Rapportering i Excel vs. Power BI

Vi vet at mange regnskapssjefer og CFO’er benytter Excel til rapportering i dag. Det har kanskje gått smertefritt i mange år, men nå som dere har vokst en del, har fått flere ansatte på økonomi og flere datakilder som skal analyseres, er det langt fra smertefritt lenger. Du vurderer kanskje om noe kan gjøres på en enklere og bedre måte? I dette blogginnlegget har vi skrevet litt om rapportering i Excel vs. Power BI.

God lesning!

Vil du heller høre denne bloggen enn å lese selv?
Hør den på Spotify!

Fordeler og ulemper med Excel

Vi kjenner alle til Excels muligheter og funksjoner, noen av oss mer enn andre… Excel er ofte favorittverktøyet til controllere og økonomiansvarlige. Det er enkelt å administrere, raskt å jobbe med og har mye funksjonalitet.

Excel er et bra rapporteringsverktøy for små bedrifter med enkle prosesser og få personer involvert. Rapporteringsarbeidet går som regel bra så lenge du har tilgang til en “Excel-stjerne” som vet hva og hvordan ting skal gjøres.

Excel er et genialt verktøy til veldig mye, men som et pålitelig, oppdatert og feilfritt rapporteringssystem er det ikke best i klassen.

Fordeler med Excel:

• Lav kostnad
• Enkelt å bruke
• Kraftfulle beregninger
• Kjapp modellering

Utfordringene kommer som regel når kompleksiteten i Excel-modellen og antall brukere øker, eller når du ønsker å jobbe mer frekvent for å få et bedre oppdatert bilde av den økonomiske statusen.

Excel-løsningen tar tid å vedlikeholde, kvaliteten på tallene er vanskelig å sikre og datahåndtering sluker mer og mer tid. Excels fravær av arbeidsflyt i saker som f.eks. tilgang, rettigheter, versjonshåndtering og attestasjon gjør det samtidig vanskelig å kjøre prosessen med kvalitet og hastighet.

Ulemper med Excel:

• Datakvalitet
• Samarbeid
• Fleksibilitet og skalerbarhet
• Styring

Excel er et flott verktøy for ad hoc-analyse, og er smidig å mate data inn i. Men muligheten for feilinntasting eller feilimport er enormt stor i manuelle operasjoner, for ikke å snakke om å sette opp alle de ulike formlene.

Skjult kostnad for manuelt arbeid

For selskaper som ennå ikke er digitale vil dette manuelle arbeidet ha en skjult kostnad. Når du sitter bak kulissene og flytter tall rundt i Excel for å presentere oppdaterte rapporter og prognoser, ser det ut til at alt er bra. Men vi vet jo, innerst inne, at informasjon som hentes manuelt fra flere kilder er enormt tidkrevende og full av risiko for feil. Og det koster!

Å lage manuelle rapporter kan være morsomt (en gang!)

Det kan sikkert være ganske morsomt å sette opp rapportpakker i Excel ettersom du får følelsen av å være litt kreativ og bygge noe. Og det kan sikkert også være morsomt å kjøre rapportene et par ganger. Men når du kommer til den tredje eller fjerde syklusen og innser at noen av logikk- eller rapporteringskravene har endret seg, og Excel-modellen begynner å streike, da slutter det å være morsomt. Det blir i stedet en stressfaktor og tidstyv. Den skjulte økonomiske kostnaden kombinert med frustrasjonen over å måtte vedlikeholde manuelle rapporter begynner å bli stor.

Hva er Power BI?

Power BI er en brukervennlig Business Intelligence løsning som gjør det enkelt å visualisere og dele informasjon i ulike dashboards og rapporter. Regnskapsansvarlige, CFO’er eller andre ledere kan bruke Power BI til å analysere data fra én eller flere datakilder for å få en 360-graders oversikt over virksomheten.

Det er utrolig tidsbesparende når rapporteringsprosessen automatiseres. Når datamodellene og dashboardene er satt opp vil alt oppdateres umiddelbart. Da kan du heller bruke tiden til verdiskapende analyser i stedet for manuelt arbeid og forberedelser av informasjon.

Når du leser et Power BI-dashbord eller skal rapportere videre så vet du at dataene er renset, normalisert, transformert og konsekvent brukt i de underliggende formlene.

Fordeler med Power BI:

• Pålitelige tall
• Samarbeid
• Fleksibelt og skalerbart
• Versjonskontroll

Les mer om dette i bloggen, Hva er Power BI?

Abonnere på Økonombloggen

Pålitelige tall ved periodeslutt

Power BI leser dataene direkte fra en eller flere datakilder som gjør at du kan være trygg på at tallene er korrekte. Når alle relevante data trekkes inn i gode og pålitelige rapporter og oppdateres med ett tastetrykk blir periodesslutt mye enklere.

Versjonskontroll

Du unngår typiske menneskelige feil når informasjon hentes opp i Power BI-rapportene. Ingenting blir slettet eller glemt ved en feil, formler brytes ikke og det er ingen sikkerhetsrisiko ved å sende manuelle rapporter rundt på e-post. Det blir heller ingen forvirring om hvilken versjon som er den sist gjeldende. Med Power BI ser alle på den samme oppdaterte versjonen av rapporten og kan dykke inn i dataene samtidig.

Slik bruker du Power BI

Rapportene designes i Power BI-dashboardet, som du kan laste ned gratis. Når rapportene er bygget lastes de opp i skyen for deling, enten til Power BI-tjenesten (powerbi.com) eller til plattformen Uniifire.no.

Uniifire Insights har Power BI innebygd og er satt opp med en komplett infrastruktur for å gjøre det veldig enkelt å koble til datakilder, kjøre jobber, administrere brukere, administrere data, roller, sikkerhet, tilgang og deling.

Hvordan komme til dataene?

Data kobles til, eller importeres og brukes i, Power BI på flere ulike måter avhengig av kilde og mål. Det kan være utfordrende og tidkrevende å sette opp og administrere datakoblingene i Power BI, spesielt hvis kildesystemene er skybaserte og endepunktene forandres. Med andre ord; det som fungerer i dag, fungerer kanskje ikke i morgen…!

Test Power BI på dine Visma ERP data →

Det kan også være utfordrende å kombinere datakilder, opprette relasjoner og bygge en robust datamodell om du ikke er vant med å jobbe med data på denne måten fra før.

I biblioteket i Uniifire er det en rekke forhåndsbygde integrasjoner, og vi utvikler stadig flere. Vi ser også på hvert enkelt oppdrag for å bestemme den mest effektive måten å trekke ut, transformere og laste inn data fra alle relevante systemer, enten det er økonomisk, operativt eller åpen kildekode, for å skape den beste løsningen for våre kunder. Vi former dataene slik at du får umiddelbar tilgang til forretningskritisk informasjon uten å måtte tenke på hva som skjer i bakkant.

Les mer om Uniifire Insights sammen med Power BI →

Data er veien videre

Data blir større, mer spredt og derfor mer komplekst å utnytte. Det hjelper oss å forstå og forbedre virksomheten vår, slik at vi kan redusere tid, penger og stress. Bortkastet tid og ressurser i virksomheten reduserer motivasjonen og påvirker bunnlinjen.

Forretningsbeslutninger blir mer datadrevne, og det er lettere å vurdere forretningsposisjonen, resultatene og potensialene på kort-, mellomlang- og lang sikt. Når brukere får innsikt i dataene, forbedrer det planleggingen for fremtiden og hjelper bedriftsledere å lage en optimal forretningsstrategi.

Regnskapssjefens/CFO’ens rolle

Rollen til en regnskapssjef eller CFO er å analysere og deretter presentere informasjonen bedriften trenger for å ta gode beslutninger. Enten det er ved å lage datamodellene og dashbordene eller analysere dataene, tolke resultatene og presentere dem. Regnskapssjefen og CFO har en sterk rolle i den digital transformasjonen for å sikre at bedriften har den beste sjansen for å bygge en solid og bærekraftig virksomhet.

Hvor i Digitaliseringspyramiden er dere?
Les om Digitaliseringsmodenhet og Digitaliseringspyramiden →

Abonnere på Økonombloggen