Digitaliseringsmodenhet og Digitaliseringspyramiden

Her kan du lese om Digitaliseringspyramiden, de ulike nivåene i digitaliseringsreisen og en bedrifts digitaliseringsmodenhet.

God lesning!

Vil du heller høre denne bloggen enn å lese selv?
Hør den på Spotify!

Begrepet digitalisering brukes om konvertering av analoge til digitale data, men også om innføring av digital teknologi som effektiviserer prosesser og endrer hverdagslivet. Digital informasjon er informasjon som blir lagret, behandlet og transportert som tallverdier.

Det forteller oss noe, men ikke alt. Forskning viser imidlertid at digitalisering har mange positive effekter, som til syvende og sist øker bedriftens konkurransekraft. 

Som nevnt betyr digitalisering at informasjon går fra analogt til digitalt, men det sier ingenting om hvor mye eller hvor langt du har kommet i din digitaliseringsreise. Vi vil derfor se nærmere på begrepet digitaliseringsmodenhet.

DIGITALISERINGSMODENHET

Å forstå digitaliseringsmodenheten til bedriften er en effektiv måte å vite hvor dere er og hvor dere er på vei i digitaliseringsreisen deres. Graden av digital modenhet er alltid relativ, og studier viser at vi i Norge og Sverige har en relativt høy grad av digitaliseringsmodenhet.

Graden av digital modenhet varierer selvsagt mellom bransjer, og det er naturligvis også variasjoner innen bransjer. Det er også ulike årsaker til drivkraften bak den digitale transformasjonen. Noen bransjer har blitt tvunget på grunn av en bestemt hendelse, for eksempel Covid-19, mens andre bransjer eller selskaper er etablert digitalt og har en annen drivkraft bak.

Generelt er graden av digital modenhet i Norge og Sverige høy, men det sier heller ikke så mye. 

PYRAMIDEN

For å kjenne sin digitaliseringsmodenhet har vi utviklet Digitaliseringspyramiden. Den gjør det enklere for deg som selskap å kunne identifisere hvilket stadium dere er i akkurat nå, og å kunne sammenligne din utvikling med konkurrentene.

Digitaliseringspyramiden består av fem nivå:

Nivå 1 - Grunnen

Nivå 2 - Internt

Nivå 3 - Eksternt

Nivå 4 - Økosystem

Nivå 5 - Automasjon

Pyramiden er på ingen måte ment som en fasit, men kan ses på som et støtteverktøy for å finne  din digitaliseringsmodenhet og hvor langt i digitaliseringsreisen dere har kommet. Forhåpentligvis kan det gi innsikt i din nåværende situasjon og kanskje hva du må gjøre for å komme videre.

Alle selskap er forskjellig. Selskapene jobber i ulike bransjer, varierer i størrelse og det er mange ting som skiller dem fra hverandre. Hvis det hadde finnes en digitaliseringsmal som alle kunne følge ville vi vel ha fulldigitalisert bedriften vår allerede? Felles for de fleste av oss er imidlertid at vi hele tiden ønsker å fortsette vår digitaliseringsreise.

Nivå 1 - Grunnen

Første nivå danner grunnlaget for virksomhetens digitalisering. Selskapet jobber i dag analogt og manuelt, men er i startgropa for digitalisering. Det er her det legges til rette for at digitalisering i det hele tatt kan skje.

Det er lite sannsynlig at hele selskapet er på nivå 1. Kanskje noen av prosessene eller avdelingene fortsatt står igjen på dette nivået, mens andre har kommet lenger? Det handler om å prioritere hvilke deler som må digitaliseres først. Det er svært få bedrifter som er på nivå 1 i Norge og Sverige.

Nivå 2 - Internt

Nivå 2 handler om det indre perspektivet. Blikket er vendt innover og det er de interne prosessene som fremfor alt digitaliseres. Dette er kanskje både overraskende og ikke så overraskende på en og samme tid. Til syvende og sist handler business om å selge og tjene penger. Derfor hadde det kanksje ikke vært så veldig rart om det ytre- og det indre perspektivet var i motsatt rekkefølge.

Det hadde kanskje ikke vært rart om bedriften hadde prioritert å digitalisere salget sitt gjennom en nettbutikk, eller forenkle betalingsløsninger for kunden i stedet for å prioritere å digitalisere sin lagerstyring eller leverandørfakturahåndtering først.

På den andre siden er det slett ikke overraskende at interne prosesser til en viss grad prioriteres foran et eksternt fokus. Hvorfor? For å kunne håndtere for eksempel de komplekse kravene som stilles til logistikk dersom bedriften skal kunne selge, må bedriftene ha styr på logistikken før de prioriterer en nettbutikk.

Tilsvarende må bedriften ha en effektiv økonomiavdeling med støttesystemer for å kunne følge med på hvordan bedriften har det, kunne sende kundefakturaer og sørge for at betalinger blir utført.

Uten det interne perspektivet først, vil selskapet ha vanskeligheter med å møte kravene fra omverdenen og kundene. Når det er sagt, trenger ikke alt relatert til det indre å være fullstendig digitalisert for å kunne gå videre til neste nivå. Det kan være noen interne prosesser eller avdelinger som ikke er er på samme nivå i Digitaliseringspyramiden.

Abonnere på Økonombloggen

Nivå 3 - Eksternt

Nå handler det om å digitalisere prosesser som først og fremst angår eksterne parter som kunder, leverandører og andre interessenter.

Eksempler på hva som kan digitaliseres i det eksterne perspektivet er e-handel eller nettbutikker, saksbehandlingssystemer mot dine kunder og innkjøpssystemer mot dine leverandører. For økonomiavdelingen kan det dreie seg om digitalisering og effektivisering av betalingsløsninger eller kassasystemer, leverandørfakturahåndtering eller rapportering i ulike former.

Det eksterne perspektivet fokuserer alltid på avdelinger og prosesser som primært kommer eksterne parter knyttet til bedriften til gode. For mange virksomheter står disse prosesene høyt på prioriteringslisten når det gjelder digitalisering og effektivisering. Dersom kundene får en god kundeopplevelse og er fornøyd, fører det forhåpentligvis til at de kjøper mer og bedriften tjener mer. Ikke rart det er et prioritert område, ikke minst når selskapet er i vekst og på en vekstreise.

Men som nevnt må enkelte interne prosesser digitaliseres først for at det i det hele tatt kan være mulig å digitalisere de eksterne.

Nivå 4 - Økosystem

Nå har vi kommet relativt langt opp i pyramiden. Bedrifter som er på nivå fire har kommet langt i sin digitaliseringsreise. Vi har nå lagt forholdene til rette for digitalisering, effektivisert interne prosesser og digitaliserte prosesser som gjør det enklere for eksterne parter.

Hva gjør du nå? 

Passer på at alt henger sammen selvfølgelig! Med «henger sammen» mener vi at det er integrasjoner som gjør at systemene snakker sammen. Informasjon skal ikke måtte legges inn mer enn ett sted, integrasjonene skal i stedet sende informasjon mellom systemene. For virkelig å få størst effekt av din digitalisering, må det være integrasjoner mellom både interne og eksterne systemer. Ditt økonomisystem må være integrert med ditt lagerstyringssystem og tidsrapporteringssystemet. I tillegg skal de også integreres med nettbutikken og innkjøpssystemet.

Det er rundt her vi også begynner å berøre automatisering, som kan gi utrolige effekter og spare mye tid. At alt fungerer som et stort økosystem er en viktig del av bedriftens vekstreise. Hvis ikke alt henger sammen, vil det oppstå feil et eller flere steder, og selskapet klarer ikke å prestere så godt som ønsket.

Mangler du komplett integrering i virksomheten din? Er det et system du skulle ønske var integrert med de andre systemene? Tenk litt på det og se om det er noen flere forbedringer du kan gjøre.

Nivå 5 - Automasjon

Det siste nivået handler om å oppnå automasjon. Svært få selskaper har nådd dette punktet helt og holdent. De aller fleste ønsker å komme hit en dag, men i virkeligheten er vel ingen der ennå. Vi kan vel for eksempel være enige om at det ville vært bra om både inngående- og utgående fakturaer ble håndtert som e-faktura. Men det er ikke alle bedrifter som jobber med elektroniske fakturaer enda, og dette får konsekvenser for din bedrift også. De fleste er som sagt ikke på nivå 5 enda, selv om mange streber etter å komme dit.

Automasjon handler om å la monotone, repeterende og tidkrevende oppgaver automatiseres bort. Fokuset er i stedet på avvikshåndtering. Det som avviker fra oppsatte regler skal håndteres og analyseres, fremfor å jobbe med rutineoppgavene.

Bedriftene som er på dette nivået har en økonomiavdeling som en viktig strategisk del av virksomheten. De jobber proaktivt, både med internt arbeid, men også med eksterne parter som leverandører, kunder og kanskje til og med eiere. De har tatt i bruk støtte som inkluderer AI (Artificial Intelligence/Kunstig intelligens), RPA (Robotic Process Automation/robotisering av prosesser) og ML (Machine learning/maskinlæring) for å automatisere enda mer.

Er det noen deler av virksomheten din som er på nivå 5? Kanskje det er en enkelt prosess i en bestemt avdeling? Kanskje denne prosessen tilhører økonomiavdelingen?

AVSLUTNINGSVIS

Det er få bedrifter som er helt og holdent på nivå 5. Mange har kommet langt i viktige deler av bedriften, mens andre avdelinger eller prosesser henger etter.

Tenk på hvilket nivå bedriften eller økonomiavdelingen din er på. Det er ikke så lett, men prøv likevel.

Når du har kommet frem til hvor din virksomhet eller avdeling er, tenk på hvilken del eller prosess som ligger lengst bak i utviklingen av digitaliseringen. Sender du fortsatt papirfakturaer, eller mottar du kanskje papirfakturaer? Kanskje permene i avdelingen kan reduseres i antall, eller forsvinne helt? Eller er det til og med slik at det er oppgaver som er personavhengige ved din bedrift?

Tenk på hva som ligger lengst bak i digitaliseringsutviklingen og hvorfor den ligger langt bak. Føles det greit at den ikke er digitalisert, eller er det andre prosesser som må prioriteres og håndteres først?

Vi ønsker å få deg til å starte å reflektere over hvordan dere utvikler dere på best måte og hva neste steg i digitaliseringsreisen er. Se på Digitaliseringspyramiden som et støtteverktøy i deres digitaliseringsmodenhet. Forhåpentligvis kan den gi innsikt i den nåværende situasjonen og hva du må gjøre for å komme videre til neste nivå.

Vil du ha mer utfyllende informasjon, tips og idéer til hvordan økonomiavdelingen kan jobbe for å skape gode forutsettninger for selskapets vekst?