Vanlige spørsmål fra økonomiavdelingen - del 2

Hvordan finner vi det beste verktøyet for oss? Hva er viktig å tenkte på når man ønsker å satse på digitalisering som et vekstselskap? I ukens innlegg av økonombloggen kommer en oppfølging av forrige ukes innlegg, og våre eksperter svarer på noen av de vanligste spørsmålene som vi får fra økonomiavdelinger i våre nordiske land. 

God lesning!

Vil du heller høre denne bloggen enn å lese selv?
Hør den på Spotify!

Hvordan "beregner" vi lønnsomheten i ett prosjekt innen vi velger å investere i et system etc. (f.eks. synergieffekter for andre deler av virksomheten)?

Jeg anbefaler å se på tiden som brukes på spesifikke prosesser og se hvilke tidsbesparelser du kan få på dem. Da kan du f.eks benytte interne kostnader for å beregne verdien. Et godt eksempel er tiden som går med til å sammenstille og distribuere rapporter. Et annet eksempel er å se på hvor mye tid du kan spare per innkommende faktura ved å ha en løsning som øker automatiseringen.

I tillegg kommer andre synergier som er vanskeligere å kvantifisere, som brukertilfredshet, økt kontroll, bedre samarbeid på tvers av avdelinger ol. Her anbefaler jeg at dere utfordrer leverandørene deres til å presentere hvilke gevinster som kan oppnås og liste dem opp. Leverandørene kan dog ikke klare å gjøre dette uten en viss kartlegging, og helst etter et gjennomført forprosjekt. Om du får anbefalinger for tidlig i prosessen er de kanskje ikke tilrekkelig  basert på din organisasjon og forandringskapasitet.

Hvordan engasjerer man medarbeiderne i digitaliseringsprosessen?

For å få medarbeiderne delaktige anbefaler vi at dere setter opp spesifikke mål, involver ulike enheter/avdelinger og opprett en prosjektgruppe som har ansvar for å drive implementeringen frem. Prosjektgruppen bør også gis mandat til å kunne ta beslutninger.

Husk også på at du ikke skal flytte en "gammel" prosess inn en i ny løsningn. Du må benytte standardfunksjonalitet så mye som mulig i den nye løsningen. Du må derfor være klar over at det vil bli forandringer og du må være åpen for å bli utfordret. Et godt tips er å ha felles mål ettersom det gir en felles retning når utfordringene dukker opp.

Hvordan ser en økonomiavdeling som har digitalisert og automatisert alt som er mulig å digitalisere / automatisere ut? Hvordan jobber man i en sånn avdeling?

En moderne økonomiavdeling som har kommet langt med både digitalisering og automasjon jobber først og fremst med avvikene og lar systemet ta hånd om de repeterende oppgavene. Dette gjør at økonomiavdelingen kan fokusere på verdiskapende aktiviteter istedet for å manuelt punsje data i et system. Eksempelvis har de da kontroll på at fakturaer betales til rett tid, slik at kassarabatter overholdes og de kan i stedet bruke tiden til å kontakte kunder og leverandører eller andre verdiskapende aktiviteter for å øke verdien av sin kjernevirksomhet. En morsommere og enklere hverdag helt enkelt!

Les mer om elektronisk fakturahåndtering med Medius AP Automation ->