Prognostisering i usikre tider

Året har ikke blitt som vi hadde forventet at det skulle bli. Den forrige usikre bølgen, pandemien, var akkurat på vei til å stabilisere seg, så kom krig i Europa, høye strøm- og bensinpriser og renta går stadig opp. Derfor er økonomisk prognostisering et høyst aktuelt emne i år også.

Johan Kalblad, Konsernsjef i Exsitec og daglig leder i Exsitec Sverige, forteller om modellen de benyttet seg av under Covid-19 pandemien som slo til våren 2020. 

Vil du heller høre denne bloggen enn å lese selv?
Hør den på Spotify!

Prognostisering

"Ordet fra prognose kommer fra gresk og er sammensatt av pro, «før» og gnosis, «å vite». Det vil si «vite på forhånd»" -Wikipedia.

Vår nærmeste relasjonen til prognostisering er nok værmeldingen for de fleste av oss. Denne prognostiseringen hjelper oss å forutse forholdene for aktiviteter i hverdagen. En deilig sommerkveld med planer for en grillmiddag ute kan lett bli forstyrret av regnvær. Vi kan ikke endre været, men vi kan være forberedt og ta med en paraply. På denne måten kan prognoser være et verktøy for å redusere usikkerhet.

Abonnere på Økonombloggen

Det finnes likhetstrekk mellom en værprognose og en økonomisk prognose, men det er også en viktig forskjell. Den økonomiske prognosen kan faktisk forme fremtiden ved å gi riktig grunnlag for beslutninger. Ved hjelp av prognoser kan økonomisjefen bli "synsk" med sin prognose som en krystallkule, hvor fremtiden ikke er statisk, men kan påvirkes.

For å gi et reelt eksempel på dette forteller jeg hvordan vi gjorde det da pandemien begynte å prege næringslivet i Sverige våren 2020. Jeg stilte meg selv spørsmålet "Hva gjør en administrerende direktør i denne situasjonen?" Vel, du går til økonomisjefen og spør hva de synes om situasjonen, og så googler du litt. Jeg fant blant annet en manual om hvordan man overlever en finansiell tsunami, skrevet av BCG.

I rapporten sier de at du bør fokusere på styrken til virksomheten din, se på scenariene, se på likviditeten din, se på offentlige programmer for støtte og deretter implementere det du har konkludert med at du bør gjøre. Jeg holdt meg spesielt til delen om fokus på styrke, men følte at denne metoden føltes litt for generisk og ønsket å gjøre noe mer presist. Så her kommer modellen vi har brukt i den tiden Covid-19 (så langt) påvirket oss mest.

Du bør fokusere på styrken til virksomheten din, se på scenariene, se på likviditeten din, se på offentlige programmer for støtte og deretter implementere det du har konkludert med at du bør gjøre.

1. Formuler dine hypoteser

Vi lagde tre scenarier. Basisscenario var basert på dataene vi så der og da. For enkelhets skyld sier vi at det ville vært å få inn 60 % mindre salg. I tillegg lagde vi et positivt og et negativt scenario med henholdsvis 40 % og 80 % færre salg i stedet.

2. Definer målepunkter dine

Tenk igjennom hva du skal måle for å vite om hypotesene er riktige og om du har et positivt eller negativt avvik. Brukes for å bekrefte eller endre hypotesene.

3. Beregn konsekvensen

Beregn og visualiser scenariene dine. Vi satte opp gjeldende kvartal og beregnet deretter prognosen for de neste tre kvartalene for hvert scenario. Vi gjorde også en likviditetsanalyse for hvert scenario for å vite hvor store endringer vi måtte gjøre.

4. Finn mulige tiltak

Ingen er forberedt på å redusere 60 % av sine innkommende salg. Vi måtte finne ideer til handling. Vi listet opp 10 tiltak, samt hvor mye penger de ville gi umiddelbart, hvor mye de ville gi totalt for 2020, når vi måtte ta en beslutning om å gjennomføre tiltakene og hvor raskt tiltakene ville gi effekt. I tillegg gjorde vi også en viss vurdering av om tiltakene ville påvirke kulturen i selskapet vårt negativt dersom det ble gjennomført.

5. Velg tiltak og visualiser

Prioriter tiltakene, velg tiltakene du skal ta i bruk og visualiser effekten. Vi valgte ut 5 tiltak vi ville gjøre og markerte 3 som kanskje. Vi oppdaterte grafen vår over prognosen og visualiserte hvordan utfallet ville bli med disse tiltakene. Dette hjalp oss med å vite hvor mange og hvilke tiltak som ville få oss på rett side av 0-linjen i likviditet.

6. Driv virksomheten og oppdater løpende

Tilslutt, viktigst av alt, gjennomføre endringene og drive virksomheten fremover. Vi gjorde hyppigere oppfølging for å kunne se effekten av arbeidet vårt kontinuerlig.

Prognostiseringen hjalp oss med å ta gode beslutninger og guidet oss fremover gjennom (den hittil mest utfordrende delen av) pandemien. For oss havnet vi nærme vårt positive scenario – noe som gjorde at vi våget å lansere flere av våre tidligere påbegynte og planlagte tiltak (eksempelvis et traineeprogram med 31 nye kolleger og en børsnotering). Bruk data til å ta kontroll over det som kan kontrolleres og for å unngå panikkbeslutninger.

Riktig verktøy gjør jobben enklere, Excel er et flott verktøy for mye, men ikke optimalt for tre parallelle prognosescenarier med målepunkter som du oppdaterer annenhver uke...

Les om OneStop Reporting, budsjetterings- og prognostiseringsverktøy->

Abonnere på Økonombloggen