Romarheim

Bygger for fremtiden med en skybasert systemplattform

Langs kysten i Nordhordland, der øyene møter havet og været kan skifte raskt, finner du Romarheim. Et selskap som har vokst frem av lokalt engasjement, hardt arbeid – og et sterkt fellesskap. I dag er det utviklet til et konsern med 14 selskaper innen entreprenørvirksomhet, forskaling, utleie og spesialisttjenester i bygg- og anleggsbransjen.

Romarheim leverer prosjekter innen blant annet energi, infrastruktur og betongkonstruksjoner langs hele Vestlandet.

– Vi har et tydelig fokus på bærekraft og effektive løsninger i prosjektene våre, forteller Aleksander Brocks Bredesen, CFO i Romarheim.

Snakk med oss Produkter i løsningen

En konsernstruktur i utvikling

Romarheim har vokst lag for lag – slik mange solide vestlandsbedrifter gjør. Med røtter i entreprenørvirksomheten har konsernet utviklet seg til å romme både forskaling, utleie og en rekke spesialistselskaper innen blant annet sprengning, injeksjon og tunnelarbeid.

Kompetansen er bygget stein for stein, og i dag er den fordelt på flere selskaper som hver bidrar med sin spisskompetanse. Samtidig har veksten gjort hverdagen mer kompleks – ikke minst på systemsiden. For mens organisasjonen utviklet seg, gjorde ikke systemlandskapet det i samme tempo.

– Vi hadde en lokal serverbasert løsning (on-prem). Etter hvert så vi at hvis vi skulle hente ut de store gevinstene, måtte vi over på en skybasert løsning, forteller Aleksander.

Behovet handlet ikke bare om teknologi, men om retning. Om å rigge selskapet for videre vekst, uten at kompleksiteten skulle bremse utviklingen. Målet var tydelig: mindre tid brukt på manuelle prosesser, mer flyt i dataene – og en økonomifunksjon som kunne løfte blikket.

Fra å være en ren støttefunksjon, skulle den bli en aktiv bidragsyter i prosjektene og beslutningene som former veien videre for Romarheim.

Vekst som krevde nye grep

Romarheim har aldri vært redd for å ta i et tak. Med prosjekter langs kysten og en organisasjon i stadig utvikling, har veksten kommet som et resultat av både hardt arbeid og evnen til å gripe muligheter når de dukker opp. Men vekst har også en bakside: det som fungerte godt i går, er ikke nødvendigvis nok i dag. Etter hvert som flere selskaper kom til, prosjektene ble flere og hverdagen mer kompleks, ble det tydelig at systemene ikke hang helt med.

– Vi så ganske fort at vi måtte gjøre grep på systemsiden. Vi trengte en solid grunnmur for å kunne vokse videre, sier Aleksander. Den eksisterende løsningen var lokal og serverbasert – trygg og kjent, men med begrensninger som ble tydeligere etter hvert. Det ble vanskeligere å hente ut den fleksibiliteten og effektiviteten de ønsket.

Skulle de ta ut potensialet i veksten, måtte de tenke nytt. Beslutningen handlet derfor om mer enn teknologi. Det handlet om å rigge selskapet for fremtiden.

– Vi så at hvis vi skulle få de store gevinstene, måtte vi over på en skybasert løsning. Ambisjonen var klar: mindre tid brukt på manuelle oppgaver, mer sømløs flyt i prosessene – og en økonomifunksjon som kunne bidra tettere på verdiskapingen ute i prosjektene. De ønsket å automatisere mer, spare tid og bruke ressursene sine på det som faktisk skaper verdi for virksomheten.

Jakten på riktig ERP og riktig partner

Romarheim startet en grundig prosess for å finne riktig ERP-system og brukte mye tid på å undersøke hvilke løsninger som fantes og hvilke som passet best. Valget falt på Business NXT – en løsning som kombinerer det beste fra to verdener: de fleksible og kraftfulle mulighetene fra flaggskipet Visma Business, sammen med en moderne, skybasert teknologi som legger til rette for videre utvikling.

For Romarheim handlet det om å finne et system som ikke bare løser dagens utfordringer, men som også gir rom for å ligge i forkant – med gode integrasjonsmuligheter, høy grad av fleksibilitet og en plattform som kan vokse i takt med virksomheten.

«Vi ønsket å samle tredjepartssystemene våre i en helhetlig arkitektur, slik at data kun trengte å legges inn en gang. Exsitec skilte seg ut ved å ha den tydeligste forståelsen for helheten »

En helhetlig plattform

Med Business NXT som kjerne ble støttesystemene valgt ut fra samme prinsipp: tett integrasjon og standardisert samspill.

Payroll for lønn
OneStop Reporting for rapportering
Medius for fakturahåndtering

Spesielt håndtering av inngående fakturaer var et område med stort forbedringspotensial.

– Vi brukte ekstremt mye tid på kontering, godkjenning og periodisering. Det var manuelt og tidkrevende.

Med Medius har de automatisert store deler av prosessen – og ser nå på videre integrasjon mot House of Control for avtalematching.

– Målet er at fakturaer som matcher avtalesystemet, for eksempel husleie eller leasing, kan gå automatisk gjennom uten manuell håndtering. Det er der vi virkelig begynner å hente effekt.

Sammen gjennom endringen

Når retningen først var satt og systemvalget tatt, startet arbeidet med å gjøre planen til virkelighet. Sammen med Exsitec gikk Romarheim inn i et forprosjekt hvor målet var å legge et trygt og godt fundament for implementeringen. De gikk grundig til verks – steg for steg.

– Vi gikk gjennom alle fasene: hvordan systemene skulle settes opp, hvilke integrasjoner som måtte på plass og hvordan dataene skulle flyttes over, forteller Aleksander.

Gjennom hele prosessen var det en ting som pekte seg ut: samarbeidet. – Vi følte oss veldig godt ivaretatt hele veien. Vi ble raskt koblet på de rette menneskene innen de ulike områdene, og det gjorde at vi hele tiden hadde trygghet i det vi gjorde. For selv om ingen implementeringsprosjekter er helt uten humper i veien, handler mye om hvordan de møtes.

– Det oppstår alltid ting man ikke kan forutse, spesielt rundt integrasjoner. Men vi opplevde at Exsitec var tett på, raske til å følge opp og gode på å finne løsninger underveis. Resultatet ble en prosess som, til tross for kompleksiteten, opplevdes som både forutsigbar og smidig. – Totalt sett vil jeg si at det var en ganske sømløs reise, forteller Aleksander.

Mer tid til det som skaper verdi

Romarheim er fortsatt i gang med å ferdigstille enkelte integrasjoner, men effekten lot ikke vente på seg. De så ganske raskt potensialet og effekten av å gå over til en skybasert løsning.

Tidligere gikk mye tid til manuelle og repeterende oppgaver, særlig rundt månedsslutt. Oppgaver som ikke skaper verdi. Målet var å minimere den typen arbeid og heller bruke tiden på det som faktisk bidrar til utvikling av virksomheten.

I dag kan økonomifunksjonen jobbe tettere på prosjektene og beslutningstakerne ute i felt.

– Vi kan være en reell støttefunksjon i større grad enn før, i stedet for å være låst til manuelle regnskapsoppgaver, forteller Aleksander

Et naturlig neste steg

Midt i systemreisen vokste det også frem et nytt behov. Ikke fordi det var planlagt fra start – men fordi hverdagen viste det. Romarheim så et økende behov for bedre oversikt og struktur i kundedialogen. Flere prosjekter, flere kunder og mer aktivitet gjorde det viktig å samle trådene.

Valget falt på SuperOffice.

– Det var egentlig ikke en del av det opprinnelige prosjektet, men vi så ganske tydelig at vi trengte et CRM-system for å få bedre kontroll på dialog, tilbud og samhandling.

At Exsitec også leverte dette systemet, gjorde veien videre enklere.

– Fordelen med å ha en partner ble veldig tydelig her. Vi kunne koble SuperOffice rett inn i den eksisterende systemporteføljen og integrasjonsarkitekturen.

CFO Aleksander Brocks Bredesen (til høyre)

En oppfordring til andre

For Aleksander er budskapet tydelig til virksomheter som fortsatt sitter på gjerdet:

– Ikke vent.

Han legger ikke skjul på at terskelen for å starte en slik reise kan føles høy. Det krever tid, ressurser og vilje til endring. Samtidig er han klar på at alternativet ofte er mer krevende på sikt. Verden, spesielt innen teknologi, beveger seg utrolig raskt. Det skjer mye nå, blant annet innen kunstig intelligens og automatisering, som åpner helt nye muligheter for hvordan vi kan jobbe smartere.

Men for å kunne ta del i utviklingen, må grunnmuren være på plass. Skal du utnytte de mulighetene som finnes, er en skybasert plattform en forutsetning. Du må ha systemer som snakker sammen og data som flyter. Aleksander mener mange undervurderer hvor mye tid og verdi som ligger i å rydde opp i egne prosesser. Det handler ikke bare om teknologi, men om hvordan du jobber. Når du får bort manuelle oppgaver og dobbeltarbeid, frigjør du tid til det som faktisk skaper verdi. Samtidig er han tydelig på konsekvensene av å utsette.

– De som venter for lenge, vil fort merke at de havner bakpå. Ikke nødvendigvis over natten, men gradvis – og plutselig har andre fått et forsprang som er vanskelig å ta igjen.