Hva er forskjellen på Advanced Workflow og Medius AP Automation?

Exsitec tilbyr to ulike markedsledende system for fakturahåndtering, Medius AP Automation og Advanced Workflow by Compello. Begge system løser deres behov for håndtering av innkommende leverandørfakturaer, men med en ulik designfilosofi som underlag.

I denne bloggen forklarer vi noen av forskjellene og likehetene mellom disse to systemene på 3 områder, fakturamottak, kostnadsfaktura og varefaktura, slik at du enklere kan vurdere hvilket system som er riktig for dere.

Vil du heller høre denne bloggen enn å lese selv?
Hør den på Spotify!

Visma Workflow - standard dokumenthåndtering i ERP-systemet

Som du kanskje er kjent med kommer begge skyløsningene til Visma, Business NXT og Visma Net, med en standard dokumenthåndtering av innkommende faktura, også kalt Workflow. I Workflow får du full tilgang til å motta inngående leverandørfakturaer. Visma Workflow skanner og henter automatisk ut informasjon på hodenivå av faktura. Dette sparer deg for tid ved at du slipper å taste inn den viktigste informasjonen som leverandør, fakturasum, forfallsdato osv. 

Utvidet funksjonalitet for mer automatikk og effektivisering

Ønsker du å automatisere leverandørfakturaprosessen ytterligere finnes det 2 løsninger som hjelper deg med dette - Visma sin Advanced Workflow by Compello og Medius sin AP Automation.

Med både Advanced Workflow og Medius AP Automation får du flere og sterkere verktøy som hjelper til med mer automatisering. Viktigst er at fakturatolken ikke bare henter info fra hode, men også fra fakturalinjene. Dette muliggjør bruken av blant annet AI-kontering som automatisk konterer fakturaen for dere. Videre er det også mulig å automatisk matche faktura mot innkjøpsordre på linjenivå. Og for selskaper med datterselskaper er det også multiklientkapasitet som sømløst lar dere gjøre alt dette på tvers at selskaper i samme system uten å måtte logge inn og ut mange ganger.

Forskjeller og likheter mellom Advanced Workflow og Medius AP Automation

Og da kommer vi til poenget med denne bloggen;
Hva er egentlig forskjellene på disse to utvidede fakturahåndteringsløsningene?
Hvordan finner du ut hvilken av løsningene som passer best for dere?
Og prisen? - den er også ganske så lik...

Her forklarer vi forskjellene og likhetene på Advanced Workflow og Medius AP Automation i 3 ulike prosesser - fakturamottak, kostnadsfaktura og varefaktura.

Fakturamottak

En av de største og tydeligste forskjellene er hvordan systemene tar imot fakturaer.

Medius har valgt å bygge sin egen fakturatolk som tar inn alle fakturaer, både EHF og PDF. I denne tolken henter Medius automatisk informasjon før de lar deg som bruker gjøre eventuelle korrigeringer selv. Dette skiller seg fra løsningen til Advanced Workflow.
Advanced Workflow sender EHF fakturaer rett inn i systemet, og for PDF tilbys det en tjeneste som automatisk tolker og konverterer fakturaen til EHF format. I tillegg er det mulighet for å selv laste opp fakturafiler, men dette går da på bekostning av funksjonaliteter for automatikk. 

De store forskjellene er dermed at i Advanced Workflow slipper du som bruker å gjøre noe som helst med de aller fleste fakturaene før de kommer inn i systemet og er klare for kontering og attestering.
I Medius AP Automation må du initielt se på alle fakturaer og lære systemet å tolke fakturaen, men etter bare 2 fakturaer kan dette automatiseres! Dette gir deg som bruker litt mer arbeid initielt, men gevinsten er en større kontroll over tolkningen og muligheten til å tilpasse dataen etter deres behov. 

Kostnadsfaktura

Hvordan systemene håndterer kostnadsfakturaer er i stor grad likt. Begge system gir dere mulighet for å sette opp konteringsmaler og attesteringsregler som hjelper dere med å automatisere arbeidet med å håndtere fakturaene.

Systemene skiller seg derimot på noen områder.
I Medius AP Automation er det for eksempel mulig å sette opp prioriteringsnivåer på reglene. På denne måten sikrer systemet at den alltid finner alternativer for hvordan faktura skal distribueres fordi dere kan sette opp en rekke ulike regler med ulike prioriteringer. 

Dette har ikke Advanced Workflow en mulighet for. Det betyr at det er mindre rom for mer spesifikke og avanserte distribusjonsmatriser. Det positive er imidlertid at regelflyten dere setter opp er mer oversiktlig og lett å vedlikeholde.

Vi ser at mange av kundene våre er tilfredse med mulighetene Advanced Workflow tilbyr, samtidig som våre mer kompliserte kunder får en bedre opplevelse av den mer omfattende logikken i Medius. 

Varefaktura

Den største forskjellen mellom systemene vi tilbyr ligger imidlertid på matching av faktura mot innkjøpsordre. 

Begge system lar deg matche fakturaer mot innkjøpsordren deres, men Medius er mer fleksibel på å matche i tilfeller hvor det er avvik. Medius AP Automation vil, gitt at ordrenummer og artikkelnummer stemmer, kunne matche linjer mot hverandre, selv om det er avvik på enten enhetspris eller kvantitet. Dersom dere ønsker å ta stilling til disse avvikene vil Medius stoppe fakturaen og gi den relevante brukeren en oppgave med å godkjenne eller avvise avvikene. 

I Advanced Workflow vil ikke systemet automatisk kontere opp faktura dersom det er avvik. Advance Workflow vil kunne hjelpe deg med å matche fakturaer til riktig innkjøpsordre, men du som bruker må selv finne linjen med avvik og korrigere beløpet på denne. 

For bedrifter med komplisert logistikk er Medius AP Automation ofte den riktige løsningen. Medius sparer dem mye arbeid på både matching og spesielt på avvikshåndtering. 

Den rette løsningen for deg

Ser du behovet for å automatisere dine fakturaprosesser?
Vi tar gjerne en nærmere gjennomgang av dine prosesser for å finne ut om det er Advanced Workflow by Compello eller Medius AP Automation som er den rette løsningen for deg og din bedrift.

Les mer om Medius AP Automation og Advanced Workflow eller ta kontakt med oss for en prat

ABONNER PÅ ØKONOMBLOGGEN