4 nøkkeltall som gir deg full kontroll på leverandørfakturaene

Lær hvordan du kan optimalisere prosessen for leverandørfakturaer ved å bruke relevante nøkkeltall og datadrevne benchmarks.

Uansett om du har fått i oppdrag å effektivisere prosessen rundt leverandørfakturaer, eller bare føler at du ikke når deres fulle potensialet, kan det være vanskelig å finne en god tilnærming og en start.

Vil du heller høre denne bloggen enn å lese selv?
Hør den på Spotify!

Abonnere på Økonombloggen

Hvilke nøkkeltall er kritiske for leverandørfakturaprosessen?

Touchless Ratio - den andel i prosent av fakturaene som går rakt igjennom prosessen uten noe menneskelig- og manuell håndspålegging. Disse tas imot, håndteres og går automatisk videre til ERP systemet for betaling.

Invoice Lead Time - den tiden det tar for en faktura å bli mottatt, prosessert, håndtert og klar for betaling i ERP systemet.

Antall fakturaer håndtert per FTE - antallet faktura som håndteres per fulltidsansatt sett over en viss tidsperiod. Dette er oftest måned eller år.

Andel automatisk distribusjon - den andel av kostnadsfakturaer som tas imot og automatisk går tll rett person uten noen manuell håndspålegging.

Av dissa nøkkeltallene er det kanskje noen som passer bedre enn andre å måle på, basert akkurat deres omstendigheter og hva dere ønsker å forbedre.

Hvordan kan jeg benchmarke mine nøkkeltall?

• Når du har sjekket at du kan måle effektiviteten av leverandørfakturaprosessen, så bør du følge med på dette over tid, samt sørge for å gjennomføre tiltak slik at du får den tiltenkte effekten.
• Medius gir benchmark-tall som viser hvordan deres kunder presterer. De viser både hvordan de beste presterer, samt hva gjennomsnittet ligger på. Her kan du også se motsvarende tall for andre system.
• Du kan også prate med den partnere som hjalp dere å sette opp systemet som dere benytter til leverandørfakturaer. De kan fortelle hvordan dere ligger an i forhold til andre kunder innen samme bransje eller segment.
  
  

Hvordan kan jeg forbedre mine nøkkeltall?

Først og fremst må dine system støtte dine mål om å nå en høyere grad av automatisering. Du trenger rapporter for å følge dine nøkkeltall og verktøy for tilhørende analyse. For at dette skal bli korrekt må dataen som får inn i rapportene være oppdatert og pålitelig.

For å forbedre resultatene er det lurt å se på hele bildet. Se på både kostnadsfakturaer og varefakturaer, men hold også styr på nøkkeltall knyttet til hele prosessen der en faktura er involvert. Det inkluderer også mottak av faktura, hvordan informasjonen på fakturaen tolkes, og hvordan informasjonen til slutt kommer inn i ditt ERP system.

Les mer i guiden, Hvordan automatisere inngående faktura 

Abonnere på Økonombloggen

Få høyere grad av automatisering med et system for leverandørfakturaer

De av våre kunder som har nådd det høyeste automatiseringsnivået jobber mye med sine leverandører. En god strategi og begynnelse er å se på dine største leverandører, altså de du får tilsendt flest fakturaer fra. Identifiser om det er et tilbakevendende mønster som er kilden til at fakturaer må håndteres manuelt.

Et godt system for håndtering av leverandørfakturaer kan hjelpe deg med å gi deg denne statistikken. I tillegg kan systemet også vise hvilke typer feil som oppstår underveis i prosessen. Ut fra et helhetsbilde av alle feil er det ofte mulig å finne en løsning.

Noen ganger kan denne løsningen være å snakke med leverandøren og be dem endre utseendet på fakturaen eller på en annen måte endre informasjonen som er tilgjengelig.
I andre tilfeller kan løsningen ligge i hvordan du jobber med innkjøpsordrer, om dere benytter ordrebekreftelser, eller hvor oppdaterte registrene dine er i ERP systemet.

Med et kraftfult system som muliggjør tolkning av mange typer fakturaer og fakturadetaljer, sammen med en kraftfull integrasjon mellom systemet og ditt ERP system, er det som oftest mulig å løse de fleste utfordringer.

Ønsker du å anskaffe et nytt system for elektronisk fakturahåndtering?

Les mer om Medius AP Automation