Skap en mer effektiv fakturaflyt med hjelp av leverandøravtaler

Har du mange gjentakende fakturaer med lang leveringstid? Da kan en kontraktsløsning være noe for deg. Å komplettere ditt Medius-miljø med en kontraktsløsning, og la fakturaen gå gjennom hele flyten uten attestering, ser vi på som et naturlig neste steg i din digitaliseringsprosess.

Vil du heller høre denne bloggen enn å lese selv?
Hør den på Spotify!

Det finnes både enklere og mer sofistikerte kontraktsløsninger som kan implementeres i Medius AP Automation - alt for å møte kundens behov. Modulens logikk muliggjør en automatisk matchning av en innkommende leverandørfaktura mot en oppsatt avtale/kontrakt og dermed behøver du kun håndtere eventuelle avvik på fakturaen. Ved å la Medius ta hånd om gjenntakende fakturaer med kontraktøsningen får du flere fordeler:

• En automatisert og effektivt fakturaflyt 

• Frigjør både tid og verdifull kompetanse som kan allokeres bedre i organisasjonen

• Samle alle deres avtaler/kontrakter elektronisk på et og samma sted for en bedre oversikt av deres virksomhet. 

• Egendesignede dashboards gjør det enkelt å følge opp fakturahåndteringen og identifisere feilkilder som forstyrrer fakturaflyten.

• Påminnelser direkte til din e-post om det er på tide å reforhandle en avtale, eller om en faktura nærmer seg forfall og dermed sikrer at den ikke forblir uhåndtert.

Vi i Exsitec har gjennomført flere vellykkede implementeringer av kontraktsløsninger hos våre eksisterende kunder og dermed bidratt til at de har redusert den manuelle fakturahåndteringen. På samme måte som øvrige moduler i Medius er denne type løsning under stadig utvikling og oppdateres jevnlig med nye funskjoner og tillegg som styrker kontrollen i din bedrift.

KONTRAKTLØSNINGENS ROLLE I MEDIUS

For å komme igang med automatiseringen av fakturaflyten legger man opp sine leverandøravtaler i Medius AP Automation som deretter matches mot respektive innkommende faktura. I avtalen spesifiseres avtalepartner, avtaledetaljer og faktureringsplan som anvendes for de fakturaer som skal matches mot avtalen. En vanlig type avtale kan gjelde lokalleie som skal betales månedlig. Faktureringsplanen kommer da til å deles opp i tolv rader der hver rad representerer hver forventet faktura som skal komme og matcher mot avtalen baserert på enten fakturadato eller forfallsdato. Om matchningen, mot formodning, ikke skjer automatisk kan man gå inn og søke opp rett avtale for den fakturan som håndteres og korrigere informasjonen.

Hva hender om fakturainformasjonen ikke stemmer overens med hva som er oppsatt i avtalen? I disse tilfeller går fakturan videre for analyse av hvorvidt avviket bør godkjennes eller avvises. Om avviket avvises kan man direkte, via Medius, ta kontakt med leverandøren angående den feilaktige informasjonen på fakturaen. Når matchningen er gjennomført går fakturan videre i flyten til en valgfri sluttkontroll der fakturaen inspiseres innen den sendes videre til ERP systemet for betaling. Dette steget i fakturaflyten går det an å hoppe over og da går fakturaen gjennom flyten helt uten håndspåleggelse. 

Invester i en kontraktsløsning og bruk deres tid på mer verdiskapende aktiviteter som hjelper deres selskap å vokse!