6 tegn på at konsernrapporteringen  kan gjøres mer effektivt

Dette gjelder den månedlige regnskapsavslutningen som helhet, men aller mest den delen som oftest tar lengst tid og går mest galt: konsernkonsolideringen, altså jobben med å sette sammen alle selskapenes tall til ett samlet, riktig konsernresultat. Konsernrapportering handler i praksis om å få et helhetlig bilde av konsernets resultat, balanse og kontantstrøm. Her er seks tegn på at konsolideringen i avslutningen din fortsatt lever i 2010.

1. Månedsavslutningen og konsernkonsolideringen tar en uke, eller mer

Hvis «vi er endelig i mål» er en setning som blir sagt høyt på et kontor rundt den 10. i hver måned, er det et tegn. En konsolidering som tar dager i stedet for timer, betyr som regel at mesteparten av tiden går til å samle inn, rette opp og dobbeltsjekke tall manuelt, ikke til å faktisk analysere dem.

2. Én person «eier» regnearket

Det finnes nesten alltid en person i organisasjonen som er den eneste som egentlig forstår hvordan hovedregnearket er bygget opp. Alt går bra helt til vedkommende er på ferie, sykmeldt, eller bytter jobb, og plutselig har konsernet en enkelt sårbarhet midt i den viktigste økonomiske prosessen det har.

3. Valutaomregningen gjøres manuelt, hver eneste måned

Har konsernet selskaper i mer enn én valuta, og gjøres omregningen med en kopiert kurs limt inn i en celle? Da gjentar teamet en jobb hver måned som et system kunne gjort automatisk, og som er en klassisk kilde til feil som er vanskelige å oppdage før de har rukket å påvirke tallene lenger opp i rapporteringen.

4. Ingen er helt sikre på at konserninterne transaksjoner er eliminert riktig

Konserninterne fakturaer, lån og avregninger skal ut av det konsoliderte resultatet, ellers blåser de opp konsernets tall kunstig. Når dette gjøres manuelt i regneark, er det ofte først ved en revisjon, eller i verste fall etter at rapporten er levert, at en glipp blir oppdaget.

5. «Rapportering» betyr å eksportere fra fem systemer og lime inn i et sjette

Hvis en vanlig rapporteringsrunde innebærer å hente ut data fra ERP-systemet, lime det inn i et regneark, manuelt justere for valuta og eliminering, og til slutt lime resultatet inn i en presentasjon, er det ikke rapportering. Det er dataflytting med noen ekstra steg, og hvert steg er en mulighet for at noe går feil.

Mange konsern bruker Excel som et viktig verktøy for analyse og rapportering, og det fungerer ofte godt. Utfordringen oppstår når Excel blir selve motoren i konsernkonsolideringen. Jo flere selskaper, valutaer og konserninterne transaksjoner som skal håndteres, desto større blir risikoen for manuelle feil og personavhengighet.

6. Resultatregnskapet går fint. Balansen og kontantstrømmen sitter fast

Mange konsern får ut et konsolidert resultatregnskap uten for mye trøbbel, det er i praksis en oppsummering av inntekter og kostnader fra hvert selskap. Balansen er en annen sak. Der må du vite nøyaktig hvor stor eierandel konsernet har i hvert selskap, beregne minoritetsinteresser riktig, og eliminere konserninterne mellomværender og investeringer mot egenkapitalen, hver eneste periode. Og kontantstrømoppstillingen kan i praksis ikke bygges før balansen er riktig, siden den bygger på endringene i balansen fra periode til periode.

Får konsernet resultatet ut uten problemer, men sitter fast på balansen og kontantstrømmen, særlig når det skal gjøres måned etter måned og ikke bare ved årsavslutningen, er det nettopp der den virkelige kompleksiteten ligger.

Og kravene går bare én vei. Flere styrer og banker ber i dag om et fullstendig konsernbilde oftere enn før, ikke bare resultatregnskapet, men balanse og kontantstrøm også, og ikke bare ved årsavslutningen. Det gjør de seks tegnene ovenfor dyrere å leve med for hvert år som går.

Den gode nyheten: dette er ikke noe konsernet må leve med

Det som for ti år siden krevde et stort, dyrt IT-prosjekt for å løse, er i dag en overkommelig overgang. Plattformer som Konsolidator er bygget spesifikt for konsern med flere selskaper, valutaer og eierandeler: koblingen til ERP-systemet gjør at data kommer inn automatisk i stedet for å bli tastet på nytt, valuta og konserninterne elimineringer håndteres som en del av selve konsolideringen, og minoritetsinteresser beregnes presist hver gang, ikke bare når noen husker det.

Det løser også balanse- og kontantstrømutfordringen direkte: eierandeler og minoritetsinteresser beregnes automatisk hver periode som en del av konsolideringen, og en egen kontantstrømrapport bygges rett etter, ikke som et separat prosjekt i etterkant.

Det er heller ikke bare historiske tall som får det bedre. Budsjetter og KPI-er kan lastes opp på samme måte som de faktiske tallene, og brukes til å bygge prognose- og driverbaserte rapporter med direkte kobling i Excel, Power BI eller Qlik, slik at gruppen får et helhetlig bilde, ikke bare et øyeblikksbilde av hva som allerede har skjedd. Over 300 konsern, fra multinasjonale selskaper til voksende grupper, har allerede gjort denne overgangen.

Én sidegevinst som er lett å overse: tid brukt på å automatisere den løpende månedlige konsolideringen er tid dere ikke trenger å bruke sammen med revisor ved årsavslutningen. Er tallene riktige og dokumenterte hver måned gjennom hele året, blir årsrevisjonen i større grad en bekreftelse av det som allerede er gjort, i stedet for en rekonstruksjon fra bunnen.

Vil du se hvordan det kan gjøres enklere?

Kjenner du deg igjen i flere av tegnene over? Da kan det være verdt å se hvordan en mer automatisert konsernkonsolidering faktisk fungerer i praksis.

3. september kl. 10.00 viser Laura og Håkon på bare 20 minutter hvordan Konsolidator kan automatisere deler av konsernkonsolideringen, fra innhenting av ERP-data til valutaomregning, elimineringer og ferdig konsernrapport.

Du får også se hvordan Excel og Power BI fortsatt kan brukes til analyse og rapportering, uten at selve konsolideringen må leve i sårbare regneark.

Meld deg på webinaret: Slik får du enklere og tryggere konsernkonsolidering →

Hvordan komme i gang med automatisert konsernrapportering

En vanlig overgang tar typisk 1–3 måneder fra oppstart til første konsoliderte rapport i det nye systemet, ikke et år-langt prosjekt, men heller ikke gjort over en helg. Et enkelt konsern kan komme raskt i gang, mens en mer kompleks struktur naturlig tar noe lenger tid. Hos Exsitec følger en dedikert konsulent hele prosessen, og vi bygger de tilpassede rapportmalene sammen med deg, ikke bare «sender lenken» og forsvinner.

Les mer om konsernrapportering i Konsolidator

Vanlige spørsmål om konsernrapportering

Hva er konsernkonsolidering?

Konsernkonsolidering er prosessen med å samle regnskapstall fra flere selskaper i et konsern til ett samlet konsernregnskap. Det inkluderer blant annet valutaomregning, eliminering av konserninterne transaksjoner og håndtering av eierandeler og minoritetsinteresser.

Hvorfor er konsernrapportering krevende?

Kompleksiteten øker når et konsern har flere selskaper, ulike valutaer, konserninterne transaksjoner og behov for regelmessig rapportering av resultat, balanse og kontantstrøm.

Kan konsernrapportering automatiseres?

Ja. Moderne konsolideringsverktøy kan automatisere blant annet innhenting av data, valutaomregning, konserninterne elimineringer, beregning av minoritetsinteresser og rapportering.