Hva er elektronisk fakturahåndtering (EFH)?

Elektronisk fakturahåndtering (EFH) omfatter vanligvis import og skanning, gjennomgang, matching og kontering, samt attestering, oppfølging og til slutt kontroll. Hensikten med elektronisk fakturahåndtering er å automatisere hele prosessen, og med elektroniske fakturaer minimere eller helt eliminere manuell håndtering.

Vil du heller høre denne bloggen enn å lese selv?
Hør den på Spotify!

FINN UT HVOR MYE DU SPARER VED Å BENYTTE ELEKTRONISK FAKTURAHÅNDTERING!

Skriv inn hvor mange fakturaer du har i dag så får du umiddelbart svar (på skjermen) hvor mye du kan spare.

Hva er en efaktura?

En efaktura, eller egentlig elektronisk faktura, er en digital versjon av en faktura. Det skal ikke forveksles med utskrevne, skannede, postede eller mailede fakturaer, selv om de har vært i digitalt format. 

Det er både en sikker og smidig metode for digital håndtering.  De skal aldri punches eller feiltolkes, og inneholder den samme informasjonen fra start til slutt. Efaktura blir mer vanlig og det pålagt at alle offentlige kjøpsfakturaer skal mottas som efaktura etter ny europeisk standard.

Les mer om efaktura

Må jeg motta efakturaer for å kunne bruke elektronisk fakturahåndtering?

Elektronisk fakturahåndtering fungerer med alle typer fakturaer; papir, PDF og elektronisk.
Men håndteringen av dem er forskjellig. Det er spesielt stor variasjon i kvalitet og kontroll, i tillegg mister du muligheten for 100 % automatiseringsgrad med papir og PDF fakturaer.

• Elektronisk fakturahåndtering med papirfakturaer
  Skannes, tolkes og deretter matches mot informasjon i ERP systemet - her automatiseres blant annet det manuelle arbeidet med å punche fakturaene inn i ERP systemet.
• Elektronisk fakturahåndtering med PDF
  Tolkes og matches – med automatisert matching varsler systemet kun ved avvik.
• Elektronisk fakturahåndtering med efaktura
  Går rett til den automatiserte matchingen - minst risiko for feil og avvik når det ikke behøver å skannes eller tolkes.

Fakturaene går deretter videre i prosessen med kontering og attestering. Du bruker mobil eller datamaskin og kan gjøre det fra uansett hvor du er, via automatisert oppsett, manuelle rutiner eller en kombinasjon basert på spesifisert regelverk.

Efakturaen er en liten del på veien mot en høyere automatisert prosess, sammen med verktøy for elektronisk fakturahåndtering er potensialet stort. En høyere grad av automatisering gjør at økonomiavdelingen kun trenger å håndtere eventuelle avvik og slipper å bruke tid på arbeid som enkelt kan løses av et system.

Fordelene med elektronisk fakturahåndtering

En automatisert prosess for fakturahåndtering avlaster virksomhetens økonomiavdeling, og frigjør tid som kan vies til mer utfordrende og/eller motiverende oppgaver. Det gir økt oversikt og kontroll over bedriftens økonomi, samt eliminerer eventuelle feil og forsinket betaling.

Les mer om elektronisk fakturahåndtering