Dottie HR og Payroll: Slik henger HR og lønn sammen
HR og lønn henger tett sammen gjennom hele medarbeiderreisen. Når en ny medarbeider begynner, noen endrer stilling, en ansatt blir syk eller en medarbeider slutter, er det ofte både HR- og lønnsoppgaver som skal håndteres.
Innhold
Utfordringen oppstår når informasjonen må registreres og følges opp flere steder. Da kan HR og lønn bruke mye tid på administrasjon, registrering og kontroll.
Exsitec leverer både Dottie HR og Payroll, og i denne artikkelen bruker vi derfor disse løsningene som eksempler på hvordan HR- og lønnsprosesser kan henge sammen i praksis.
Hva er forskjellen på Dottie HR og Payroll?
Dottie HR og Payroll har ulike roller.
Dottie HR er en HR-modul som samler og strukturerer oppgaver knyttet til medarbeiderne. Her kan virksomheten blant annet håndtere personalinformasjon, onboarding og offboarding, ferie og fravær, medarbeidersamtaler, dokumenter og sykefraværsoppfølging.
Payroll er lønnsmodul som håndterer lønnsprosessen. Her behandles blant annet lønnsinformasjon, lønnsberegning, timelister, reiseregninger og utlegg.
Modulene løser altså forskjellige oppgaver. Verdien ligger i at de kan brukes sammen.
Når medarbeiderinformasjon håndteres i Dottie HR og relevant informasjon samtidig kan brukes i Payroll, slipper virksomheten i større grad å flytte den samme informasjonen manuelt mellom HR og lønn.
Når en ny medarbeider begynner
Onboarding er en prosess som involverer både HR og lønn.
I Dottie HR kan virksomheten legge til rette for en strukturert onboardingprosess. Oppgaver kan følges opp, medarbeiderinformasjon samles og dokumenter knyttet til arbeidsforholdet håndteres på ett sted.
Payroll tar seg av lønnsdelen av oppstarten.
Det betyr at virksomheten kan bruke Dottie HR til selve HR-prosessen, samtidig som Payroll håndterer det som skal til for å få medarbeideren inn i lønnsprosessen.
Et konkret eksempel
En ny medarbeider skal begynne i virksomheten.
I Dottie HR kan HR starte onboardingprosessen og sørge for at nødvendige oppgaver og informasjon blir håndtert. Medarbeiderinformasjonen som er relevant for lønn, brukes videre i Payroll.
I stedet for at HR først registrerer medarbeideren i ett system og deretter må håndtere den samme informasjonen på nytt i lønnssystemet, kan prosessen knyttes sammen.
Dermed blir onboarding mer enn en sjekkliste for HR. Den blir starten på medarbeiderens samlede prosess i virksomheten.
Når medarbeideren endrer stilling eller arbeidsforhold
Endringer i arbeidsforhold er en annen situasjon hvor HR og lønn må ha tilgang til riktig informasjon.
Tenk deg at en medarbeider går fra 80 til 100 prosent stilling.
I Dottie HR håndteres informasjonen om medarbeiderens arbeidsforhold. Payroll trenger samtidig riktig grunnlag for lønnsbehandlingen.
Når informasjonen mellom systemene henger sammen, kan endringen behandles som én prosess i stedet for at HR må holde styr på oppdateringer i flere systemer.
Det samme kan være aktuelt når medarbeidere får andre endringer i arbeidsforholdet. HR har kontroll på personalinformasjonen i Dottie HR, mens Payroll håndterer informasjonen som påvirker lønnen.
Sykefravær: fra registrering til oppfølging
Sykefravær er et område hvor HR-arbeidet kan bli omfattende.
Det er ikke nok å registrere at en medarbeider er borte. Virksomheten kan også ha behov for å følge opp medarbeideren, holde oversikt over oppfølgingsaktiviteter og passe på at nødvendige prosesser blir gjennomført.
Her kan Dottie HR brukes til å strukturere sykefraværsoppfølgingen.
Systemet kan blant annet gi oversikt over sykefravær, oppfølgingsaktiviteter og påminnelser om oppfølging. Dottie HR kan også brukes i forbindelse med relevante NAV-prosesser og skjemaer via Altinn.
Payroll håndterer samtidig de lønnsmessige sidene ved fraværet.
Et konkret eksempel
En medarbeider blir langtidssykmeldt.
HR registrerer og følger opp sykefraværet i Dottie HR. Systemet kan hjelpe med å holde oversikt over hva som skal gjøres videre, når oppfølging skal skje og hvilke aktiviteter som er knyttet til medarbeideren.
Samtidig håndteres fraværet i Payroll som en del av lønnsprosessen.
HR trenger dermed ikke bruke lønnssystemet som sitt primære verktøy for oppfølgingen, og lønn trenger ikke bruke HR-modulen som sitt primære verktøy for lønnsbehandlingen.
De ulike systemene gjør det de er laget for, samtidig som prosessene henger sammen.
Vil du se hvordan registrering av sykefravær i Dottie fungerer i praksis? Vi viser deg gjerne.
Ferie og fravær
Ferie og fravær er en annen del av arbeidshverdagen hvor HR og lønn møtes.
I Dottie HR kan medarbeiderne registrere relevant fravær, mens HR får oversikt over fravær og ferie. Dette gir medarbeiderne mulighet til å håndtere mer av informasjonen selv, samtidig som HR slipper å være mellomledd for hver enkelt registrering.
Payroll håndterer den lønnsmessige behandlingen av informasjonen.
Et konkret eksempel
En medarbeider skal ta ferie.
Medarbeideren registrerer ferien i Dottie HR, og HR får oversikt over ferieuttaket. Informasjonen kan samtidig inngå i prosessen mot Payroll, der ferie og eventuelle lønnsmessige konsekvenser håndteres.
På den måten slipper HR å samle inn ferieinformasjon manuelt og videreformidle den til lønn.
Medarbeidersamtaler og oppfølging
Ikke alt i HR handler om informasjon som skal videre til lønn. En viktig del av HR-arbeidet er også å følge opp og utvikle medarbeiderne.
Her er Dottie HR et eget verktøy for HR-prosessene.
Medarbeidersamtaler kan planlegges og følges opp i systemet, slik at HR og ledere får struktur på oppfølgingen. Dokumentasjon og relevant informasjon kan samles på samme sted.
Payroll trenger ikke involveres i selve medarbeidersamtalen. Men dersom samtalen for eksempel fører til en endring i arbeidsforhold eller lønn, kan informasjonen gå videre til de prosessene hvor den hører hjemme.
Det er et godt eksempel på at Dottie HR og Payroll ikke skal gjøre det samme. De skal håndtere hver sin del av prosessen.
Når en medarbeider slutter
Offboarding er den andre siden av onboarding.
Når en medarbeider slutter, skal virksomheten både avslutte arbeidsforholdet på riktig måte og sørge for at HR-oppgavene rundt avslutningen blir fulgt opp.
I Dottie HR kan virksomheten strukturere offboardingprosessen og følge opp oppgaver knyttet til at medarbeideren slutter.
Payroll håndterer samtidig det som gjelder lønn og avslutning av arbeidsforholdet i lønnssystemet.
Et konkret eksempel
En medarbeider sier opp.
HR kan starte en offboardingprosess i Dottie HR, med oppgaver som skal gjennomføres før medarbeideren slutter. Samtidig registreres og håndteres avslutningen i Payroll, slik at lønn og andre lønnsrelaterte oppgaver blir behandlet riktig.
Dermed blir ikke «medarbeideren slutter» bare en oppgave i lønnssystemet. Det blir en strukturert prosess som inkluderer både HR og lønn.
Når medarbeideren selv kan gjøre mer
En viktig del av digitaliseringen av HR er å flytte enkle administrative oppgaver nærmere medarbeideren.
I Dottie HR kan medarbeiderne selv registrere og håndtere informasjon knyttet til blant annet ferie og fravær. Det reduserer behovet for at HR skal registrere alt på vegne av medarbeiderne.
Når informasjonen samtidig kan brukes videre i lønnsprosessen, slipper HR å være bindeleddet som manuelt flytter informasjon fra medarbeideren til lønn.
Dette gir en mer direkte arbeidsflyt:
Medarbeider → Dottie HR → Payroll
I stedet for:
Medarbeider → HR → registrering → kontroll → lønn → ny registrering
Det er i denne typen arbeidsflyt at samspillet mellom systemene kan gi en konkret forskjell i arbeidshverdagen.
Hva får du når Dottie HR og Payroll brukes sammen?
Dottie HR og Payroll er ikke ett og samme system, og de skal heller ikke være det.
Dottie HR tar seg av HR-prosessene. Payroll tar seg av lønnsprosessen. Men, når løsningene spiller sammen, kan virksomheten få:
1. Én sammenhengende medarbeiderreise: Fra onboarding og medarbeideroppfølging til endringer og offboarding.
2. Mindre dobbeltregistrering: Relevant informasjon kan brukes på tvers av HR- og lønnsprosessene.
3. Mer selvbetjening for medarbeiderne: Medarbeiderne kan selv håndtere relevante registreringer i Dottie HR.
4. Bedre oversikt for HR: HR får struktur på oppgaver og oppfølging i Dottie HR, uten å måtte bruke lønnssystemet som HR-verktøy.
5. Et tydelig skille mellom HR og lønn: Dottie HR håndterer HR-prosessene, mens Payroll håndterer lønn.
Dottie HR og Payroll: To systemer som utfyller hverandre
Det er ikke nødvendigvis antallet systemer som avgjør hvor effektiv HR- og lønnsadministrasjonen er. Det avgjørende er hvordan systemene fungerer sammen.
Dottie HR og Payroll er laget for ulike deler av medarbeiderreisen. Dottie HR gir virksomheten et verktøy for å strukturere HR-arbeidet, mens Payroll håndterer lønnsprosessen.
Når informasjonen kan flyte mellom systemene, kan virksomheten bruke hvert system til det det er best egnet for, samtidig som HR- og lønnsprosessene henger sammen.
For virksomheter som allerede bruker Payroll, kan Dottie HR være et naturlig neste steg for å få mer struktur på HR-arbeidet. For virksomheter som vurderer både HR- og lønnssystem, kan kombinasjonen gi et helhetlig utgangspunkt for digitalisering av medarbeiderreisen.
Ofte stilte spørsmål om Dottie HR og Payroll
Hva er forskjellen på Dottie HR og Payroll?
Dottie HR er en HR-modul for blant annet personaladministrasjon, onboarding, offboarding, ferie, fravær, medarbeidersamtaler og sykefraværsoppfølging. Payroll er et lønnsmodul som håndterer lønnsprosessen. Løsningene har ulike roller, men kan brukes sammen.
Hvordan fungerer Dottie HR sammen med Payroll?
Dottie HR håndterer HR-prosessene, mens Payroll håndterer lønnsprosessen. Relevant medarbeiderinformasjon kan brukes på tvers av løsningene, slik at HR og lønn slipper å registrere og håndtere den samme informasjonen unødvendig mange ganger.
Kan Dottie HR brukes hvis vi allerede har Payroll?
Ja. Dottie HR kan brukes som HR-modul for virksomheter som allerede bruker Payroll. Det gir mulighet til å strukturere og digitalisere flere HR-prosesser uten å bytte ut lønnssystemet.
Hva kan Dottie HR brukes til?
Dottie HR kan blant annet brukes til personalinformasjon, onboarding, offboarding, ferie og fravær, medarbeidersamtaler, dokumenter og sykefraværsoppfølging.
Hvordan håndteres sykefravær i Dottie HR og Payroll?
Dottie HR kan brukes til å registrere og følge opp sykefravær, med oversikt over oppfølging og relevante aktiviteter. Payroll håndterer de delene av sykefraværet som inngår i lønnsprosessen.
Hvordan kan Dottie HR og Payroll redusere manuelt arbeid?
Når medarbeiderinformasjon kan brukes på tvers av HR- og lønnsprosessene, reduseres behovet for å registrere den samme informasjonen flere steder. I tillegg kan medarbeiderne selv håndtere enkelte registreringer i Dottie HR.
Hvorfor koble HR og lønn?
HR og lønn behandler mange av de samme medarbeideropplysningene, selv om systemene har forskjellige oppgaver. Når systemene fungerer sammen, kan virksomheten redusere dobbeltregistrering og få mer sammenhengende prosesser.
Vil du se hvordan Dottie HR og Payroll kan fungere sammen?
Vi kan vise deg hvordan Dottie HR og Payroll kan brukes i praksis, og hvordan løsningene kan passe inn i deres eksisterende HR- og lønnsprosesser.
Dottie HR og Payroll: Slik henger HR og lønn sammen
Se hvordan Dottie HR og Payroll kan spille sammen og gjøre HR- og lønnsprosessene enklere, mer strukturerte og mindre...
5 fordeler med et skybasert lønnssystem
Oppdag 5 fordeler med et skybasert lønnssystem. Se hvordan automatisering, mobilitet og Payroll kan effektivisere lønn...
Lønnsrutinene du bør automatisere i 2026
Se hvilke lønnsrutiner du bør automatisere i 2026, hvordan KI endrer timeregistrering og reiseregninger, og hva som er...
Har du husket alt til offboarding av ansatte?
Bruk en komplett offboarding-sjekkliste når ansatte slutter. Få oversikt over IT, dokumentasjon, kunnskapsoverføring,...