Hva er Medius: automatisering av inngående faktura

Dette er hverdagen for mange økonomi- og innkjøpsavdelinger, uansett hvor mye som allerede er digitalisert. Problemet er sjelden mangel på vilje til å automatisere. Det er heller at de fleste systemer for elektronisk fakturahåndtering er bygget for en enklere virkelighet enn den du jobber i. Det er her Medius kommer inn.

Hva er Medius

Medius er en plattform for fakturahåndtering og kostnadskontroll, fra inngående faktura til betaling. I bunnen ligger Payables Foundation, en AI-drevet kjerne som leser, matcher, konterer og ruter inngående fakturaer automatisk. Rundt denne kjernen kan du bygge på funksjonalitet etter behov: innkjøp, avtalehåndtering, momsregler, utgiftshåndtering og betalinger. Dermed går Medius fra å være ren fakturaautomatisering til det som kalles spend management, det vil si kontroll over alt du bruker penger på.

For deg som jobber med inngående faktura i dag betyr det at du ikke trenger å velge mellom et smalt fakturasystem og en omfattende Source-to-Pay-løsning. Du starter med fakturahåndteringen og utvider når du er klar for mer.

Hvem passer Medius for

Medius passer for deg med et reelt volum leverandørfakturaer, der kompleksiteten er høy nok til at enkle systemer ikke strekker til. Det gjelder gjerne når du har begge disse fakturatypene løpende:

Varefaktura med PO-match. Fakturaer som skal avstemmes mot en innkjøpsordre, gjerne med flere varelinjer, delleveranser og avvik i pris eller mengde.

Kostnadsfaktura uten ordrer. Fakturaene som strøm, konsulenttjenester eller abonnementer, der det ikke finnes noen ordrer å matche mot, men der fakturaen likevel skal distribueres til riktig person, konteres og godkjennes.

Har du mange selskaper, flere godkjenningsnivåer, ulike ERP-systemer eller leverandører med ulike avtalevilkår, er dette nettopp situasjonen Medius er bygget for å håndtere. Jo mer sammensatt fakturahverdagen din er, desto mer henter du ut av plattformen.

Er du nysgjerrig på hvor mye dere egentlig kan spare på å automatisere fakturahåndteringen med Medius? Vi har bygget en ROI-kalkulator, slik at du kan sjekke hva automatisering faktisk vil bety for deg.

To fakturaflyter, én plattform

Medius skiller mellom de to fakturatypene fordi de krever ulik behandling.

For varefakturaer fanger Medius først opp fakturadataene og leser dem automatisk. Deretter matcher systemet fakturaen mot innkjøpsordren og løfter eventuelle avvik frem for vurdering. Når fakturaen er godkjent, knytter Medius den til riktig innkjøpsordre eller avtale og sluttbokfører den i ERP-systemet ditt, som fortsatt er der sannheten ligger.

For kostnadsfakturaer uten ordrer fanger Medius fakturaen opp på samme måte, men distribuerer den deretter til riktig mottaker basert på innholdet. Der det er mulig, skjer dette automatisk. Medius roterer og konterer fakturaen, sender den til attestering, og hvis beløpet overstiger en persons godkjenningsgrense, sender systemet den automatisk videre til neste nivå. Til slutt bokfører Medius den i ERP-systemet.

Begge flytene starter med at Medius tolker fakturaen uansett format og ender med at ERP-systemet ditt får et riktig, ferdigkontert bilag.

AI gjennom hele kjeden

Det som gjør dette mulig er AI som følger fakturaen gjennom hele prosessen, ikke bare i ett enkelt steg. Medius har jobbet med AI og fakturadata i over ti år, og modellene er trent på svært store mengder reelle fakturaer, der en betydelig andel er validert av mennesker underveis. Det gir en tolkningsevne som er langt raskere enn det en generisk språkmodell klarer på egen hånd.

I praksis ser du dette igjen i fire ledd: tolkning av fakturainnholdet uansett format, automatisk 3-veis matching mot ordre, forslag til kontering med konto og dimensjoner og AI-støttet attestering med kontekstuell veiledning til den som skal godkjenne. I tillegg overvåker et eget lag for risiko og svindel fakturastrømmen løpende og fanger opp avvik, dupliserte fakturaer og forsøk på svindel før de rekker å bli et problem.

Resultatet er en høy andel fakturaer som går helt automatisk gjennom, uten at noen på teamet ditt trenger å røre dem, samtidig som konteringsforslagene treffer riktig allerede etter svært få fakturaer fra en ny leverandør.

Radnivå og matching er der Medius skiller seg ut

Dette er kanskje det viktigste punktet for deg som har en sammensatt fakturahverdag. Tradisjonelle løsninger for elektronisk fakturahåndtering distribuerer og attesterer på hovednivå, det vil si at hele fakturaen sendes til én person og stort sett matcher 1-til-1 med én ordre med et totalbeløp.

Medius gjør begge deler på radnivå. Har fakturaen tre linjer som hører til tre ulike kostnadssteder, kan Medius sende hver linje til riktig attestant i stedet for at én person må godkjenne noe vedkommende bare delvis har ansvar for.

På matchingsiden bruker Medius det som kalles vannfallsmatching. Systemet forsøker selvstendig å matche først på detaljnivå per artikkelnummer, deretter på radnivå per orderlinje og til slutt på hovednivå mot totalbeløpet, med egne toleranser satt for hver leverandør. Du kan også knytte flere innkjøpsordrer til én og samme faktura.

Har du enkle fakturaer, betyr det lite. For deg med komplekse leverandøravtaler, mange kostnadssteder og krav til presis attestasjon er det ofte forskjellen mellom reell automatisering og et system du fortsatt må rydde manuelt i hver måned.

Medius Pay og Supplier Conversation

Fakturahåndteringen stopper ikke ved godkjenning. Medius Pay tar over etter attestering og fullfører betalingsprosessen med risikoanalyse og gransking før betalingen frigis, slik at Medius fanger opp endrede leverandøropplysninger eller duplikater før pengene forlater kontoen din. Du får også en samlet oversikt over utgående kontantstrøm på tvers av selskaper, land og betalingsmåter, i stedet for manuelle betalingsfiler og opplasting i separate bankportaler.

Samtidig tar Supplier Conversation over en av Accounts Payable-teamets største tidstyver: leverandører som ringer og sender e-post for å spørre når fakturaen skal betales. Leverandørene får svar i sanntid, døgnet rundt, uten innlogging eller egen portal, og Medius eskalerer sakene som ikke kan løses automatisk til riktig person hos deg, med full sporbarhet.

Medius i et marked med flere alternativer

I det nordiske markedet for fakturaautomatisering finner du flere aktører, blant dem Eyeshare, Compello og Semine. Det som skiller Medius fra flere av alternativene er håndteringen av kompleksitet: matching og attestering på radnivå, matching mot ordre på flere nivåer samtidig og en funksjonalitet for større virksomheter som strekker seg fra kjernefakturaflyten til betaling, leverandørdialog og etter hvert innkjøp, alt i én og samme plattform. Har du enkle fakturastrømmer, er forskjellen kanskje liten. For deg med høy kompleksitet, mange selskaper eller store fakturavolum er det nettopp her Medius gir mest igjen.

Sitter du med en fakturabunke som stadig vokser, eller et system som ikke lenger strekker til når kompleksiteten øker, er det et godt tidspunkt å ta kontakt med oss i Exsitec for å høre hva Medius kan bety for dere.