De vanligste utfordringene ved ERP-implementering (og hvordan du unngår dem)

Som en del av den omfattende digitaliseringen av samfunnet investerer stadig flere virksomheter i nye ERP-systemer. En vellykket implementering kan gi store besparelser og en mer effektiv arbeidshverdag for de ansatte, men mange ERP-prosjekter mislykkes likevel. I de fleste tilfeller er det ikke systemet i seg selv som er årsaken til problemene, men utilstrekkelig forberedelse og manglende ressurser.

1. Systemet passer ikke til virksomheten

Det er avgjørende å gjøre grundig research før dere velger system. Det finnes mange løsninger på markedet, og det er lett å glemme bransjespesifikke behov. Sjekk gjerne hvilket ERP-system andre virksomheter i bransjen deres har valgt, og bli kjent med de ulike systemenes styrker og svakheter. Se hvordan andre virksomheter har løst dette i våre kundehistorier.

Pass på at dere ikke blir blendet av de mange funksjonene som finnes på markedet, men legger vekt på hva dere faktisk trenger. Leverandøren dere velger blir en viktig samarbeidspartner i tiden som kommer, så finn en med erfaring fra bransjen, god prosess- og produktkunnskap, og som forstår forretningsbehovene deres, ikke en som primært er ute etter mersalg.

Tenk også langsiktig. Har dere fortsatt et jordbasert system, kan det være verdt å vurdere en skyløsning som Visma Net eller Business NXT for et mer fleksibelt, sikkert og kostnadseffektivt alternativ.

2. Prosjektet er ikke godt nok planlagt

God prosjektstyring er avgjørende for en vellykket implementering, og prosjektlederen må ha tilstrekkelig kunnskap og beslutningsmandat til å lede virksomheten gjennom hele prosessen. En av de viktigste oppgavene før dere setter i gang, er å finne ut hva dere faktisk ønsker å løse med et nytt ERP-system. Gjør en grundig gjennomgang av eksisterende prosesser: er det ERP-systemet som bør tilpasses dere, eller er det dere som bør tilpasse dere systemet?

Etter at ledelsen er engasjert og forankringen på toppen er sikret, må blikket også rettes mot sluttbrukeren. Vær grundige når dere setter sammen prosjektteamet. Selv om det er ledergruppen som sikrer budsjett og ressurser, er det de ansatte i de ulike avdelingene som til syvende og sist utgjør majoriteten av sluttbrukerne. Mellomledere og representanter fra ulike forretningsområder må derfor inkluderes, slik at hverdagslige utfordringer og arbeidsflyt tas med i vurderingen. I motsatt fall risikerer dere at viktige behov blir oversett.

Gi dere selv god tid, og lag en tydelig prosjektplan med klare milepæler. Legg gjerne inn en buffer på toppen av den tiden leverandøren anbefaler når dere setter dato for å «gå live». Les flere av våre beste tips til hvordan du bytter ERP-system smidig.

3. Budsjettet er ikke stort nok

Implementeringen av et ERP-system har flere kostnadselementer enn selve systemkostnaden. Dere trenger et reelt estimat på antall arbeidstimer prosessen legger beslag på i planleggingsfasen, samt tap av arbeidskapasitet mens implementeringen pågår. Kanskje må andre prosesser utsettes, eller vikarer settes inn for å bistå. Mangler dere nødvendig kompetanse internt, kan ekstern konsulenthjelp fort bli en dyr nødvendighet.

Husk at selve innkjøringen også tar tid, så sørg for at det frigjøres ressurser i tilstrekkelig grad også etter at prosjektfasen formelt er avsluttet. Berørte medarbeidere trenger støtte i en oppfølgingsperiode for å bli trygge på å bruke systemet i hverdagen. Lykkes implementeringen, vil dere tjene dette inn på sikt i form av mindre administrasjon og mer effektiv arbeidsflyt, men det vil ikke nødvendigvis være synlig i samme budsjett.

4. Feil data i systemet

Uansett hvilket ERP-system dere bestemmer dere for, vil det ikke være bedre enn det svakeste ledd. Det er virksomhetens data som skal legges inn i systemet, og det er helt nødvendig at all informasjon som overføres er korrekt. Dette er et særlig problem for virksomheter som skal implementere ERP for første gang, siden data ofte hentes inn fra papirarkiv, gamle Excel-ark og annen programvare.

En grundig kvalitetssikring av data koster både penger og ressurser, men er avgjørende for å unngå at gammel og unøyaktig informasjon følger med på lasset inn i det nye systemet. Sett av tid til dette i planleggingen, det er langt billigere å rydde opp før migrering enn etter.

5. De ansatte er ikke forberedt på endringen

Endringsledelse er en av de mest avgjørende, og samtidig mest undervurderte, faktorene i et ERP-prosjekt. Det innebærer tydelig kommunikasjon og passende opplæringstiltak, og de som sitter på toppen må drive endringen og selv være positive til systemet.

Elementer som ofte står i veien for at systemet faktisk tas i bruk, er blant annet manglende endringsledelse og internkommunikasjon, for store endringer innført for raskt, for lite tid og ressurser til opplæring, at implementeringen legges til en travel periode, eller at systemet ikke er testet grundig nok på forhånd.

Sett sammen en prosjektgruppe som kommuniserer godt og representerer alle deler av virksomheten, slik at de ulike avdelingene holdes oppdatert på fremgangen, og informasjon flyter nedover i organisasjonen. Bruk tid på omstillingen: informer fortløpende om nyheter og milepæler, gi de ansatte mulighet til å komme med tilbakemeldinger og innspill, og demonstrer hvilke fordeler systemet gir den enkelte, ikke bare virksomheten som helhet. Husk at opplæringen må ta høyde for prosess, ikke bare teknologi, og at noen ansatte naturlig nok bruker mer tid enn andre på å bli trygge på nye systemer.

6. Det er for mange systemtilpasninger

ERP-systemer byr på en rekke muligheter, og det er lett å gå på en budsjettsmell hvis man går seg vill i jungelen av funksjonalitet som er tilgjengelig på markedet. Både av hensyn til brukere og budsjett er det lurt å ha en «må ha»-tilnærming i stedet for en «kjekt å ha»-tilnærming. Lag en oversikt over eksisterende arbeidsprosesser, og vurder om systemet må tilpasses dere, eller om eksisterende prosesser heller bør effektiviseres for å passe standardfunksjonaliteten.

Mange ERP-systemer har i dag gode integrasjonsmuligheter mot eksisterende programvare, men vurder alltid om dette faktisk er nødvendig og gir reell gevinst. Integrasjoner som krever store spesialtilpasninger, gir ikke alltid stor nok gevinst til å være verdt kostnaden.

7. Systemet er ikke testet godt nok

Når dere skal «gå live» med løsningen, skal alt sitte. Manglende funksjonalitet skaper frustrasjon hos de som skal ta systemet i bruk, og gjør det vanskeligere å få aksept for det i resten av virksomheten. Det handler ikke bare om at programvaren fungerer teknisk, men om at den faktisk løser utfordringene dere er ute etter å løse, og gir de resultatene dere trenger.

Det er viktig å oppdage og utbedre mangler i god tid før lansering. Grundig testing underveis i prosessen lar dere avdekke eventuelle feil før de blir kostbare, og gir samtidig prosjektgruppen inngående kjennskap til systemet før det rulles ut for alvor.

8. Ingen plan for fremtiden

Mange tenker på ERP-implementeringen som et prosjekt med en sluttdato, men et system som ikke vedlikeholdes, blir raskt utdatert. Det er viktig å ha en oppfølgingsstrategi for perioden etter implementeringen, slik at de ansatte vet hva som skal til for å holde systemet oppdatert og relevant.

Det bør til enhver tid finnes en ressurs som er ansvarlig for å følge med på utviklingen i tilleggsprogram og nye funksjoner, og for at oppdateringer gjennomføres og eventuelle sikkerhetshull tettes. Med et skybasert system som Business NXT driftes og oppdateres mye av dette automatisk av leverandøren, noe som reduserer denne byrden betraktelig sammenlignet med lokalt installerte løsninger.

Kom godt i gang

Som med alle omfattende prosesser krever implementering av et ERP-system mye planlegging, ressurser og innsats. Men med riktig forberedelse, bred forankring i organisasjonen og en leverandør som forstår bransjen deres, kan det bli en investering som virkelig transformerer virksomheten.

Vil dere ha hjelp til å komme trygt i gang? Ta kontakt med oss i Exsitec, eller se våre guider for å komme i gang med kravspesifikasjon og ERP-bytte.

Ofte stilte spørsmål om ERP-implementering

Hvorfor mislykkes ERP-prosjekter?
De fleste ERP-prosjekter mislykkes ikke på grunn av selve systemet, men på grunn av utilstrekkelig forberedelse, manglende ressurser, dårlig endringsledelse eller feil data ved oppstart.

Hva er de vanligste utfordringene ved ERP-implementering?
De vanligste utfordringene er at systemet ikke passer virksomheten, mangelfull prosjektplanlegging, for lavt budsjett, feil data i systemet, manglende forberedelse blant ansatte, for mange systemtilpasninger, utilstrekkelig testing og manglende plan for videre drift.

Hvordan unngår man at ansatte ikke tar i bruk det nye ERP-systemet?
Involver ansatte tidlig, kommuniser tydelig hvorfor endringen er nødvendig og hva den enkelte får ut av det, sett av nok tid til opplæring, og unngå å legge implementeringen til en travel periode.

Hvor lenge bør man planlegge for et ERP-bytte?
Gi prosjektet god tid, med en tydelig plan og klare milepæler. Legg gjerne inn en buffer utover den tiden leverandøren anslår, spesielt hvis dere skal migrere data fra flere ulike kilder.