BI-verktøy: Hvilke løsninger er best for rapportering og analyse?

Hva er rapportering og analyse i et BI-perspektiv?

Ledende bedrifter gjør i dag sin informasjon tilgjengelig gjennom ad-hoc-analyser, rapporter og dashboards for sine ansatte. På denne måten styrker de sine ansatte med redskaper til å ta bedre beslutninger. Dette er et viktig konkurransefortrinn, spesielt i forhold til konkurrenter som mangler moderne analyseverktøy eller har retningslinjer som begrenser tilgangen til slik data. Med det i bakhodet, hva er de beste verktøyene for å styrke en hel organisasjon fra topp til bunn med relevant informasjon?

Ulike kategorier av rapporterings- og analyseverktøy

Det finnes mange forskjellige typer rapporterings- og analyseverktøy. Her har vi forklart noen av de vanligste kategoriene innen rapportering: Rapportdesignere, Ad-hoc Spørringsverktøy, Målstyring, Dashboards og ikke minst Kunstig Intelligens.

Rapportdesignere

Rapportdesignere brukes til å lage formaterte, lovpålagte og interne rapporter, som for eksempel finansregnskap eller driftsrapporter. Til tross for flere tiår med utvikling, er mange rapportdesignere fremdeles for tekniske og krever IT-personell eller eksperter for å lage rapporter. Ettersom du trenger kunnskap om de underliggende tabellene i databasen, og formlene som blir brukt ikke er allmenn kunnskap, er man avhengige av noen få utvalgte i selskapet. Det kan resultere i mangel på ønskede rapporter, noe som til slutt fører til at sluttbrukere ender opp med å eksportere og manuelt oppdatere regneark.

På grunn av dette velger ledende bedrifter rapportdesignere som enten er Excel-baserte eller har Excel-lignende formler og formateringer. De lærer også opp enkelte brukere til å lage og vedlikeholde konsernrapporter, og kan dermed levere ferdige rapporter på forespørsel, med interaktive filtre, som kan oppdateres i et nettlesermiljø eller mottas via e-post.

Ved å innse verdien av å ha lett tilgjengelig data, har mange bedrifter skaffet seg skreddersydde rapporter, noe som forbedrer effektiviteten i rapporteringen.

Ad-hoc spørringsverktøy

Disse verktøyene blir ofte omtalt som «dataoppslagsverktøy». I motsetning til rapportdesignere, er ad-hoc spørringsverktøyene designet for å la praktisk talt alle ansatte opprette rapporter på direkten, med enkel dra-og-slipp-funksjonalitet. Slike ad-hoc-rapporter er ikke ideelle for å lage rigide og formaterte rapporter.

Selskaper velger ofte denne metoden fordi den reduserer behovet for superbrukere som designer og vedlikeholder et stort antall formaterte rapporter. Den adresserer også et av de vanligste rapporteringsproblemene organisasjoner kommer over, nemlig når organisasjoner har for mange versjoner av rapporter som kanskje bare har blitt brukt en eller to ganger for å svare på et bestemt forretningsspørsmål, og siden har blitt forlatt. Med et ad-hoc spørringsverktøy kan brukere raskt få svar på spørsmålene sine, og deretter sletter de spørringen eller lagrer den for gjenbruk senere. For mange bedrifter anses effektivitet som å ha ryddige og oversiktlige prosesser.

Med ad-hoc-rapportering kan du få svar på dine spørsmål uten å oversvømme egne systemer med overflødig og utdatert informasjon.

Målstyring og KPI-oppfølging

En rekke spesialiserte målstyringsapplikasjoner har utviklet seg fra Balanced Scorecard-bølgen (BMS), som kom på begynnelsen av 2000-tallet. Organisasjoner opplevde imidlertid at disse applikasjonene var generelt lite fleksible og for spesialiserte, akkurat som den balanserte målkortmetodikken var. Unntaket er fokus på nøkkeltall (KPI) og mål, som fortsatt er relevant i dag.

De fleste bedrifter bruker ofte rapportdesignere eller dashboards for å beregne og presentere KPIer, oftest gjennom en prosess som måler bedrifts-, avdelings- og individuelle KPIer med jevne mellomrom. I motsetning til å studere omfattende økonomiske eller operasjonelle rapporter der bare noen få tall er av interesse, er konsentrasjon om den viktige informasjonen på et øyeblikk en mye mer effektiv og fokusert tilnærming.

Målstyring i dag gjør det mulig for deg å se klare KPIer uten å måtte lete gjennom diverse rapporter, slik at bedriften og du kan finne svar raskere.

Dashboards

Dashboards har eksistert lenge. Tidligere var det stort sett frittstående applikasjoner som var veldig kompliserte og krevde eksperter for å designe og vedlikeholde. Nå er moderne dashbordteknologier fullt integrert med BI-løsninger som også tilbyr rapportering, ad-hoc-spørringer, budsjettering og prognoser. Videre kan dashboards utformes av sluttbrukere for ønskede tilpasninger. Et godt designet dashboard gjør det enkelt for ledere å visuelt analysere og sammenligne KPIer, så vel som andre beregninger, vanligvis med diagrammer og andre visuelle virkemidler. Fleksibiliteten i dagens dashboards, særlig tryggheten som følger med at du ikke behøver kontinuerlig vedlikehold for å få riktig informasjon, gjør det mulig for organisasjoner å bruke mer tid på å fokusere på strategi på et høyt nivå.

Med andre ord, de som bruker dagens intelligente dashboards, tenker mer på hva de skal gjøre med KPI-ene enn hvordan de skal genereres.

Kunstig intelligens (AI) i BI-løsninger

KI har gått fra å være fremtidsmusikk til å bli en innebygd del av moderne BI-løsninger. Generative AI-assistenter er i dag integrert direkte i rapporterings- og analyseverktøy, slik at du kan stille spørsmål på vanlig norsk og få svar, innsikt og visualiseringer tilbake, uten å måtte bygge spørringen selv.

Moderne BI-løsninger kombinerer maskinlæring, prediktiv analyse og generativ AI for å gå fra «hva har skjedd» til «hva bør vi gjøre». Det betyr at løsningene ikke bare presenterer historiske tall fra ERP- og CRM-systemer, men også flagger avvik, foreslår forklaringer og gir anbefalinger, automatisk og i sanntid. Du kan i tillegg trekke inn eksterne datakilder for å sette egne tall i et bredere markedsbilde, og dermed få et mer helhetlig beslutningsgrunnlag.

Det endelige målet er å forbedre beslutninger basert på automatisert analyse av intern og ekstern finansiell, operasjonell og statistisk informasjon, og å gjøre denne innsikten tilgjengelig for alle i organisasjonen, ikke bare de som kan bygge rapporter.

Hvordan velge riktig BI-verktøy?

Det finnes ikke ett verktøy som er riktig for alle. Valget bør baseres på hvem som skal bruke det, og hva de skal bruke det til.

Noen spørsmål som kan hjelpe deg å velge riktig:

• Hvem skal bruke verktøyet? Trenger du noe IT kan vedlikeholde, eller noe sluttbrukere selv kan tilpasse?
• Hvor ofte endrer behovene seg? Faste, lovpålagte rapporter krever andre verktøy enn ad-hoc-spørsmål som dukker opp underveis.
• Hvor viktig er sanntidsdata? Dashboards og AI-drevne løsninger gir raskere innsikt enn tradisjonelle rapporter som oppdateres periodisk.
• Hvor mange datakilder skal kombineres? Skal du kun se på interne ERP- og CRM-data, eller også sette egne tall i et bredere markedsbilde?

For mange bedrifter er svaret en kombinasjon: rapportdesignere for lovpålagte rapporter, dashboards for løpende oppfølging, og AI-drevne analyser for å fange opp avvik og muligheter raskere enn manuelle prosesser kan.

Tilgjengelige og fleksible rapporteringsverktøy gir ikke bare effektive beslutninger, de engasjerer også hele bedriften aktivt. Tenk på hvordan rapporteringsverktøyets funksjoner, beskrevet ovenfor, kan få en umiddelbar innvirkning på organisasjonen din.