Hva er automatisk fakturabehandling?

Hensikten med automatisk fakturabehandling er å automatisere hele prosessen for håndtering og behandling av innkommende leverandørfakturaer, med mål om å minimere eller helt eliminere manuell håndtering av disse.

Det er mange fordeler med automatisk fakturabehandling som avlastning av virksomhetens økonomiavdeling, økt oversikt og kontroll over bedriftens økonomi, eliminere eventuelle feil og forsinket betaling, samt frigjøre tid til mer utfordrende og motiverende oppgaver.

I dette blogginnlegget forklarer vi hvordan det fungerer og besvarer mange ofte stilte spørsmål som dreier seg om prosessen i automatisk fakturabehandling.

God lesning!

Vil du heller høre denne bloggen enn å lese selv?
Hør den på Spotify!

Automatisk fakturabehandling

Fakturabehandling omfatter mange ulike oppgaver og handlinger som import, skanning, gjennomgang og matching av innkommende leverandrøfakturaer, samt regnskap, attestasjon, oppfølging og til slutt kontroll.

Automatisk fakturabehandling er en automatisering av hele den nevnte prosessen slik at du ikke trenger å utføre noen av disse oppgavene manuelt, eller i allefall minimere manuell behandling betraktelig. For å få til dette må du ha et dedikert system for å automatisere prosessen for innkommende leverandørfakturaer.

En av de største besparelsene får du med fakturamatching!

Begrepet fakturamatching innebærer i praksis at en faktura kobles opp mot en innkjøpsordre eller avtale. Hvis systemet kan lese f.eks innkjøpsordrenummer på fakturaen kan alle detaljer om innkjøpsordren, og alle innkjøpsordrelinjer hentes og deretter sammenlignes med detaljene og linjene på fakturaen. 

Automatisk sammenligning av det som står på fakturaen mot  detaljene på innkjøpsordren er et viktig element for å eliminere manuelle steg i prosessen med fakturabehandling. 

3 måter et system kan matche fakturaen 

Matching på raddetaljer, radtotal og hovednivå.
Et kompetent system for leverandørfaktura bruker alle tre måtene parallelt!

Systemet bruker linjedetaljer på fakturaen til å sammenligne med motsvarende innkjøpsordrelinje.
I praksis leser og tolker systemet artikkelnummer, artikkelbeskrivelse, mengde, enhetspris m.m. Når alle detaljer er korrekte er det sjeldent behov for manuell håndtering. Hvis noe ikke stemmer markerer systemet et avvik, og den definerte prosessen for avvik starter. Det er dere som bestemmer hva som skal skje når et avvik oppstår. Ved kun å se på avvik kan vanligvis 70-99 % av all tid brukt på fakturamatching fjernes helt. 

Les mer om fakturamatching i guiden "Alt om automatisk fakturabehandling"

Hvordan finne riktig system for automatisk fakturabehandling?

1. Identifisere omfanget

For å lykkes med å finne rett system er det viktig å ha definert omfanget av endringen du ønsker å gjøre.

2. Karlegg din eksisterende prosess for å identifisere behov

Nøkkelen her er å titte på nåværende prosess og fokusere på problemområdet som skaper komplikasjoner eller unødvendig manuell håndtering. Det viktigste er at det nye systemet faktisk løser problemene deres, og ikke bare blir “nice to have”.

3. Identifiser systemavhengigheter

Noe som er greit å huske på når du velger nytt system for håndtering av leverandørfakturaer er at systemet skal integreres med andre løsninger du har i dag.

Det er viktig at det nye systemet du velger har en kraftig og stabil integrasjon med forretningssystemet slik at du kontinuerlig får ut informasjon og endringer i ditt leverandørregister, nye og endringer i innkjøpsordrer m.m

4. Avklar med din IT avdeling

De fleste av dagens systemer for håndtering av leverandørfakturaer er tilgjengelig som skytjenester, noe som gjør at involvering fra IT-avdelingen som regel blir minimal. Det er uansett viktig at du sørger for at ønskene fra IT-interessentene blir bekreftet og tilfredsstilt

5. Gjør research og sammenlign ulike system

Akkurat som når du skal kjøpe ny bil eller bestille din neste reise, er det viktig å planlegge og gjøre research ved hjelp av ulike forumer, plattformer og sider.

For å hjelpe deg med å oppnå høyest mulig grad av automatisering, har vi laget en sjekkliste du kan bruke til å sammenligne ulike systemer.

Last ned sjekklisten for sammenligning

6. Lag et business-case

Presenterer riktig informasjon til de riktige interessentene av det nye systemet. 
IT avdelingen har behov for å vite hvor mye ressurser de må bidra med, blant annet under implementering og i ettertid.
Økonomiavdelingen kommer mest sannsynlig til å være interessert i kostnad mot besparing (ROI), samt risiko som kan være tilknyttet investeringen.

Les guiden "Alt om automatisk fakturabehandling" for å mer utfyllende tips!

Ofte stilte spørsmål

Er EHF faktura, efaktura og eFaktura det samme?

EHF faktura og eFaktura i nettbanken er ikke det samme.
Men både EHF faktura og eFaktura i nettbanken er en efaktura – altså en elektronisk faktura.

Hva er EHF faktura?

EHF er forkortelsen for Elektronisk HandelsFormat og er det offentlige standardformatet for efaktura i Norge. EHF er en norsk tilpasning av det felleseuropeiske fakturaformatet som gjør det mulig å sende elektroniske faktura – efaktura – direkte mellom ulike økonomisystemer i Norge.
EHF faktura benyttes av offentlige myndigheter og firma som fakturerer offentlige myndigheter eller andre firma (B2B). 

Hva er eFaktura?

eFaktura er produktnavnet på tjenesten til Nets der du som privatperson får en faktura direkte i nettbanken din (B2C / firma-til-privatperson). 

Hva er efaktura?

Efaktura, e-faktura og e faktura blir ofte brukt som forkortelse for elektronisk faktura.
En elektronisk faktura – efaktura – lages elektronisk i avsenders fakturaløsning, sendes elektronisk direkte fra avsenders økonomisystem og leses inn i mottakers økonomisystem eller nettbank, helt automatisk.

Å benytte efaktura er både en sikker og smidig metode for håndtering av innkommende leverandørfakturaer. En efaktura skal aldri punches manuelt og kan heller ikke feiltolkes. Efakturaer inneholder den samme informasjonen fra start til slutt.

Les mer om efaktura her 

Må jeg motta efaktura for å kunne ha automatisk fakturabehandling?

Automatisk fakturabehandling fungerer med alle typer fakturaer, både de på papir, i PDF og efakturaer. Men håndteringen av dem er forskjellig.
Det er stor variasjon i kvalitet og kontroll og i tillegg mister du muligheten for 100 % automatiseringsgrad med papir og PDF fakturaer.

Les om forskjellene i behandlingen her

Hva er forskjellen på en kostnadsfaktura og en varefaktura?

En kostnadsfaktura har ikke vært innledet med en innkjøpsordre og oppstår ofte ved sporadiske kjøp eller kjøp som ikke er knyttet til regulerte avtaler.
En varefaktura blir først godkjent gjennom en innkjøpsrekvisjon i en strukturert innkjøpsprosess hvor en innkjøpsordre opprettes og sendes til leverandøren som et bevis på bestillingen. 

Kostnadsfakturaene må konteres og attesteres av riktig attestant i bedriften før de kan betales. 
Men siden varefakturaern allerede er godkjent, kan denne typen faktura ofte sendes direkte til betaling uten manuell håndtering.

Flere spørsmål blir besvart i guiden "Alt om automatisk fakturabehandling".

ABONNER PÅ ØKONOMBLOGGEN