Test hvor mye du kan redusere kostnadene på leverandørfaktura

Vi vet at håndteringen av leverandørfakturaer er en stor kostnad. Derfor har vi laget en test som gjør det mulig for deg å se hvor mye du kan redusere kostnadene dine ved å automatisere håndteringen av leverandørfakturaer. Les mer i vårt siste innlegg.

Vil du heller høre denne bloggen enn å lese selv?
Hør den på Spotify!

Abonnere på Økonombloggen

Steg 1: Gjennomfør testen for å se hvor mye dere kan spare

Steg 2: Slik kan dere gjøre for å effektivisere prosessen med leverandørfaktura

I dette trinnet fordyper vi oss i håndteringen av leverandørfaktura.

Ved å ta et overblikk og deretter dykke ned i delprosessene, vil du etter å ha lest denne veiledningen:

• få en dypere innsikt i leverandørfakturaprosessen,
• ha bedre forutsetninger for å se hvor du finner mulige flaskehalser

• forstå hvordan man løser dem og dermed hvordan man kan øke effektiviteten.

Til slutt gir vi et eksempel på «beste praksis» i håndteringen av leverandørfaktura ved å illustrere en høyautomatisert fakturaflyt.

Forbedringsarbeid starter alltid med en analyse...

... og en analyse starter alltid med avdekking.

Spørsmål du bør stille deg er:

• Hvilke deler fungerer godt eller mindre godt i håndteringen av leverandørfakturaer?

• Er det mulig å kvantifisere og måle de forskjellige delene?

• Hva koster en faktura å håndtere fra a til å?
• Hvilke manuelle elementer finnes og hvor lang tid tar de?

Når vi snakker med kunder merker vi ofte at et step eller to gjerne har hopet seg opp, men de mener selv at fungerer bra, noe som er bemerkelsesverdig da de ofte konkluderer med at hele kjeden er effektiv selv om andre deler tar mer tid enn nødvendig.

Vi forstår at noen prosesser allerede er så effektive som de kan være.

La oss si at skanningen og tolkningen din er optimalisert og dermed har dere allerede spart mye tid. Samtidig kan det hende at du ikke har matching mot innkjøpsordrer eller at godkjenningsrutinene dine har flere manuelle steg. Dette tar mer tid enn nødvendig og koster mer enn det burde.

Følgene er da at ikke hele kjeden er så effektiv som den kunne ha vært.

Fokus må være på "hele" prosessen?

Vi mener at du må se på hele flyten, dvs. fra identifisering av et innkjøpsbehov til betaling er utført og bokført, dette for å kunne forstå prosessen med leverandørfaktura.

Denne prosessen kalles vanligvis "Procure-2-Pay".

Denne prosessen involverer tradisjonelt mange ansatte i flere ulike avdelinger og er ofte preget av flere manuelle steg, noe som gir oss gode forutsetninger for forbedringsarbeid.

Det mest åpenbare er elektronisk styring av hele prosessen, fra for eksempel generering av innkjøpsrekvisisjon, krav om e-faktura fra leverandør, matching mot innkjøpsordre, automatisert godkjenningsrutine og regnskap, til regnskap og betalingshåndtering.

Les mer om Medius AP Automation  

Fire faser for leverandørfaktura

Basert på vårt syn på prosessen har vi valgt å dele den inn i fire funksjonsfaser.

For å øke forståelsen går vi metodisk gjennom hver fase slik at du selv kan se hvor potensielle flaskehalser finnes i din virksomhet og hvordan du kan håndtere dem.

Det er først når vi oppsummerer hver fase og får oversikt at vi kan fastslå innsparings- og effektivitetspotensialet og prioritere riktige tiltak deretter.

Fase 1. Innkjøpsrekvisisjon

Hendelsesforløpet starter alltid med et innkjøpsbehov.

Her er ulike rutiner for hvordan innkjøpene gjennomføres:

• Noen ringer eller mailer direkte til leverandøren, andre har egne omfattende innkjøpssystemer og noen kan, med riktig system, lage innkjøpsrekvisisjoner med forhånds-valgte leverandører eller avtaler.
• Vi forstår at det kan oppleves som litt kontroversielt da innkjøp tradisjonelt sett ikke er en del av leverandørfaktura-prosessen, men det er en del av det vi kaller hele flyten.
• Det er tross alt i denne fasen vi mottar innkjøpsordren som vi matcher leverandørfakturaen mot på et senere tidspunkt.

Fase 2. Fakturamottak og datafangst

Fakturaer sendes til deg i ulike formater, som papir, pdf eller som et rent elektronisk format (e-faktura).

Det er sjelden bedrifter mottar fakturaer i kun ett format.

Vanligvis foregår en eller annen form for ankomstregistrering.

Papir- og PDF-fakturaer må vanligvis digitaliseres for at informasjonen skal være i systemene.

Denne registreringen gjøres enten manuelt eller ved hjelp av en tolkningsprogramvare.

Alternativt gjennom en såkalt VAN-operatør som håndterer denne prosessen som en tjeneste.

I tråd med tolkningsprogramvaren sender VAN-operatøren på nytt informasjonen til systemene.

E-fakturaer er allerede digitalisert og sendes vanligvis direkte til neste steg.

Fase 3. Godkjenning og kontering

Dette trinnet har vanligvis to hovedformål:

1. fakturaen skal godkjennes

2. fakturaen skal bokføres

Her ønsker vi innledningsvis å validere og kontrollere at det er en gyldig leverandør og at forfallsdato stemmer overens med de øvrige betalingsbetingelsene.

Fakturaen må deretter distribueres til de som har myndighet og kunnskap til å avgjøre om fakturaen er korrekt, samtidig som vi må ta stilling til hvordan fakturaen skal rapporteres.

Dette skjer vanligvis i forbindelse med godkjenningen, men kan også skje sentralt eller i direkte tilknytning til godkjenningen.

Hvis fakturaen kun refererer til en vare, må den matches mot en innkjøpsordre eller en avtale, som med riktig system kan generere store tidsbesparelser.

Avvikende fakturaer må analyseres, vanligvis av kjøper eller kontraktsansvarlig, før de sendes tilbake igjen.

Fase 3 er ofte preget av mange manuelle steg, er det ikke i matchingen ligger det i godkjenningsrutinene og her er det største sparepotensialet.

Fase 4. Betaling

I tråd med innkjøp er fase fire tradisjonelt sett ikke en del av leverandørfakturaprosessen, men betaling og bokføring er like viktig for å ha en effektiv flyt.

Fakturaen er analysert, godkjent, bokført og skal nå betales og bokføres i ditt økonomisystem.

Bokføring kan gjøres på flere ulike måter, samt betalingsoppdraget, men dette håndteres vanligvis gjennom filer som sendes til og mottas av banken.

Abonnere på Økonombloggen

To eksempler med elektronisk fakturahåndtering (EFH)

En faktura som går fra kjøp til betaling er gjennom mange steg og involverer ofte mange personer og avdelinger.

Flaskehalser kan oppstå omtrent hvor som helst!

Vi har her skissert to eksempler på kostnadsfakturaer som går gjennom en automatisert flyt for å illustrere effektivitetspotensialet med et smart elektronisk fakturahåndteringssystem (EFH).

Scenario 1: Effektiv godkjenningsflyt - et normalt kjøp

Robin i innkjøpsavdelingen må kjøpe 12 nye mobiltelefoner og disse vil fordeles jevnt på fire ulike avdelinger.

Robin legger inn en bestilling via leverandørens hjemmeside og får en e-faktura fra leverandøren som automatisk leses inn i EFH-systemet som så videresender fakturaen til Robin, som er fakturareferansen.

Siden fakturaen refererer til fire ulike avdelinger, må hver avdelingsleder selv godkjenne og kontere fakturaen.

I EFH-systemet oppretter Robin fire konteringslinjer og legger hver avdeling til hver linje.

EFH-systemet sender deretter respektiv konteringslinje til avdelingsleder som godkjenner og posterer sin del av fakturaen.

Charlie er avdelingsleder og godkjenner beløpet for sin avdeling og sørger for at konteringen er korrekt.

Når alle linjer er godkjent og kontert, er fakturaen klar til betaling.

EFH-systemet er integrert med økonomisystemet, som igjen er synkronisert med banken.

På denne måten slipper økonomiansvarlig å utføre remitteringen ved å sende betalingsfiler manuelt.

Gjennom effektive integrasjoner sendes disse automatisk til betaling gjennom økonomisystemet og dermed fullføres prosessen.

I dette scenariet har Robin ved hjelp av EFH-systemet effektivisert godkjenning- og konteringsrutinen ved å slippe å lete etter avdelingsleder for godkjenning og bokføring.
Alle parter håndterer sitt uten unødvendig manuell håndtering.

Scenario 2: Fakturamatching - innkjøp via smartmodul

Robin må nå kjøpe 12 bærbare datamaskiner som skal fordeles på de samme fire avdelingene.

Siden scenario 1 har innkjøpsavdelingen koblet på en innkjøpsmodul til EHF-systemet og kan opprette en innkjøpsrekvisisjon gjennom forhåndsvalgte leverandører.

Robin velger datamaskinene, lager innkjøpsrekvisisjonen og setter opp fire konteringslinjer med hver avdeling på hver linje.

Deretter sendes varsel til hver avdelingsleder som igjen attesterer hver del av kjøpet og godkjenner at kontering er korrekt.

Når sertifiseringen er fullført opprettes en innkjøpsordre i EFH-systemet og ordren går til leverandøren.

Leverandøren sender en e-faktura som automatisk kommer inn i EFH-systemet.

Når kjøpet ble bestilt gjennom en innkjøpsrekvisisjon, matches leverandørfakturaen automatisk med innkjøpsordren.

EFH-systemet kontrollerer at levert kvantum og pris per stykk samsvarer med bestillingen.

I dette scenariet godkjenner og bokfører hver avdeling kjøpet selv, før det gjennomføres.

På denne måten er det sikret at kjøpet er riktig og risikoen for at feil varer er bestilt minimeres etter at varene er ankommet.

Når fakturaen kommer er den allerede godkjent, og den kan da automatisk matches og sendes direkte til betaling.

Konklusjon

Med et smart EFH-system som er integrert med ditt økonomisystem unngås mange manuelle steg og overflødig arbeid reduseres.

Frigjør tid i din leverandørfakturahåndtering ved å sikre at hele flyten er så effektiv som den kan bli.

Gi deg selv muligheten til å fokusere tiden din på det som skaper verdi og er interessant i stedet for arbeid som er monotone tidstyver.

Les mer om det smarte EFH-systemet Medius AP Automation  

Hvor effektiv kan håndteringen av leverandørfaktura være?

Vi vet av erfaring at:

• Det er mulig å nå > 99 % automatisk distribusjon av innkommende fakturaer. Det betyr at hele godkjenningsflyten skjer automatisk og følger reglene du selv bestemmer
• De beste klarer automatisk å håndtere opptil 97 % av sine inngående fakturaer der det er en underliggende innkjøpsordre, eller en avtale.

Potensialet for besparelser er med andre ord enorm!

Bedriftene som når en så høy grad av automatisert flyt jobber nesten ikke med sine leverandørfakturaer lenger.

De har et system og flyt som automatisk håndterer alle fakturaer – helt frem til betaling.

De eneste tilfellene en person må bruke tid i prosessen er når en leverandørfaktura avviker fra det som er forventet.

I disse tilfellene får rett person beskjed om at for eksempel en pris avviker fra innkjøpsordren, eller at nummeret er feil.

Disse personene kan da se nøyaktig hva som er galt og kan i en spesiell visning bestemme hvordan feilen skal håndteres.

Når dette er endret, oppdaterer EFH-systemet alle nødvendige parametere i forretningssystemet.

Det er vel akkurat slik alle skal jobbe med leverandørfakturaer?