Medarbeidersamtalen

Alle bedrifter bør jobbe aktivt for å tilby en helsefremmende- og meningsfull arbeidsplass, fri for fysiske og psykiske skadevirkninger. Et av tiltakene er å snakke med medarbeiderne for å høre hvordan de har det. Det er viktig at ikke medarbeidersamtalen blir en halvhjertet pliktøvelse. Her er våre tips til hvordan du som leder og/eller HR ansvarlig bør jobbe med den gode medarbeidersamtalen.

God lesning!

I norsk arbeidsliv anses medarbeidersamtalen for å være et viktig HR tiltak. Selv om den ikke er direkte lovpålagt, er medarbeidersamtalen et veldig nyttig verktøy, tett knyttet til bestemmelsene i arbeidsmiljøloven. Alle bedrifter bør jobbe aktivt for å tilby en helsefremmende og meningsfull arbeidsplass, fri for fysiske og psykiske skadevirkninger. Og hva er vel da bedre enn å snakke med sine ansatte om hvordan de har det?

Medarbeidersamtalen skal ikke være en halvhjertet pliktøvelse

Det er viktig at du i forkant av samtalen har planlagt hva du ønsker å oppnå, og at begge parter er avstemt om hva dere skal snakke om. Hvis den ansattes opplevelse er at lederen tar lett på medarbeidersamtalen, er også sjansen stor for at den ansatte gjør det samme. Da risikerer du at medarbeidersamtalen ender opp med å bli en hvilken som helst diskusjon om et hvilket som helst tema. Med god planlegging og struktur vil du som leder kunne få svar på i hvilken grad en ansatt trives eller ikke. Medarbeidersamtalen vil også bidra til å styrke relasjonen mellom deg som leder og den ansatte, og bidra til å skape et gjensidig tillitsforhold. Samtalen bør være motiverende for  den ansatte ved å tilrettelegge for personlig og faglig utvikling. Gjennom å strukturere opp samtalen på en god måte vil du få god innsikt i om den ansatte jobber i riktig retning og prioriterer å legge fokuset på de riktige tingene.

Sett medarbeidersamtalene i system

Vi anbefaler å sette planleggingen og gjennomføringen av medarbeidersamtalen i system, ved å benytte digitale verktøy som et HR system. Dette gjelder også for andre typer 1:1 samtaler, som blant annet utviklingssamtaler og prøvetidssamtaler. Med hjelp av gode HR verktøy definerer du samtalemalene med tilpasset innhold for ulike roller og stillinger. Planlegging og oppfølging av samtalene blir mye enklere å håndtere om du har et system som støtter deg i prosessen. Du som leder vil til enhver tid ha kontroll på når neste samtale med den ansatte er og hva dere ble enige om i forrige samtale. Dere er avstemt allerede før den nye samtalen starter, ved at du som leder sender den ansatte en kalenderinvitasjon som inkluderer malen for samtalen med punkter dere skal gå igjennom, direkte fra HRM systemet. Den ansatte vil på sin side ha mulighet til å stille enda bedre forberedt og kan fylle inn notater i samtalemalen som kan deles med leder i forkant. På denne måten er leder og ansatt avstemt allerede før samtalen gjennomføres.

Når samtalen er gjennomført sendes samtalemalen igjen fra leder til ansatt med oppdatert informasjon basert på hva dere diskuterte og ble enige om. Samtalemalen signeres digitalt av den ansatte og arkiveres i systemet. Slik støtter HR systemet deg i hele prosessen, fra start til slutt. Flere HR verktøy har også gode rapport og analysemuligheter som hjelper deg å jobbe med medarbeidersamtaler/1:1 samtaler fra et mer strategisk ståsted.

Våre tips

Våre tips til hvordan du som leder og/eller HR ansvarlig bør jobbe med medarbeidersamtalen og andre 1:1 samtaler er:

• Planlegg for å gjennomføre samtalene regelmessig
• Lag en samtalestruktur basert på hva du ønsker å oppnå
• Vær tydelig ovenfor den ansatte om hva hensikten med samtalen er, før den gjennomføres
• Gi den ansatte mulighet til å reflektere over agenda, og om mulig, dele notater i forkant
• Start samtalen med å ta et analytisk blikk over fortid og nåsituasjonen som utgangspunkt for læring og utvikling
• Flytt fokuset mot fremtiden og lag en handlingsplan
• Avstem tiltak og målsettinger med den ansatte

Les mer om hva du kan sette i system med det digitale HR verktøyet 4human HRM ->