte langsiktig her og gjøre seg "automatiseringsklar" gjennom å investere i system som kontinuerlig oppdateres og støtter denne typen funksjonalitet. Moderne og kompetente ERP system har dette innebygget i dag.

 

Ta testen for å se hvor moderne ditt ERP system er!

Ta testen her

Kontakt forfatteren
Exsitec Norge
Exsitec Norge

Eksperter på forretningssystem og digitalisering