Elektronisk faktura, EHF og eFaktura: Hva er forskjellen?

Hva er en elektronisk faktura?

En elektronisk faktura er et betalingskrav som opprettes, sendes og mottas elektronisk, og som kan behandles automatisk i mottakerens økonomisystem.

Det er nettopp dette som skiller en strukturert elektronisk faktura fra en faktura som bare er digitalisert. Når fakturainformasjonen er strukturert, kan opplysningene brukes direkte i økonomisystemet uten at noen må registrere dem manuelt.

Elektroniske fakturaer kan brukes både mellom virksomheter og mellom virksomheter og privatpersoner. Hvilken løsning og hvilket format som brukes, avhenger blant annet av hvem som skal motta fakturaen.

Er EHF og eFaktura det samme?

Nei. EHF og eFaktura er to forskjellige løsninger, selv om begge innebærer elektronisk fakturering.

EHF står for Elektronisk handelsformat og er et standardisert format for elektronisk dokumentutveksling. EHF-faktura bygger på Peppol BIS Billing 3.0 og sendes mellom virksomheter gjennom Peppol-nettverket.

eFaktura brukes blant annet om tjenesten som gjør at privatpersoner kan motta regninger direkte i nettbanken eller andre betalingsflater. Fakturaen presenteres ferdig utfylt, slik at mottakeren kan kontrollere og godkjenne betalingen.

En EHF-faktura er altså en type elektronisk faktura, men ikke alle elektroniske fakturaer er EHF. eFaktura i nettbank er samtidig en annen distribusjonsløsning enn EHF mellom virksomheters økonomisystemer.

Hva er en EHF-faktura?

EHF står for Elektronisk handelsformat. Det er et standardisert format som gjør det mulig for ulike systemer å utveksle strukturerte fakturadata.

EHF-faktura brukes blant annet ved fakturering til offentlig sektor. Fakturering til offentlige virksomheter skal gjøres elektronisk, og norske offentlige virksomheter skal kunne motta EHF-faktura i versjon 3.0. For utenlandske leverandører brukes Peppol BIS Billing 3.0.

DFØ oppgir at Peppol BIS Billing 3.0 er det samme som EHF-faktura. Begrepene brukes derfor i praksis om det standardiserte fakturaformatet som kan utveksles gjennom Peppol-infrastrukturen.

Hvordan fungerer en EHF-faktura?

Når en virksomhet sender en EHF-faktura, opprettes fakturaen i økonomi- eller fakturasystemet som et strukturert dokument. Fakturaen sendes deretter gjennom et aksesspunkt i Peppol-nettverket til mottakerens aksesspunkt.

Forenklet ser flyten slik ut:

Avsenders økonomisystem → avsenders aksesspunkt → Peppol-nettverket → mottakers aksesspunkt → mottakers økonomisystem

Mottakeren kan dermed få fakturainformasjonen direkte inn i sitt økonomisystem, der den kan behandles videre.

For å motta EHF eller Peppol BIS-transaksjoner må virksomheten ha et system som støtter formatet og være registrert som mottaker gjennom systemleverandør eller aksesspunkt.

Hva er ELMA?

ELMA står for Elektronisk mottakeradresseregister og er en del av den norske Peppol-infrastrukturen. Registeret inneholder informasjon som gjør det mulig å finne virksomhetens aksesspunkt og hvilke dokumenttyper den kan motta.

Som et eksempel: Vi i Exsitec bruker Logiq som aksesspunkt.

Virksomheter som skal motta EHF, må være registrert i ELMA eller en annen relevant Service Metadata Publisher (SMP). Selve utvekslingen av fakturaen skjer gjennom Peppol-infrastrukturen.

Når du skal sjekke om en virksomhet kan motta EHF, finnes det også et søk i Peppol Directory. DFØ omtaler dette i dag som «Søk etter mottakere av EHF og Peppol BIS (tidligere ELMA)».

Er en PDF-faktura på e-post en elektronisk faktura?

En PDF-faktura som sendes på e-post er digital, men den fungerer ikke på samme måte som en strukturert elektronisk faktura.

En PDF inneholder informasjon som kan leses av en person, men fakturadataene er ikke nødvendigvis strukturert på en måte som gjør at økonomisystemet kan behandle dem direkte.

Dette betyr ikke at en PDF-faktura ikke kan inngå i en digital fakturaprosess. Ved hjelp av løsninger for fakturatolkning kan informasjon fra PDF-fakturaer hentes ut og overføres til økonomisystemet. Det krever imidlertid et ekstra steg sammenlignet med en strukturert EHF-faktura.

EHF, eFaktura, PDF og papirfaktura: hva er forskjellen?

Forskjellen handler altså ikke bare om hvor fakturaen sendes, men også om hvordan informasjonen er strukturert og kan brukes videre i systemene.

Hva er elektronisk fakturahåndtering?

Elektronisk fakturahåndtering handler om hva som skjer med fakturaen etter at virksomheten har mottatt den.

En fakturaprosess kan blant annet omfatte:

• mottak av faktura
• registrering og kontroll av fakturadata
• matching mot ordre eller andre grunnlagsdata
• kontering
• godkjenning
• bokføring
• betaling
• arkivering

Målet er å redusere manuelle oppgaver og sørge for at fakturaene går gjennom riktig prosess fra mottak til betaling.

En EHF-faktura gir et godt utgangspunkt for automatisering fordi fakturadataene allerede er strukturert. Samtidig kan også PDF- og papirfakturaer inngå i en automatisert prosess ved hjelp av fakturatolkning.

Må jeg motta EHF for å bruke elektronisk fakturahåndtering?

Nei. Elektronisk fakturahåndtering kan brukes uavhengig av hvordan fakturaen kommer inn.

Papirfakturaer kan skannes, mens informasjon fra PDF-fakturaer kan tolkes og hentes ut. EHF-fakturaer inneholder allerede strukturerte data som kan behandles direkte.

Jo mer strukturert informasjonen er når fakturaen kommer inn, desto færre manuelle steg trenger du normalt i den videre behandlingen. Derfor er EHF et viktig grunnlag for å automatisere fakturaflyten.

Hva er fordelene med elektronisk faktura?

Elektroniske og strukturerte fakturaer kan gi flere fordeler i fakturaprosessen:

Mindre manuelt arbeid: Fakturadata kan overføres direkte til økonomisystemet, slik at behovet for manuell registrering reduseres.

Færre registreringsfeil: Når informasjon overføres mellom systemer i stedet for å registreres manuelt, reduseres risikoen for feil i for eksempel beløp, dato og leverandørinformasjon.

Raskere behandling: Fakturaen kan gjøres tilgjengelig for kontroll og godkjenning uten at den må håndteres manuelt først.

Bedre oversikt: Elektroniske arbeidsflyter gjør det enklere å følge fakturaens status og se hvor den befinner seg i prosessen.

Bedre grunnlag for automatisering: Strukturerte fakturadata kan brukes til blant annet automatisk matching, kontering og kontroll.

For virksomheter med mange inngående fakturaer kan dette gi en betydelig forskjell i hvor mye tid økonomiavdelingen bruker på fakturahåndtering.

Hva kan automatisering bety for din virksomhet?

Hvor mye tid og penger kan dere spare ved å automatisere fakturahåndteringen? Med Exsitecs ROI-test kan du beregne potensialet basert på deres egen fakturaflyt og arbeidsmengde.

Ta testen og se hva dere kan spare på automatisert fakturahåndtering.

Hvordan kommer jeg i gang med EHF?

De fleste moderne økonomisystemer kan sende og motta EHF-faktura. Det første steget er derfor å undersøke hvilke muligheter som finnes i systemet virksomheten allerede bruker.

Dersom systemet støtter EHF, vil systemleverandøren eller en leverandør av aksesspunkttjenester normalt kunne hjelpe med oppsett og registrering.

Når du skal sende EHF, må også mottakeren kunne ta imot dokumentet gjennom Peppol-infrastrukturen. Du kan søke etter mottakere av EHF og Peppol BIS i Peppol Directory.

Nye krav til private virksomheter fra 2027

Reglene for elektronisk fakturering er også i endring. DFØ oppgir at det fra januar 2027 blir pliktig for private virksomheter å sende EHF-faktura eller Peppol BIS Billing i henhold til bokføringsregelverket. Fra 2030 kommer det krav om at private virksomheter også skal kunne motta EHF/Peppol BIS og benytte et digitalt regnskapssystem.

For virksomheter som ikke allerede har etablert en digital fakturaflyt, gjør dette det relevant å se på hvordan fakturering og fakturamottak håndteres i dag.

Hvor mye kan du spare på å automatisere fakturahåndteringen?

Det er ikke bare selve fakturaformatet som avgjør hvor automatisert fakturaprosessen kan bli.

EHF gir strukturerte data som kan behandles direkte, men en helautomatisert prosess kan også innebære automatisk matching, kontering, kontroll og godkjenning.

Hvor mye en virksomhet kan spare, avhenger derfor blant annet av antall fakturaer, hvor mye manuelt arbeid som gjøres i dag, hvor stor andel som kan automatiseres og hvor mange unntak som må håndteres manuelt.

Vil du undersøke potensialet i din egen virksomhet, kan du starte med å kartlegge hvor mye tid som brukes på fakturahåndtering i dag.

Når standard fakturahåndtering ikke er nok

For virksomheter med mange fakturaer, flere selskaper, komplekse godkjenningsflyter eller behov for mer avansert matching, kan det være aktuelt med en løsning som automatiserer mer av prosessen.

Medius automatiserer blant annet mottak, tolkning, matching, kontering og godkjenning av inngående fakturaer. Plattformen er utviklet for å håndtere komplekse fakturaflyter og kan integreres med virksomhetens ERP-system.

Les mer om Medius og se hvordan løsningen kan brukes til å automatisere fakturahåndteringen.

Vil du automatisere mer av fakturahåndteringen?

Elektroniske fakturaer er bare én del av en effektiv fakturaprosess. Med riktig løsning kan også mottak, tolkning, matching, kontering, godkjenning og bokføring settes inn i en mer sammenhengende arbeidsflyt.

Hos Exsitec hjelper vi virksomheter med å automatisere fakturahåndteringen og koble den mot eksisterende økonomisystemer.

Ta kontakt med oss dersom du vil se på hvordan fakturaflyten kan automatiseres i din virksomhet.